Gestione PEC in azienda: come automatizzare e ottimizzare flussi di corrispondenza

Perché è importante avere una buona gestione PEC in azienda? 

Soprattutto nelle piccole realtà, trascurare la gestione della corrispondenza digitale comporta una indesiderata conseguenza – principalmente a causa delle troppe incombenze aziendali. Spesso si tende ad affidare questa operazione ad un provider, limitandosi quindi a dotarsi di una casella di posta senza particolari requisiti di compliance per quanto riguarda archiviazione e conservazione. 

Qual è quindi il problema? 

Che questa non è sicuramente la giusta strada per evitare rischi in azienda. Il punto è ribadito anche di una certa importanza. Un approccio suscettibile di ridondanze, perdite e modifiche come questo, può essere accettabile per messaggi di natura informale, ma può rivelarsi un errore nel caso della PEC. 

Vediamo insieme perché!

Gestione PEC: perché è importante affrontare la questione 

La PEC – Posta Elettronica Certificata – è lo strumento per eccellenza di scambio informativo istituzionale dell’azienda. Rappresenta quindi un vero e proprio canale di comunicazione di valore, che in molti casi deve rispondere a determinati requisiti legislativi. Questo soprattutto perché spesso rappresenta il mezzo per trasferire documenti e messaggi ufficiali, destinati a ruoli specifici nell’ambito del flusso di lavoro dell’azienda. 

Data la sua particolare natura, la sua gestione non può essere né superficiale né improvvisata. Ciò che può fare la differenza è l’attuazione di una strategia che considera la PEC come uno strumento fondamentale nel patrimonio di informazioni aziendale. Il tutto unificando interfacce e implementando preziose funzionalità di monitoraggio e collaborazione e con la sua piena integrazione con il sistema di gestione documentale.

Il cambio di prospettiva rappresenta l’elemento chiave di una strategia che si fonda sull’importanza del mindset aziendale. La stessa Siav spiega che una corretta gestione della PEC, supportata da una piena integrazione con il sistema documentale aziendale e dai migliori strumenti digitali, è una scelta di valore per l’intera azienda, che sarà in grado di ottimizzare il lavoro nel suo complesso. Il ricorso a un approccio full digital permette di avere un controllo puntuale e preciso su tutta la corrispondenza in ingresso e in uscita. Ciò consente di garantire la corretta attribuzione delle responsabilità e dei compiti in relazione alle competenze e ai ruoli.

PEC e sistema documentale 

La chiave per implementare questo approccio in azienda è rappresentata dall’integrazione della gestione della PEC all’interno del sistema di gestione documentale aziendale. Ciò permette di trasformare la Posta Elettronica Certificata da mero documento a vero e proprio processo, in grado di attuare un cambio di vision aziendale capace di accrescere il valore dell’intero flusso informativo.

Grazie a questo passaggio, diventano possibili funzioni che apportano grandi vantaggi a qualsiasi realtà aziendale. Di seguito vediamo i principali: 

• totale controllo sui contenuti;
• unico monitoraggio di più caselle;
• profilazione automatica dei contenuti;
• assegnazione della presa in carico della singola Posta Elettronica Certificata;
• collocazione della PEC in un vero e proprio workflow rigoroso ed organizzato;
• assegnazione di scadenzari e task abbinati alle PEC;
• possibilità di lavorare sullo stesso oggetto documentale – a differenza invece di ciò che avviene per le e-mail tradizionali, che sono inoltrate e inviate creando ad ogni passaggio dannosi e inutili duplicati, senza alcuna possibilità di controllo;
• semplificazione delle operazioni di ricerca;
• sottoscrizione della documentazione con firma digitale;
• possibilità di inserire le PEC nel patrimonio informativo costituito dall’archivio documentale in modo strutturato- ad esempio con la possibilità di arricchirle di informazioni aggiuntive in base al contenuto, collegarle ad altri documenti, inserirle in fascicoli e pratiche, tracciarne in modo preciso consultazioni e modifiche.

A tutto bisogna aggiungere che i vantaggi offerti dal full digital possono rivelarsi molto preziosi anche in una prospettiva futura di una piena interoperabilità a livello europeo della PEC. Inoltre, una conservazione a norma della PEC permette il ricorso a soluzioni che comprendono le fasi di conservazione e di archiviazione. 

Tecnologie intelligenti: una nuova frontiera per automatizzare e ottimizzare i flussi di corrispondenza 

Come già anticipato, questo non è tutto. Un apporto importante della gestione della PEC può anche derivare dalle nuove frontiere dell’IT. Oggi, grazie a meccanismi di Intelligenza Artificiale, è possibile approcciarsi anche al campo dello smart management. 

Possiamo ad esempio pensare alla cosiddetta classificazione automatica, che interpreta il contenuto delle e-mail e fornisce indicazioni utili per le successive fasi di lavorazione e assegnazione sfruttando gli algoritmi di Machine Learning. Questo strumento consente quindi di recapitare più velocemente le comunicazioni e di snellire il lavoro di chi presidia la casella di posta – in quanto può concentrarsi su attività che hanno un valore più importante per l’azienda. 

Un altro esempio è la cosiddetta funzione di smistamento, che consente di stabilire coloro che possono visualizzare i messaggi ricevuti, al fine di garantire la necessaria riservatezza e favorire una corretta gestione. Ogni messaggio viene infatti visto e lavorato soltanto da chi ne ha la competenza, evitando inutili letture da parte degli utenti che non sono gli effettivi destinatari del messaggio.

 

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