Gestione documentale nel settore manifatturiero: tutto quello che c’è da sapere

Digitalizzare i documenti aziendali vuol dire apportare grandi benefici all’azienda, indipendentemente dal settore in cui opera. La Digital Transformation in atto ha comportato un processo di dematerializzazione dei documenti – o meglio, è stato il passaggio dalla carta al documento informatico a dare il via al processo di digitalizzazione delle aziende – che ha fatto i conti con un nuovo modo di gestire interi processi aziendali. La digitalizzazione documentale permette alle imprese di risparmiare sui costi, di velocizzare le proprie pratiche, di ottimizzare gli archivi e migliorare l’efficienza del team. E grazie alla natura intrinseca di questo settore, le aziende del settore manifatturiero possono davvero ottenere grandi risultati e miglioramenti attraverso la digitalizzazione dei documenti. 

Quello manifatturiero è un settore che ha delle esigenze specifiche, che solo un ottimo software di gestione documentale può soddisfare. Stiamo parlando di DocuWare e  adesso ti spieghiamo nel dettaglio perché può fare la differenza all’interno della tua azienda manifatturiera. 

Digitalizzare documenti nel settore manifatturiero: i vantaggi

Ciò che innanzitutto devi sapere è che con DocuWare i produttori nel settore manifatturiero riescono ad ottenere una soluzione economica e sostenibile. Dalla fabbricazione di metalli fino alla produzione di parti di macchine, si è capaci di semplificare i processi sia di produzione che di quelli amministrativi. 

Questo perché stiamo parlando di un software di gestione documentale che centralizza, protegge e condivide i documenti. Tutto questo avviene per lo sviluppo del prodotto, la garanzia della qualità, gli acquisti, l’elaborazione di fatture e ordini, le risorse umane e molto altro.

Sono tre le cose che le aziende del settore manifatturiero cercano:

• Flussi scorrevoli dalla produzione alla distribuzione. Questo perché la gestione della filiera manifatturiera comporta un interscambio continuo documenti; 
• Velocità: la produzione e l’amministrazione devono andare di pari passo. Inoltre i vari reparti devono sempre rispondere velocemente per garantire in ogni momento un alto livello di efficienza dell’intero business;
• Automazione: la gestione della documentazione aziendale, delle fatture, delle PEC, diventa vincente soltanto attraverso l’automatizzazione dei processi aziendali e con strumenti in grado di semplificare.

Ecco quindi nello specifico quali sono i vantaggi della digitalizzazione nel settore manifatturiero. 

Migliora la comunicazione interna

Una delle maggiori necessità delle aziende che lavorano nel settore manifatturiero è quella di mantenere rapida la comunicazione all’interno dei propri reparti di produzione. 

Rallentare questa comunicazione vuol dire avere delle ripercussioni sia sulla qualità del prodotto sia sulle tempistiche necessarie per la sua realizzazione. 

Attraverso la digitalizzazione dei documenti è innanzitutto possibile recuperare qualsiasi file in modo istantaneo, per consentire a ingegneri, responsabili di stabilimento, addetti al servizio clienti, alla contabilità o in altri reparti di poter scambiare informazioni in modo semplice e sicuro.

Non solo, ma è anche possibile compilare rapidamente l’ampia documentazione richiesta dalle autorità di regolamentazione in un formato ricercabile e sicuro. 

E per massimizzare il valore della tecnologia già esistente ed utilizzata in azienda, è possibile integrare DocuWare con il proprio ERP, CRM e altri sistemi. 

Aumenta la produttività 

Per rimanere un passo avanti rispetto alla concorrenza, il tuo time to market deve essere notevolmente ridotto mentre la tua azienda continua a seguire rigorosi standard di reporting, conformità e sicurezza. 

Tutto questo richiede un software di produzione di documenti, ma anche dei processi di lavoro più veloci e trasparenti. Con DocuWare tutti quei documenti relativi a un processo produttivo, logistico o contabile vengono digitalizzati in tutta l’azienda e archiviati in un archivio centrale. 

Non importa se i tuoi dipendenti lavorano ad un progetto, alla gestione degli ordini, ai documenti di produzione, agli ordini di vendita o alle fatture, perché tutti loro possono accedere facilmente a tutti i documenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, dall’ufficio o da casa. 

È proprio questo accesso istantaneo che consente di accelerare la produzione, ridurre i rischi e contenere i costi.

Aumenta la sicurezza

La sicurezza è uno degli aspetti più importanti in qualsiasi azienda, anche in quelle manifatturiere. 

Con DocuWare potrai: 

• Limitare la visualizzazione non autorizzando ad alcuni dipendenti l’accesso a  documenti riservati;
• Sviluppare linee guida per proteggere le informazioni proprietarie e garantire la sicurezza dei dati dei clienti;
• Dimostrare la conformità ad HIPAA, Sarbanes-Oxley, GDPR e altri requisiti di conformità;
• Contrastare le minacce informatiche attraverso una crittografia all’avanguardia di dati, documenti e comunicazioni online;
• Dimostrare la conformità ai requisiti normativi dell’Agenzia per la protezione dell’ambiente (EPA), dell’Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA) e applicare automaticamente i programmi di conservazione.

Inoltre con DocuWare puoi implementare una soluzione intuitiva che si adatta alle esigenze di tutti reparti senza aggiungere lavoro per il team IT, risparmiando inoltre soldi per l’acquisto di hardware e tempo per il reparto IT.

Con DocuWare la tua azienda manifatturiera è protetta da hacking, malware e altri atti illegali che prendono di mira la tua infrastruttura tecnologica, ma anche dai disastri naturali grazie alla predisposizione di un piano di ripristino di emergenza a prova di errore.

Migliora il workflow

Grazie a DocuWare è possibile controllare la cronologia delle versioni di un documento, tenendo quindi traccia dell’originale e di ogni modifica sul documento stesso, in modo tale da chiarire rapidamente le query all’interno dei reparti ed evitare errori – e altro spreco di tempo. 

Inoltre, i flussi di lavoro digitali che indirizzano istantaneamente le informazioni agli approvatori designati assicurano che tale operazione si svolga senza alcun intoppo, assicurando un’elevata qualità al tuo workflow aziendale. 

Non è da sottovalutare anche il fatto che la soddisfazione del cliente aumenta quando le domande ricevono una risposta più rapida e in generale gli ordini vengono elaborati più rapidamente, ovvero quando i documenti possono essere recuperati istantaneamente senza lunghe ricerche. 

Tutti i documenti necessari, dai singoli numeri di lotto alle curve orarie della temperatura dei vostri sistemi di produzione, sono sempre disponibili con un clic.

Inoltre grazie ad un approccio mobile-friendly di DocuWare, riuscirai a mantenere tutto il personale che lavora da casa o viaggia per lavoro sempre connesso e produttivo ovunque e in qualsiasi momento.

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