Gestione documentale per CdA e Comitati Direttivi: una guida completa

Nella gestione di documenti e informazioni nell’ambito di CdA e Comitati Direttivi, le priorità da considerare sono la flessibilità, la riservatezza e la sicurezza. Ecco che la trasformazione digitale dei processi permette di ottimizzare e potenziare questi tre aspetti, oltre a rendere più snello lo stesso workflow. 

Affinché tutto funzioni al meglio, risulta indispensabile dotarsi di una soluzione di organizzazione e di gestione dei documenti che sia veloce, facile da usare e attenta alla privacy. Il tutto al fine di preservare i dati e semplificare il lavoro. 

La tecnologia è in grado di offrire tutti gli strumenti necessari per svolgere in modo più semplice – e anche da remoto – attività cruciali per la business continuity aziendale. Un esempio sono la condivisione di documenti di compliance normativa, fascicoli o verbali di riunioni strategiche. Inoltre, avere la possibilità di occuparsi dei documenti da mobile – ad esempio tramite smartphone e tablet – è un elemento irrinunciabile per assecondare le esigenze di comodità, rapidità e connessione richieste da un ecosistema lavorativo sempre più dinamico.

In questo articolo trovi tutto quello che c’è da sapere sulla gestione documentale per CdA e Comitati Direttivi. 

La trasformazione digitale nella gestione documentale per CdA e Comitati Direttivi

L’accelerazione del processo di trasformazione digitale a cui stiamo ormai assistendo da qualche anno, interessa anche i Consigli di Amministrazione e i Comitati Direttivi. Grazie alla tecnologia, anche loro vedono semplificate le principali attività. In particolare, possono condividere e accedere in mobilità ai documenti con grandi vantaggi relativi all’economicità, alla qualità di fruizione e alla sicurezza dell’intero processo. Oltre che un’opportunità, la gestione in mobilità di normativa aziendale, delibere consiliari e fascicoli, è ormai una vera e propria necessità, indirizzata verso una maggiore sicurezza ed efficienza delle informazioni. 

Per sfruttare al meglio le possibilità offerte dalla trasformazione digitale, è utile dotarsi di un sistema di gestione documentale che consenta di applicare il paradigma della dematerializzazione all’utilizzo di dispositivi mobile – come ad esempio smartphone e tablet – per svolgere in totale comodità tutte le attività cardine di CdA e Comitati Direttivi.

Il fatto di poter raggruppare all’interno di un’unica piattaforma tutte le funzionalità che spesso sono offerte da prodotti diversi, rappresenta uno dei principali punti di forza di queste soluzioni. Inoltre, le soluzioni oggi presenti sul mercato sono state appositamente progettate per essere conformi alle normative sulla privacy, soddisfando rigorosi standard di sicurezza. Al loro interno sono anche presenti: 

• funzionalità di cifratura dei dati;
• backup dei documenti;
• firma digitale;
• conservazione a norma dei documenti. 

Gestione documentale per CdA e Comitati Direttivi: quali soluzioni scegliere

La normativa relativa alla corretta gestione documentale e alla data protection è in continua evoluzione. Ciò che viene richiesto è un costante e continuo presidio del rischio – che coinvolge tutti i diversi livelli aziendali – per migliorare l’intera governance. 

Il rispetto delle regole europee sulla privacy e la necessità di monitorare continuamente la sicurezza di dati e informazioni – soprattutto se si tratta di dati sensibili e confidenziali – è una necessità molto sentita nelle organizzazioni. Tutto ciò dovrebbe rappresentare un’ulteriore spinta all’adozione di strategie di digitalizzazione.

Senza derogare ai criteri di tracciamento, confidenzialità e sicurezza che le normative e il contesto impongono, sono da privilegiare quelle soluzioni che consentono: 

Informazioni complete e rapide

Il corretto ed efficace funzionamento degli organi aziendali richiede non soltanto un’adeguata composizione, ma anche la predisposizione di tempistiche, metodi di lavoro, flussi informativi e procedure delle riunioni altrettanto adeguate.

Tempestività d’azione per gli organi di controllo

È assolutamente necessario individuare e formalizzare prassi operative che siano in grado di assicurare tempestività ed effettività alle azioni di organi e dei loro comitati. Le organizzazioni devono avere cura di strutturare forme di comunicazione e di scambio di informazioni che siano complete e tempestive. 

Queste devono svolgersi tra i vari organi seguendo una funzione di supervisione strategica, di gestione e di controllo, in relazione alle competenze di ciascuno di essi, nonché all’interno di ciascun organo. 

Flussi informativi

Necessaria è anche l’ottimizzazione del processo di gestione dei flussi informativi. In particolare, la soluzione scelta dovrebbe garantire:  

• Accesso a tutte le informazioni aziendali con motore di ricerca evoluto; 
• Possibilità di analisi e di verifica della documentazione; 
• Garanzia di scelte consapevoli; 
• Dimostrabilità del contenuto ragionato dei consiglieri. 

Tracciabilità del processo

Infine, importante è anche l’ottimizzazione del processo di archiviazione e storicizzazione, attraverso:  

• Processi documentabili per le attività di Audit e le richieste ispettive; 
• Completa tracciabilità dei tempi di azione; 
• In caso di ispezione, disponibilità immediata di verbali e documenti. 

L’importanza di un’adeguata informazione 

Nella gestione dei processi di governance, uno degli obiettivi principali è quello di consentire ai singoli componenti degli organi di controllo un’adeguata informazione. Ciò consente loro di deliberare con piena consapevolezza e completezza di informazioni sulle materie dell’ordine del giorno. 

Questo obiettivo si attua fornendo tutte le informazioni necessarie in via preventiva, oltre che  fornendo gli strumenti per una verifica della documentazione storica in via consuntiva. In particolare, quest’ultima è utile anche per esaminare le situazioni in ordine del giorno alla luce degli eventi precedenti. 

Quindi, è necessario che i consiglieri abbiano accesso alla documentazione aziendale con congruo anticipo e possano disporre in qualsiasi momento dell’archivio storico delle delibere e degli atti pregressi.

 

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