Gestione documentale e ROI: tutti i vantaggi della digitalizzazione

Perché accontentarsi di una gestione documentale manuale quando puoi ottenere grandi vantaggi per il tuo business attraverso un DMS e incrementare il ROI aziendale? 

Ogni volta che fai un investimento tecnologico che ti consente di ridurre le spese quotidiane, i vantaggi per la tua azienda aumentano notevolmente. A titolo esemplificativo, rispetto alla gestione documentale digitale, la gestione documentale cartacea rappresenta un serio ostacolo sia all’efficienza che alla redditività. 

La scelta del giusto sistema di gestione dei documenti – DMS – per le tue esigenze aziendali consente alla tua azienda di superare i ritardi e aumentare la produttività, offrendo allo stesso tempo un notevole risparmio di tempo e denaro. I maggiori vantaggi della digitalizzazione si applicano all’elaborazione delle fatture e ai dipartimenti HR, ma possono essere efficacemente applicati anche al settore marketing, delle vendite e a qualsiasi altra unità aziendale.

Noi di Real Document Solution abbiamo selezionato 4 aree in cui ottenere grandi vantaggi con la digitalizzazione della gestione documentale. Ecco quali sono! 

Come calcolare il ROI per la scelta di un sistema di gestione documentale

La prima domanda che dobbiamo farci è: 

Come si calcola il ritorno dell’investimento – ROI – contenuto nella scelta di adottare un sistema di gestione documentale?

Ciò che bisogna fare è quantificare i risparmi potenziali nella propria organizzazione aziendale, sia per singolo reparto o funzione che come complesso intero. L’approccio consigliato è quindi quello di un calcolo oggettivo delle opportunità di risparmio complessivo, per poi passare ad un’analisi dettagliata dei processi documentali dell’azienda. Questo procedimento è finalizzato a trovare come ripensare le procedure interne al fine di garantire la completa e continua disponibilità di tutti i documenti e le informazioni necessarie alla vita aziendale, senza subire quei costi implicati dal mantenimento di grandi archivi cartacei e dalla loro gestione in fase di ricerca e manutenzione. 

Di seguito puoi trovare le 4 aree in cui la tua azienda ottiene maggiori vantaggi grazie alla digitalizzazione documentale. 

• Migliora l’esperienza del cliente

Circa il 5-10% delle fatture che elabori richiede un po’ di follow-up. Forse un venditore chiama per dire che hai pagato l’importo sbagliato, oppure un cliente vuole sapere perché non è stato applicato uno sconto alla sua fattura. Se hai un processo cartaceo, quando questo accade, un dipendente deve individuare e rivedere la fattura manualmente. Il tutto si traduce in grande dispersione di tempo.

 Adottare un sistema di gestione documentale contribuisce a ridurre il tempo di recupero a pochi secondi, e consente ai dipendenti di risolvere i problemi senza dover parlare al telefono, aiutando così la tua azienda ad ottenere rapidamente un ROI sostanziale. 

 La migliore esperienza del cliente migliora anche la sua soddisfazione e fidelizzazione. 

Per approfondire questo tema, ti consigliamo di leggere questo articolo su Come la gestione documentale migliora il tuo customer service.

• Un migliore flusso di lavoro del processo di vendita

Quando i venditori preparano proposte per un potenziale cliente o un cliente, spesso queste passano attraverso diverse versioni prima di concludere l’affare. Ad esempio, se il tuo team di vendita utilizza Microsoft Word, cerca l’ultima versione della proposta. Quindi modifica il documento, lo salvano con un nuovo nome file e inviano il nuovo documento al cliente. Questo processo richiede molto tempo e distoglie l’attenzione dei venditori dal loro obiettivo principale: vendere i prodotti e/o servizi della tua azienda. 

 Se ad esempio il tuo team di vendita ha bisogno di creare varie versioni di un’offerta per concludere l’affare e ogni revisione richiede in media 20 minuti, è comprensibile come vi sia un grande dispendio di risorse in termini di tempo. Con una soluzione di gestione documentale è più facile trovare il documento più recente ed aggiornato. Con un DMS le funzionalità di controllo della versione salvano automaticamente i documenti modificati come una nuova versione e forniscono una cronologia dei documenti per garantire che tutti stiano modificando la versione più recente.

• Archiviazione e recupero dei documenti più efficiente

Molte attività collaborative richiedono l’elaborazione di documenti. Migliorare la loro efficienza attraverso un DMS ha un significativo impatto sui profitti della tua azienda.

 Un efficace sistema di gestione documentale contribuisce a ridurre notevolmente il tempo dedicato alla memorizzazione o al recupero di un documento. Risulta evidente come questa sia una concreta opportunità per avere un ROI significativo. 

• Classificazione e indicizzazione della digitalizzazione

Se la tua azienda riceve fatture su carta, elaborarle e indicizzarle elettronicamente è un ottimo modo per risparmiare tempo e denaro. Anche se esegui già la scansione di documenti cartacei, il tuo team deve comunque acquisire diversi dati, come ad esempio il nome del fornitore, l’importo, il numero di fattura e la data. Poiché le fatture variano da un’azienda all’altra, non puoi semplicemente impostare un modello per cercare determinate informazioni in aree predefinite del documento. 

 DocuWare Intelligent Indexing addestra il sistema per acquisire automaticamente da una fattura tutti i dati necessari. La tecnologia di apprendimento automatico ricorda ogni documento e le tue preferenze di indicizzazione, per cui per ogni acquisizione aumentano la velocità, la precisione e l’affidabilità dello strumento. Sebbene fatture, contratti e molti altri documenti inizino la loro vita su carta, l’Intelligent Indexing scansiona facilmente i termini chiave di cui la tua azienda ha bisogno e li converte in dati strutturati, indicizzati, utilizzabili e ricercabili. 

 L’Intelligent Indexing aiuta le aziende di tutte le dimensioni a elaborare documenti che non possono essere standardizzati, come fatture in entrata e biglietti di consegna – che hanno un aspetto diverso a seconda del fornitore. I documenti verranno indicizzati correttamente semplicemente facendo clic su “salva”. Si tratta quindi di un aumento significativo dell’efficienza.

Come DocuWare aiuta la tua azienda

 Le aziende investono in un sistema di gestione dei documenti per vari motivi: alcune devono gestire un carico di lavoro sempre maggiore, mentre altre cercano di ridurre le noiose attività manuali. Se vuoi ottenere un ROI significativo con la tua soluzione di gestione documentale, DocuWare è tutto ciò di cui hai bisogno! 

Inizia calcolando i tuoi risparmi per queste quattro aree e scegli le migliori opportunità per la tua attività. 

 

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