Gestione documentale: le linee guida AGID

Nell’ambito della formazione dei documenti aziendali, i documenti digitali stanno assumendo sempre più importanza. L’uso della carta sta piano piano scomparendo, mentre si punta sempre di più su quello che viene definito l’ufficio paperless per la gestione documentale – il cosiddetto ufficio senza carta. 

Questo perché utilizzare documenti informatici vuol dire anche raggiungere una maggiore efficienza ed economicità dei processi aziendali. 

Proprio per questi motivi si è sentita l’esigenza di disciplinare in modo uniforme sia le modalità di formazione che di conservazione dei vari documenti informatici. 

In quest’ottica l’agenzia Governativa per il Digitale (AGID) ha emanato le prime linee guida con l’obiettivo di dare applicazione al contenuto del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). Esse hanno proprio lo scopo di aggiornare tutte le varie regole tecniche sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

È bene anche sottolineare come la normativa sulla creazione di documenti informatici sia in costante evoluzione. In questo modo si riesce a stare sempre al passo con i tempi e sfruttare al meglio le varie possibilità offerte dagli strumenti digitali.

Vediamo quindi cos’è l’AGID e in cosa consistono le sue linee guida. Vedremo poi perché è utile utilizzare DocuWare anche in questo caso. 

Iniziamo!

Agenzia per l’Italia Digitale: che cos’è?

L’Agenzia per l’Italia Digitale – anche detta AGID – è l’agenzia tecnica della Presidenza del Consiglio. Questa garantisce la realizzazione di tutta una serie di obiettivi dell’Agenda Digitale Italiana. 

Il suo obiettivo principale è quello di contribuire a innovazione e crescita economica, diffondendo l’utilizzo di tecnologie d’informazione e di comunicazione. 

Si occupa principalmente di:

• Coordinare le amministrazioni nell’attuazione del Piano Triennale per l’informatica della PA;
• Diffondere e promuovere le varie iniziative di alfabetizzazione digitale;
• Vigilare sulla razionalizzazione della spesa informatica e sulla qualità dei servizi della Pubblica Amministrazione.

Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Le Linee Guida AGID si compongono di sei allegati tecnici. Hanno il duplice scopo di:

• Aggiornare le regole tecniche in base all’art. 71 del CAD, inerenti la formazione, gestione e conservazione di documenti informatici;
• Incorporare in un unico testo le regole tecniche e le circolari in materia.

Ciò che quindi si vuole raggiungere attraverso queste Linee Guida è semplificare la gestione complessiva dei documenti informatici.

Tali linee guida sono destinate a: 

• Pubbliche Amministrazioni;
• Enti gestori di pubblici servizi;
• Società a controllo pubblico;
• Privati (per le parti di competenza);
• Soggetti privati che erogano servizi alla PA.

Vediamo alcuni passaggi nel dettaglio. 

Formazione del documento informatico

Il primo aspetto di cui si occupano le linee guida AGID riguarda la formazione del documento informatico, in particolare andando ad individuare le modalità attraverso cui deve essere formato un documento informatico al fine della sua validità.

Nella fase di formazione di tali documenti è necessario infatti rispettare alcuni requisiti, quali:

• Razionalità;
• Sistematicità;
• Accessibilità;
• Coerenza alle regole tecniche.

Affinché un documento informatico sia valido, bisogna che si sia formato attraverso una delle modalità indicate nelle medesime Linee Guida AGID. Tale documento può essere creato in uno di questi modi:

• Con strumenti, software o soluzioni in cloud qualificati: in questo modo si assicura la realizzazione del documento seguendo le regole di interoperabilità;
• Con l’acquisizione di un documento informatico per via telematica oppure su supporto informatico;
• Con l’acquisizione della copia per immagine di un documento analogico;
• Con l’acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
• Con la memorizzazione in formato digitale di processi informatici o transazioni o dati che sono stati ottenuti attraverso moduli o formulari compilati o resi disponibili dall’utente;
• Con la generazione o il raggruppamento di dati o registrazioni che provengono da una o più banche dati.

Identificabilità e immodificabilità di un documento informatico

Sostanzialmente un documento è valido soltanto se viene formato attraverso una delle modalità sopra indicate. Questo è valido però se il documento digitale è identificabile in modo univoco ese ne è assicurata la sua immodificabilità. 

In questo senso l’identificazione univoca è garantita dalla protocollazione. Essa associa al documento una cosiddetta “segnatura di protocollo” che risulta essere unica per ogni documento informatico.

Per quanto riguarda l’immodificabilità, le operazioni che la determinano sono:

• L’apposizione di una firma elettronica qualificata o di una firma digitale, oppure del  sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
• La memorizzazione dei documenti sui sistemi di gestione documentale;
• La creazione di documenti attraverso l’utilizzo di software o servizi cloud;
• Il versamento ad un sistema di conservazione.

Gestione documentale

Le Linee Guida AGID si occupano anche di un altro tema fondamentale: gli obblighi normativi in relazione alla gestione dei documenti informatici. 

In particolar modo essi riguardano:

• La corretta tenuta del protocollo informatico – cioè la registrazione informatica dei documenti;
• La classificazione dei documenti informatici;
• L’identificazione di tutti i formati dei file;
• La produzione di fascicoli e serie documentali inerenti una certa pratica;
• La sicurezza del workflow documentale – deve garantire la continuità operativa e la protezione dei dati sensibili;
• I rapporti esistenti tra il sistema di gestione documentale e il sistema di conservazione.

Sistema di conservazione

Per quanto riguarda la conservazione dei documenti informatici, le Linee Guida individuano innanzitutto quali siano gli oggetti della conservazione e quelli che sono gli aspetti essenziali del processo di conservazione.

Per quanto riguarda il sistema di conservazione, le linee guida ribadiscono che ogni pubblica amministrazione è tenuta a dotarsi di un sistema di conservazione in grado di garantire l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, la reperibilità e l’affidabilità.

Oggetto della conservazione sono i cosiddetti pacchetti informativi, ovvero pacchetti di versamento, di archiviazione e di distribuzione. Coloro che si devono occupare della conservazione documentale sono i titolari dell’oggetto della conservazione, il produttore dei pacchetti di versamento, gli utenti abilitato, il responsabile della conservazione e il conservatore.

Sappiamo che rimanere aggiornati su tutti questi aspetti non è facile. Per questo motivo la scelta migliore per te e la tua azienda è quella di utilizzare DocuWare, l’Enterprise Content Management più potente al mondo. Questo sistema ti garantisce flessibilità, sicurezza e scalabilità in modo del tutto semplice ed intuitivo. Non dovrai più preoccuparti di niente.

Contattaci per ricevere la tua prova gratuita di 30 giorni di DocuWare!