Gestione ordini: digitalizzare il workflow

Gestire gli ordine di acquisto e di vendita in modo tale che l’input che arriva da un cliente si trasformi in un processo che generi un output del magazzino nel minor tempo possibile, vuol dire innanzitutto una cosa: semplificare.

Digitalizzare l’intera procedura di acquisizione ed elaborazione degli ordini, oltre che dematerializzare la documentazione, è il primo passo per evitare passaggi manuali e quindi errori e ridondanze.

Un sistema di gestione ordini digitalizzato porta con sé molti vantaggi: la razionalizzazione delle procedure interne, il miglioramento dell’integrazione con i fornitori, l’omogeneizzazione in un unico standard delle richieste che arrivano dai diversi canali, l’organizzazione di tutti i documenti coinvolti in modo strutturato. Tutto ciò porta ad una grande diminuzione dei tempi e, di conseguenza, dei costi.

Come digitalizzare il workflow della gestione ordini? 

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Gestione ordini: perché digitalizzare il workflow

Nel momento in cui si riceve un ordine di vendita, viene innescato un processo che può coinvolgere diverse funzioni aziendali. Quando ciò succede, la prima esigenza è quella di raccogliere – in modo centralizzato – i vari ordini, per poter poi condividerli con i diretti interessati. Sempre considerando che ciascun ordine vanta delle proprie caratteristiche, che tendono a influenzare e determinare l’intero processo di gestione. 

La seconda importante esigenza è quella di digitalizzare questo processo. Se ad esempio l’ordine si riferisce ad una offerta dell’area Soluzioni, ecco che è necessario gestire la riconciliazione con la relativa offerta.

La soluzione? 

Coniugare le funzionalità di gestione delle informazioni e dei processi alle caratteristiche dei più attuali sistemi di collaboration, customer experience e mobile working.

Digitalizzare la gestione ordini: vantaggi  

Con la digitalizzazione della gestione ordini e grazie al potente motore di workflow, è possibile progettare l’esecuzione dei processi in modo intuitivo ed immediato. Così facendo le attività possono essere “concatenate” tra di loro e saranno eseguite seguendo una sequenza temporale definita e/o un ordine logico, guidando l’utente nel suo lavoro e mettendogli a disposizione una vera e propria scrivania elettronica di lavoro.

In questo modo è possibile gestire in modalità paperless l’intero ciclo dell’ordine di acquisto: dalla ricezione, catalogazione e archiviazione dei fornitori, alla gestione digitale di procedure altrimenti manuali, fino alla gestione del ciclo passivo.

Richiesta di Acquisto (RDA): cos’è

La Richiesta di Acquisto (RDA) è il documento con cui una qualsiasi azienda fornisce l’input alla direzione acquisti al fine di cominciare le attività di approvvigionamento di un servizio o di un prodotto. 

Nel procedimento della gestione ordini, questo documento è di fondamentale importanza, in quanto contiene tutte le indicazioni necessarie ad individuare il servizio o prodotto da acquistare. Queste informazioni sono: 

• Denominazione;
• Descrizione;
• Caratteristiche specifiche e/o tecniche; 
• Quantità;
• Eventuali fornitori idonei precedentemente utilizzati o comunque conosciuti; 
• Eventuali disegni tecnici/costruttivi;
• Budget a disposizione per l’acquisto;
• Tempi di approvvigionamento;
• Autorizzazione alla spesa nei limiti del budget.

Il lavoro di preparazione di una Richiesta di Acquisto è spesso sottovalutato. Invece, è bene sottolineare che quanto più una Richiesta di Acquisto è completa – cioè quanto meglio il servizio o prodotto è definito attraverso tutti i dati sopra elencati – tanto più rapido e preciso sarà il lavoro del buyer nel portare a termine l’attività di acquisto. Oltre che rispettare le procedure e gli obiettivi di budget aziendali e secondo le caratteristiche desiderate da parte della struttura richiedente.

Uno dei vantaggi della digitalizzazione del workflow nella gestione ordini, è proprio la possibilità di personalizzare, in base alle proprie esigenze, tutte le caratteristiche della generazione della Richiesta di Acquisto. 

Dal sistema ERP integrato, sono poi generati gli ordini di acquisto in PDF. La loro archiviazione automatica innesca il processo di approvazione, che coinvolge soggetti specifici.

Processo 

Questo procedimento ha come obiettivo quello di verificare tutte le condizioni di spedizione dell’ordine, per poi eseguire l’invio ai destinatari.

Archiviato l’ordine fornito dall’ERP, il workflow:

• Verifica la presenza dei dati di spedizione – come ad esempio PEC, Fax e Mail;
• Verifica la necessità di allegare una documentazione tecnica all’ordine in base all’indice di revisione;
• Procede alla spedizione.

Infine, il processo:

• Verifica l’esistenza di un ordine di acquisto; 
• Controlla la congruità tra la fattura e l’ordine; 
• Determina le gerarchie di approvazione sulla base del tipo di prodotto dei limiti di spesa;
• Gestisce tutte le notifiche agli utenti coinvolti.

Implementazione ambiente GED e workflow: cosa avviene

Gli utenti preposti al procedimento di archiviazione sono i venditori che generalmente ricevono gli ordini per e-mail. A seguito dell’archiviazione, inizia un workflow che coinvolge:

1. Responsabile Commerciale: valuta il rischio commerciale e gestisce le commissioni dei venditori; 
2. Customer Care: se necessario, integra nel gestionale informazioni anagrafiche; 
3. Area Soluzioni: riconcilia con la relativa offerta.

Successivamente viene ingaggiata l’Amministrazione finanziaria, al fine di:

• Valutare eventuali finanziamenti indiretti;
• Verificare eventuali blocchi amministrativi;
• Garantire e verificare la completezza dei documenti necessari.

Nella fase successiva è poi coinvolta l’Amministrazione per:

• Inserire l’ordine di vendita all’interno del sistema gestionale;
• Inserire eventuali ordini di acquisto nel sistema gestionale;
• Attendere eventuali conferme ordine di acquisto;
• Controllare la ricezione della merce;
• Predisporre la consegna della merce al cliente.