Gestione documentale nel settore HR

Quotidianamente i reparti nel settore HR devono gestire numerosi documenti. Piccola o grande impresa che sia, è fondamentale implementare all’interno dei processi aziendali strategie efficienti e sicure per la gestione di tutte queste informazioni.

La soluzione migliore è quella di adottare un software di gestione documentale, consentendo quindi di semplificare il flusso di tali documenti, che vengono acquisiti, indicizzati e salvati all’interno di un archivio digitale centralizzato che può essere facilmente consultato in ogni momento. Inoltre, tutti i dati riservati vengono archiviati in modo sicuro e lo staff HR può sempre avere a portata di mano informazioni accurate e aggiornate.

Vediamo allora nel dettaglio tutto ciò che è possibile fare con un software di gestione documentale nel settore HR. E il motivo per cui scegliere DocuWare per la tua azienda rappresenta ad oggi la scelta migliore. 

Che cos’è un software di gestione documentale?

In generale la gestione documentale ha come obiettivo quello di dare ordine e organizzazione a vari tipi di documenti – contratti, report, buste paga, licenziamenti. Gli strumenti di gestione documentale sono ormai diventati una necessità per ogni azienda che voglia ottimizzare e rendere più efficiente i propri processi. 

Questi software consentono quindi di ottimizzare e velocizzare tutti i flussi di lavoro, portando a un incremento della produttività generale dell’azienda.

Per l’azienda utilizzare un software di gestione documentale vuol dire:

• Ridurre i volumi di carta stampata – e i relativi costi;

• Ridurre gli spazi di archiviazione;
• Ridurre i costi di gestione;
• Snellire i processi interni;
• Rendere immodificabili i documenti;
• Rendere riservate le informazioni;
• Rendere disponibili i documenti in ogni momento e in qualsiasi luogo.

Dotarsi quindi di un software di gestione documentale è fondamentale per ogni azienda. Vediamo adesso come utilizzare questi software nel settore HR. 

Software di gestione documentale nella gestione delle risorse umane

La selezione del personale è da sempre una sfida per il settore HR, soprattutto dal punto di vista burocratico. Le pratiche amministrative possono rendere l’intero procedimento anche molto complesso. L’adozione di un software di gestione documentale può servire a rendere efficiente e automatizzato l’intero processo di selezione del personale, rendendolo più fluido e semplice. 

Ad oggi, infatti, tutte le attività e i processi relativi al settore HR possono essere svolti in formato elettronico e digitale attraverso software di gestione documentale.  Questi software riescono a collegare la gestione delle persone in azienda attraverso strumenti che memorizzano, elaborano e controllano ogni tipo di dato dei dipendenti. 

Centralizzare questo tipo di informazioni in un unico posto vuol dire semplificare tutti i processi correlati al reparto. Viene migliorata inoltre l’interazione, l’elaborazione e la visualizzazione di tutte le informazioni. Tali informazioni saranno accessibili e più facili da utilizzare nel processo decisionale – ma anche ad esempio nell’analisi delle tendenze.

Non solo, ma dotarsi di un software di gestione documentale significa consentire all’azienda di poter pianificare in modo più efficace tutti i costi delle risorse umane migliorandone così la qualità e la produttività. 

Infine, un software per la gestione documentale memorizza tutte le informazioni. Esse potranno essere poi consultate e gestite da tutti i lavoratori, garantendo la massima trasparenza aziendale.

Tutti i vantaggi della gestione documentale per reparto HR

Che si tratti di una piccola o grande impresa e indipendentemente dal tipo di attività svolta, un software di gestione documentale applicato nel settore delle risorse umane semplificherà molto il lavoro quotidiano.

Dotarsi di un software di gestione documentale per il reparto HR vuol dire infatti apportare all’azienda tutta una serie di vantaggi.

Vediamo insieme i principali:

• Migliora l’organizzazione generale dell’azienda;
• Consente di rimanere aggiornato su tutte le normative e i regolamenti;
• Consente di risparmiare tempo attraverso l’ottimizzazione dei procedimenti;
• Consente di concentrarsi sulla strategia HR;
• Migliora l’esperienza dei dipendenti;
• È uno strumento intuitivo, facile e pratico;
• Rende trasparente il trattamento delle informazioni.

Gestione documentale per risorse umane: qualche esempio pratico

C’è una grande differenza nel lavorare con documenti cartacei o digitalizzati. Il settore HR deve continuamente e quotidianamente gestire un numero molto alto di documenti, e anche molto diversi tra loro. 

Attraverso un software di gestione documentale è possibile semplificare molti di questi procedimenti. Vediamo insieme come.

Gestione note spese

Le note spese sono quei documenti redatti da un dipendente all’interno dei quali riepiloga tutte le spese professionali che ha sostenuto durante un determinato periodo di trasferta di lavoro. 

Inoltre, perché sia fiscalmente valida, una nota spesa deve necessariamente allegare tutti i giustificativi ricevuti al momento delle transazioni. Deve anche indicare al suo interno alcune informazioni indispensabili come dati personali, la data e il luogo della spesa, la natura e l’entità della spesa.

Le risorse investite dal settore HR nella gestione di questi documenti sono notevoli, e richiedono molto tempo da parte del personale. 

La soluzione migliore è dotarsi di un software di gestione documentale. Esso è l’unico che permette di centralizzare le note spese, facilitando la gestione ed anche la reperibilità di tali documenti. 

In questo modo si dimezzeranno le risorse utilizzate e si ridurranno notevolmente i costi.  

Gestione CV

Uno dei documenti fondamentali nell’ambito del settore HR è il Curriculum Vitae. 

Con un software di gestione documentale è possibile apportare un vantaggio concreto nella gestione di questi documenti, soprattutto attraverso l’archiviazione e il reperimento dei curriculum in ogni momento e ovunque ci si trovi. 

Un software di gestione documentale permette di agevolare il processo di recruiting dei candidati centralizzando la raccolta dei dati e dei documenti. 

Onboard HR

All’interno del settore HR, l’onboarding è un processo tanto importante quanto complesso: si tratta dello step finale del processo di recruiting, volto all’inserimento di uno o più dipendenti in azienda, a seguito della fase di selezione. 

In questo processo così delicato, un software di gestione documentale consente di:

• Ridurre il dispendio di tempo, attraverso la gestione dei nuovi dipendenti in maniera flessibile e dinamica;
• Tenere traccia di tutti i processi HR;
• Proteggere i dati in linea con il Regolamento Generale sulla protezione dei dati.

In questo modo sarà possibile trovare collaboratori e rendere i processi di recruiting più veloci, efficaci ed efficienti. Inoltre, sarà più facile anche la gestione del personale digitalizzata, raccogliere e organizzare le informazioni sui collaboratori, tenere traccia della loro crescita professionale e gestire scadenze e appuntamenti.

I vantaggi che un’azienda può trarre da un software di gestione documentale sono davvero tanti. Per questo DocuWare ad oggi rappresenta la soluzione migliore!

Attraverso questo software sarà possibile gestire facilmente e in tutta sicurezza il settore HR, ottimizzando i procedimenti e rendendo l’organizzazione molto più efficiente. 

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