Gestione documenti confidenziali con DocuWare: come funziona

La gestione di documenti confidenziali richiede strumenti che garantiscano non solo la sicurezza, ma anche la flessibilità nell’accesso alle informazioni. Con DocuWare, è possibile proteggere i dati sensibili attraverso l’uso di timbri digitali che permettono di nascondere o limitare la visibilità dei documenti a seconda delle esigenze.

In questo articolo vedremo come funzionano i timbri di DocuWare e come possono essere utilizzati per gestire in modo efficiente i documenti riservati all’interno dell’azienda.

Gestire documenti confidenziali con i timbri

Cosa succede quando il livello di riservatezza di un documento cambia nel corso del suo ciclo di vita? 

Prendiamo un esempio comune: un’azienda riceve una richiesta di informazioni su un prodotto. Questa richiesta viene archiviata in un sistema condiviso, accessibile a tutti i dipendenti, poiché inizialmente non contiene dettagli sensibili. In questa fase, chiunque nell’organizzazione può vedere e lavorare sul documento.

Tuttavia, quando un addetto alle vendite inizia a gestire la richiesta, possono emergere informazioni che non dovrebbero essere visibili a tutti, come dati riservati di un cliente o eventuali trattative su sconti e prezzi. È qui che entra in gioco un meccanismo di protezione più sofisticato: la licenza di timbrare.

Come funziona la licenza di timbrare

Con questo sistema, i dipendenti possono utilizzare speciali timbri digitali per indicare che un documento, o parte di esso, è diventato riservato. 

Una volta apposto il timbro, il documento scompare immediatamente dagli elenchi di ricerca o di consultazione generale. In pratica, diventa invisibile per chi non ha l’autorizzazione a vederlo. Solo la persona che ha applicato il timbro, o altre figure autorizzate, potranno accedere alla versione aggiornata e riservata del documento.

Questo approccio non solo permette di garantire la riservatezza delle informazioni in tempo reale, ma offre anche una flessibilità essenziale per affrontare situazioni in cui i documenti cambiano di status durante il loro ciclo di vita. Ad esempio, una richiesta di preventivo può evolvere da un semplice scambio di informazioni a una negoziazione sensibile che richiede la massima discrezione.

Come creare un timbro in DocuWare: step by step

Ecco le fasi principali per configurare correttamente un timbro in DocuWare

• Archiviazione documenti riservati
  I documenti che devono restare segreti vengono archiviati in un archivio separato chiamato “pool di documenti”. È essenziale disattivare il profilo di ricerca predefinito per questo archivio (DocuWare Configuration > File Cabinet > Permissions), così da evitare che i documenti siano visibili senza restrizioni a tutti gli utenti.
• Creazione del profilo di valore indice
  Successivamente, bisogna creare un nuovo profilo di valore indice, valido per tutti gli utenti. Con questo profilo, tutti potranno visualizzare i documenti, a meno che lo stato di un documento non venga cambiato in “nascosto” nel campo relativo allo stato. In questo caso, il documento scomparirà automaticamente dalla vista generale.

• Eccezioni per specifici utenti
  Nell’esempio del nostro addetto alle vendite, è necessario che lui possa comunque accedere al documento. Per questo, si crea un secondo profilo di valore indice che consente questa eccezione. La regola qui è: se lo stato di un documento è “nascosto”, il dipendente deve poter visualizzare e modificare il documento. Le autorizzazioni in DocuWare sono additive, il che significa che queste due regole si integrano, permettendo all’addetto di vedere e modificare il documento anche quando è nascosto.

• Applicazione dell’eccezione
  La variabile “Login utente” nel campo “Verificatore” assicura che l’eccezione si applichi sempre al dipendente che ha apposto il timbro sul documento, senza limitarsi a una singola persona.

• Creazione del timbro personalizzato
  L’ultimo passo è creare un nuovo timbro che modifichi i valori di indice del documento in base al profilo di eccezione. In questo esempio, il timbro imposta lo stato su “hidden” e il campo Verifier su “CurrentLongName”, che corrisponde alla variabile “User Login” nel profilo del valore di indice.

Se un dipendente, come l’utente 005, applica il timbro top secret a un documento tramite il client DocuWare, solo lui potrà vedere e modificare quel documento. Lo stesso vale per l’utente 006 e anche per l’utente 007.

1. Accesso del team leader
   Il team leader, che nel nostro esempio si chiama “M”, necessita di una visione d’insieme di tutti i documenti. Per questo motivo, a lui viene assegnato il profilo di ricerca predefinito originale, così da poter visualizzare tutto.

Questo esempio mostra i principi fondamentali della configurazione. Tuttavia, la procedura specifica può variare in base all’applicazione e alla configurazione dell’archivio, quindi potrebbero essere necessari ulteriori passaggi. Non è richiesta una licenza speciale per l’uso del timbro. Tutte le funzionalità descritte sono già incluse sia in DocuWare Cloud che nelle versioni installate localmente.