Gestione documentale e trasporti: verso una logistica paperless

Nonostante il mondo sia sempre più improntato alla digitalizzazione, gestire la logistica è ancora oggi sinonimo di una massiccia produzione di carta. Sono infatti ancora molte le aziende nel settore dei trasporti che producono i loro documenti principali in formato cartaceo. Si tratta di tutti i documenti di trasporto e spedizione e le schede di spedizione.

La digitalizzazione è oggi trainata dalle nuove tecnologie che risultano sempre più efficaci e semplici da utilizzare in azienda. Anche l’evoluzione del mercato e dal mutamento delle normative fiscali ha profondi effetti nel processo di digitalizzazione aziendale. Insomma, la digitalizzazione rappresenta un necessario passo per tutte quelle aziende che vogliono continuare a crescere ed essere competitive, rendendo l’intero flusso logistico più gestibile ed agile.

Logistica e gestione documenti: quanto è importante digitalizzare

Iniziamo la nostra analisi rispondendo ad una domanda fondamentale: cosa vuol dire digitalizzare l’azienda?

La digitalizzazione consiste nella creazione di documenti nativamente elettronici o la trasformazione di documenti che sono nati analogici – quindi in formato cartaceo – in elettronici. L’obiettivo è in ogni caso quello di sfruttare le varie opportunità che sono oggi offerte dalla tecnologia. In questo modo è possibile aumentare le performance generali dell’azienda.

La digitalizzazione di un ufficio appartenente al settore della logistica implica in primis la digitalizzazione dei documenti che sono propri della supply chain. Si tratta di documenti quali il DTT, le fatture, picking e packing list, dichiarazioni di libera esportazione e mandati di sdoganamento.

La digitalizzazione non coinvolge però solo e semplicemente i documenti degli uffici della logistica, ma si estende fino alla coordinazione dei suoi processi interni. Digitalizzare infatti non vuol dire banalmente inviare un’e-mail al posto di una lettera commerciale. Bensì si parla di adattare i processi aziendali alle esigenze che oggi vengono imposte dall’era digitale, valorizzando la velocità d’esecuzione e l’efficienza.

Per cui digitalizzare i processi vuol dire innanzitutto avere sotto controllo tutte le attività che vengono svolte in azienda. Esse verranno così gestite in modalità digitale e diventando in questo modo completamente tracciabili. Ma significa anche poter strutturare le varie attività aziendali tramite workflow, con attribuzione di ruoli di visibilità e di permessi. Per non parlare poi del fatto di come i processi digitali consentono di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle pratiche.

La digitalizzazione apporta quindi all’azienda tutta una serie di importanti benefici, con impatti rilevanti per il business. Non stupisce perciò come la digitalizzazione documentale assuma oggi un ruolo centrale, poiché garantisce:

• Rapidità
• Tracciabilità
• Sostenibilità
• Efficienza

Dall’altra parte infatti la gestione cartacea della documentazione rischia di creare ritardi nel transito delle merci ed inefficienze. I documenti cartacei possono essere manomessi, smarriti e deteriorarsi, oltre che richiedere un tempo anche molto lungo di consultazione, produzione e archiviazione degli stessi.

Per tutti questi motivi le aziende logistiche devono digitalizzare i propri documenti e processi attraverso soluzioni software. Queste sono in grado di guidare l’azienda in modo proattivo all’interno della complessità del proprio settore. Se non sai come fare o vuoi approfondire questo tema, ti consigliamo questa guida per digitalizzare la tua azienda con Smart Document Control di DocuWare.

Fatturazione elettronica e logistica: il ruolo della gestione documentale 

È di assoluta importanza che la digitalizzazione dei processi nel settore della logistica porti con sé anche un’agile gestione della fatturazione elettronica.

Con il termine di fatturazione elettronica viene inteso un processo digitale. Esso presenta come caratteristiche principali la generazione e la gestione di fatture nel loro ciclo, dalla loro generazione all’emissione e ricezione, fino alla loro conservazione. È proprio questo processo che permette all’azienda logistica di abbandonare il formato cartaceo, e tutti i suoi costi – come quelli di stampa, spedizione e conservazione.

La fattura elettronica consiste quindi in un documento digitale all’interno del quale è possibile trovare le informazioni che normalmente sono presenti in una fattura cartacea. Si trovano, per esempio, i dati del mittente e del destinatario, la descrizione delle prestazioni effettuate ed importi. Non solo, ma grazie ad un software di gestione documentale l’azienda rispetta ogni normativa vigente in tema di corretta conservazione della fattura elettronica. Essa risulta sempre più importante per la presenza di norme molte stringenti in tema GDPR.

Ma correlato al tema della fatturazione elettronica vi è anche quello della firma digitale. Nel dettaglio, le soluzioni software logistica permettono che la firma sui documenti aziendali – e quindi anche sulle fatture – diventi integralmente digitale. Da qui ne consegue che con la digitalizzazione dei processi, le firme sono integralmente gestibili da qualsiasi dispositivo. In più, i documenti da firmare possono essere proposti proattivamente agli operatori.

Il ruolo della gestione documentale diventa così determinante anche nel settore della logistica. Soprattutto se esso si abbina all’uso della firma digitale, dalla gestione dei contratti alla dematerializzazione dei DDT operata nei magazzini, passando ovviamente per le fatture elettroniche.

Docuware: efficienza e sicurezza per il settore trasporti

Abbiamo sottolineato più volte come nel settore della logistica i documenti necessari per monitorare i processi e fatturare i clienti possono essere manomessi, dispersi o addirittura essere bloccati a bordo di un treno, aereo o qualsiasi altro mezzo di trasporto. E soprattutto se disponi di più filiali, una cooperazione efficiente è praticamente impossibile senza un archivio di documenti centralizzato.

La soluzione è DocuWare. 

Con DocuWare subito dopo la consegna gli autisti provvedono a scansionare i documenti di trasporto con il loro dispositivo e li caricano subito su DocuWare. L’archiviazione e l’elaborazione automatizzata delle fatture inizia già prima che il camion torni su strada. Tutti i soggetti coinvolti, interni ed esterni, sono così sempre aggiornati e hanno sempre accesso a tutti i documenti di cui hanno bisogno.

L’archiviazione centralizzata e le funzioni di ricerca full-text consentono inoltre al personale di back-office di risparmiare ogni giorno del tempo prezioso, consentendo loro di elaborare più ordini e pianificare nuovi percorsi.

Inoltre i documenti devono essere immediatamente recuperabili, sia per monitorare una spedizione che per rispondere a una richiesta urgente del cliente. DocuWare consente di applicare più facilmente le policy di conformità per evitare sanzioni, controllare i costi e creare una catena di approvvigionamento affidabile.

Con DocuWare qualsiasi azienda di servizi di trasporto, stoccaggio e logistica merci può organizzare, proteggere ed elaborare tutte le informazioni aziendali.

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