5 modi in cui la gestione documentale aiuta il team contabile ad essere compliance

Conosci i principali vantaggi legati alla gestione documentale e team contabile? 

Il modo in cui memorizzi i tuoi documenti contabili ha un enorme impatto sulla tua capacità di pianificare in anticipo. Quando i documenti sono difficili da recuperare, creano seri problemi in caso di un audit futuro e limitano la tua capacità di produrre analisi dettagliate dei costi e pianificare i budget. 

Una gestione documentale contabile che soddisfi i requisiti legali e normativi, dovrebbe essere una priorità fondamentale per ogni reparto contabilità.

La tecnologia di archiviazione DocuWare supporta questo sforzo, preservando documenti e dati che consentono al team di monitorare meglio la contabilità fornitori, la contabilità clienti, le spese operative e in conto capitale e il flusso di cassa. 

L’indicizzazione accurata di questi documenti li rende facilmente ricercabili per un rapido recupero. I diritti di accesso chiaramente definiti, l’organizzazione rigorosa delle informazioni e la sicurezza avanzata, supportano iniziative di rigorosa conformità, come GDPR, HIPAA e Sarbanes-Oxley. L’utilizzo di un sistema di gestione documentale per archiviare i documenti contabili consente al team contabile di sviluppare migliori controlli sui dati in cinque modi. 

Continua a leggere per sapere quali sono! 

1. Gestione documentale e team contabile: preparazione per gli audit

Se si dispone di un sistema cartaceo, un audit è spesso un calvario per il team contabile e per i revisori dei conti.

Con un sistema di gestione dei documenti, il tuo team contabile è meglio preparato per un audit perché i documenti possono essere recuperati istantaneamente in base ai criteri di ricerca da te definiti. Ciò consente al tuo team di rispondere rapidamente alle richieste dei revisori e di mantenere un maggiore controllo sulle informazioni aziendali. Ogni acquisizione, versione e annotazione del documento viene registrata per una tracciabilità completa. Inoltre ogni fase del flusso di lavoro viene registrata per la trasparenza del processo.

2. Abilitazione dei programmi di conservazione automatizzati

In un sistema cartaceo, far rispettare i programmi di conservazione dei documenti è un processo gravoso e dispendioso in termini di tempo. Il tuo team deve tenere traccia manualmente dell’età di ogni documento e ordinarlo per data. Il tutto oltre che eliminare i file nei tempi previsti dalla legislazione del settore. 

Con un sistema di gestione documentale, è facile acquisire informazioni quali la data di archiviazione e la data di fatturazione, e utilizzare tali dati in un flusso di lavoro automatizzato. Da lì, le regole aziendali stabilite specificano per quanto tempo è necessario conservare diversi tipi di documenti, come fatture e rendiconti finanziari. Il sistema elimina automaticamente i documenti che l’organizzazione non è tenuta a conservare. 

Un sistema di gestione dei documenti fornisce gli strumenti del flusso di lavoro per consentire la conservazione e la distruzione in orari predeterminati per mantenere la tua azienda conforme e protetta da contenziosi.

3. Gestione documentale e team contabile: creazione di una pista di controllo

I documenti contabili, i dati e le informazioni finanziarie, sono spesso altamente confidenziali. È quindi importante vedere chi ha avuto accesso ai documenti contabili. Ciò è particolarmente vero per le società quotate in borsa. 

Una pista di controllo elettronica mette in atto misure di sicurezza che proteggono la tua azienda e i tuoi dipendenti. Garantisce di avere una cronologia affidabile di chi accede, stampa o modifica i tuoi documenti finanziari, aiutando a determinare la responsabilità in caso di accuse di frode o altri problemi di riservatezza.

4. Supporto dell’analisi dei costi dettagliata

Il personale ha spesso bisogno di accedere a informazioni che non sono archiviate nei sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o contabili. I dettagli dei tuoi pagamenti si trovano solitamente nelle fatture e in altri documenti giustificativi.

Molte organizzazioni utilizzano ancora software per fogli di calcolo per tenere traccia dei dati disparati estratti da ERP e software line-of business. Quando si tratta di dati complessi, si consiglia di utilizzare una soluzione software con rigorosi standard di sicurezza, controllo della versione e solide capacità di integrazione. 

Una soluzione di gestione documentale integrata con l’infrastruttura tecnologica, rende l’analisi dettagliata dei costi molto più semplice e precisa.

5. Fornire una pianificazione del budget più accurata per la tua gestione documentale 

Quando la tua azienda mette insieme un budget, potrebbe essere necessario accedere a informazioni che vanno più in profondità rispetto alla revisione dei tuoi rendiconti finanziari per pianificare accuratamente i costi di capitale e operativi. I rendiconti finanziari mostrano quanto hai speso in un determinato anno. Se vuoi sapere cosa c’è dietro un numero, dovresti analizzare i documenti correlati. 

Questa maggiore trasparenza consente ai responsabili di reparto e al tuo team esecutivo di valutare se i modelli di spesa per l’anno precedente saranno simili per l’anno successivo e pianificare in modo più intelligente se mantenere o modificare i servizi.

I processi che utilizzi per archiviare i tuoi documenti contabili hanno un enorme impatto sulla tua capacità di mantenere il controllo delle informazioni che influiscono sui tuoi profitti. Utilizzando un sistema di gestione dei documenti come DocuWare, la documentazione è disponibile per il recupero istantaneo. In questo modo si migliora l’esito di potenziali audit e si aumenta l’accuratezza della pianificazione del budget e dell’analisi dei costi.

 

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