Gestione documentale: principali trend 2024

Negli ultimi anni, l’abilità delle imprese di gestire le informazioni – ovvero come vengono archiviate, organizzate, protette e condivise all’interno dell’organizzazione – è diventata cruciale per migliorare l’efficienza e la produttività.

Vengono generati continuamente dati e informazioni non strutturati provenienti da diverse fonti: e-mail, chat, sistemi di Customer Relationship Management (CRM), e unità di rete. Non solo: le organizzazioni stanno sempre più abbandonando i documenti cartacei per diventare digitali e paperless, secondo un trend ormai globale.

Ma cosa dobbiamo aspettarci per il futuro? Quali sono i principali trend per il 2024 per la gestione documentale?

 

1. L’importanza del cloud

Il cloud computing ha rivoluzionato il mondo IT, e non solo, con un impatto notevole sui sistemi di gestione documentale. Quando parliamo di Cloud facciamo riferimento ad un vero e proprio spazio virtuale all’interno del quale si raccolgono tutti i dati aziendali, e dove viene installato lo stesso software gestionale.

Questo si traduce nel fatto che l’azienda non deve assolutamente farsi carico dell’infrastruttura per il software, perché lo stesso viene gestito interamente da una terza parte, ovvero dal gestore del Cloud – chiamato provider.

Il Cloud garantisce la disponibilità dei documenti in qualsiasi momento e ovunque. Con il cloud computing, non è necessario essere su un computer specifico o in una rete chiusa per accedere in modo sicuro ai propri file; è sufficiente una connessione a Internet.

La gestione documentale basata sul Web supporta anche la scalabilità, rendendola una soluzione per le aziende di tutte le dimensioni. Poiché offre facilità di accesso e costi ridotti, il cloud computing è alla base dei migliori sistemi di gestione documentale.

 

2. Software mobile-friendly

La tecnologia mobile consente di aiutare le aziende perché permette delle modalità di lavoro molto più flessibili, ma anche più efficienti. I professionisti di oggi sono in continuo movimento e devono poter accedere costantemente a file e documenti importanti. 

Il software di gestione dei documenti deve essere accessibile dai dispositivi mobili, il che di solito avviene sotto forma di applicazione mobile per intranet. L’accessibilità in sé non è però sufficiente: l’esperienza deve essere anche di facile utilizzo. Con l’aumento della popolarità dei dispositivi mobili, aumenta anche la necessità di uno sviluppo mobile-friendly di una piattaforma software.

Scegliere DocuWare vuol dire migliorare il lavoro del tuo team anche quando questo si svolge al di fuori dell’ufficio – sia in casa che in viaggio. 

Ecco ad esempio cosa puoi fare con DocuWare da mobile: 

• Avviare un flusso di lavoro: puoi scattare una foto di un documento e avviare un nuovo processo basato su dati indicizzati automaticamente;
• Partecipare ai processi: inviare documenti per l’approvazione, fornire informazioni aggiuntive o semplicemente eseguire una ricerca;
• Completare le attività: approvare le richieste e prendere decisioni informate e senza ritardi.

 

3. Collaboration e produttività

Per qualsiasi azienda – soprattutto per le PMI – la gestione ottimizzata dei progetti è un tema particolarmente importante. La capacità di seguire un progetto in ogni suo passaggio, nel rispetto dei vincoli di risorse assegnate, tempo, costo e qualità dell’output, dipende principalmente dalla dotazione di tool digitali che sono in grado di garantire una completa visibilità sui diversi processi. 

La posta elettronica è sempre stata lo strumento per collaborare ai documenti. Tuttavia, la collaborazione via e-mail può essere macchinosa e confusa, soprattutto quando si cerca di tenere traccia delle modifiche e di fare riferimento alle versioni precedenti di un file. 

Quando si collabora in un unico spazio, questi problemi scompaiono. Il livello di sofisticazione delle piattaforme di collaboration e produttività a cui oggi stiamo assistendo – come DocuWare – è tale che sono praticamente assimilabili a delle vere e proprie scrivanie virtuali. Ciò consente all’utente dell’azienda di essere produttivo ovunque nel mondo e collaborare con i propri consulenti e colleghi.

 

4. La scalabilità è un must

Quando un’azienda è in forte crescita, occorre chiedersi: l’attuale sistema di gestione documentale può crescere allo stesso modo? La scalabilità è la capacità di una piattaforma software di fare proprio questo.

Grazie al sistema altamente scalabile, con Docuware hai: 

• Server regolabili in base alle esigenze di prestazioni
• Numero di utenti, archiviazione e flussi di lavoro adattabili alle esigenze dell’organizzazione
• Scambio flessibile di dati con sistemi on-premise o altri sistemi cloud, come la sincronizzazione tra dati presenti in altri cloud

Questi trend della gestione documentale 2024 danno un’idea di ciò che il futuro riserva al software di gestione documentale. Le aziende stanno abbandonando le applicazioni obsolete e autonome a favore di soluzioni integrate e di facile utilizzo.