Gestione documentale in Cloud: tutti i vantaggi

La gestione documentale è diventata elemento imprescindibile per le aziende che vogliono migliorare la propria efficienza e competitività sul mercato. Per reperire facilmente qualsiasi documento dell’azienda, fattura elettronica o archivio, la dematerializzazione è la soluzione migliore da adottare.

Oggi dotarsi di software gestionale è diventato ormai di fondamentale importanza, configurandosi come strumento indispensabile per ogni azienda. Allo stesso tempo la sua scelta non è sicuramente semplice ed è sottesa a visioni strategiche che l’azienda deve valutare.

Inoltre, è bene ricordare che le tecnologie si sono evolute e la rete internet è diventata protagonista anche nella gestione delle attività aziendali. Nascono così i software gestionali in Cloud.

Vediamo di cosa si tratta e quali sono i suoi vantaggi, e perché il software DocuWare può aiutarti in ogni passaggio.

Software gestione documentale in cloud: di che cosa stiamo parlando

Quando parliamo di Cloud facciamo riferimento ad un vero e proprio spazio virtuale all’interno del quale si raccolgono tutti i dati aziendali, e dove viene installato lo stesso software gestionale.

Questo si traduce nel fatto che l’azienda non deve assolutamente farsi carico dell’infrastruttura per il software, perché lo stesso viene gestito interamente da una terza parte, ovvero dal gestore del Cloud – chiamato provider. È il provider stesso a farsi carico della sicurezza dei dati, dell’aggiornamento dei server e della manutenzione, lasciando libera l’azienda di non preoccuparsene.

Creare e gestire nuove applicazioni, ospitare siti, archiviare i dati, sono solo alcune delle grandi potenzialità del Cloud.  

Per riassumere possiamo utilizzare la definizione di Cloud pubblicata dal Dipartimento per la trasformazione digitale: “Il cloud computing, più semplicemente cloud, è un modello di infrastrutture informatiche che consente di disporre, tramite internet, di un insieme di risorse di calcolo (ad es. reti, server, risorse di archiviazione, applicazioni software) che possono essere rapidamente erogate come servizio. Questo modello consente di semplificare drasticamente la gestione dei sistemi informativi, sia eliminando la gestione relativa ad applicativi fruibili direttamente online, sia trasformando le infrastrutture fisiche in servizi virtuali fruibili in base al consumo di risorse”.

Archiviazione documenti e cloud: vantaggi

L’archiviazione documentale, in generale, individua l’attività attraverso la quale l’azienda può svolgere una corretta amministrazione di tutti i suoi documenti, dalla produzione fino alla loro conservazione. 

Archiviare i documenti su Cloud significa memorizzarli su una piattaforma online attraverso i server di un’azienda. Con questa soluzione è possibile accedere a ciascun documento da ogni luogo e da qualsiasi dispositivo capace di connettersi a internet e visualizzare documenti. 

L’archiviazione documentale in Cloud rappresenta oggi una soluzione di gestione documentale che, attraverso un’interfaccia utente intuitiva e di facile utilizzo, consente di archiviare in modo rapido e sicuro ogni tipo di documento (cartaceo, elettronico, mail) con qualsiasi estensione nell’infrastruttura Cloud.

Archiviare documenti in Cloud vuol dire favorire operazioni come la condivisione, la catalogazione, la gestione e il controllo dei flussi documentali sia all’interno dell’azienda che verso l’esterno della stessa.  

È per queste ragioni che l’archiviazione documentale su Cloud è ad oggi la soluzione più richiesta dalle aziende. L’archiviazione documentale in Cloud porta con sé tutta una serie di vantaggi per l’azienda. Ecco quali.

Riduzione dei costi 

Utilizzando un software di gestione documentale si riduce al minimo il rischio di una cattiva gestione, ottimizzando le procedure aziendali. Il tutto comporta una diminuzione dei costi necessari.

Innanzitutto un software in Cloud ti permette di abbattere notevoli investimenti di avvio, gestione e manutenzione di tutta l’infrastruttura necessaria. Ricorda inoltre che la manutenzione e la risoluzione di eventuali problemi tecnici sono tutti a carico del fornitore del servizio Cloud!

Inoltre, attraverso l’archiviazione documentale in Cloud non ci sarà bisogno di acquistare hardware o effettuare il provisioning dello storage. Si possono infatti aggiungere o eliminare alcune capacità, o anche modificare in modo rapido e sicuro le caratteristiche delle prestazioni, oltre che pagare solo lo storage che si utilizza. 

Accesso ai documenti quando e dove vuoi 

Uno dei maggiori vantaggi è quello di poter accedere ai dati gestionali da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento e luogo, favorendo la condivisione dei file e la collaborazione di tutti.

È quindi necessario – ma anche sufficiente – avere una connessione internet, non essendo la gestione dei processi più legata al computer aziendale. Basta soltanto un semplice link e un’interfaccia web. 

Si tratta sicuramente di un’evoluzione importante nel modo di concepire il lavoro, soprattutto in una prospettiva futura.

Massima sicurezza per i tuoi documenti 

I provider di servizi cloud sono capaci di garantire un livello di attenzione non paragonabile a sistemi di archiviazione e condivisioni interni all’azienda.

Sappiamo benissimo che un solo attacco hacker o una sola grave perdita di dati può compromettere l’immagine dell’azienda e la sua efficienza. Sono dei rischi che l’azienda non può correre. Per questo i provider di servizi cloud sono dotati di standard di sicurezza molto alti e in costante e continuo aggiornamento.

La sicurezza dei dati sulle soluzioni cloud è la più alta rispetto ai dati salvati in locale sui server aziendali. 

Inoltre, i documenti in cloud sono inalterabili, integri e protetti grazie ai backup e alle tecnologie IT che sono in grado di garantire paternità, contenuti e data di creazione.

Archiviazione a norma di legge

All’interno dell’azienda i documenti devono essere conservati secondo la normativa vigente del CAD. Questo sia che i documenti siano stati acquisiti in digitale sia che siano digitali fin dall’origine. 

Ogni azienda riesce ad assicurare la conservazione a norma attraverso l’aggiornamento costante, grazie anche al supporto e alle notifiche tempestive in conformità con i requisiti del GDPR. Il tutto grazie ad opzioni disponibili nelle varie offerte di gestione documentale in cloud.

È quindi evidente come un’efficace ed efficiente gestione documentale passi attraverso il cloud, al fine di cogliere tutte le opportunità che sono offerte dal digitale, così da attuare una piena Digital Transformation. 

Per questi motivi è necessario dotarsi di un software che riesca a garantirti tutti questi vantaggi. Stiamo parlando di DocuWare, l’Enterprise Content Management più potente del mondo, capace di rivoluzionare il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti all’interno dell’azienda. 

Grazie infatti al sistema Cloud di DocuWare, ogni documento è centralizzato e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a una rete internet.

Contattaci per ricevere subito gratuitamente DocuWare per 30 giorni!