Gestione documentale e logistica: come il digitale migliora i processi e la sicurezza

Gestione documentale e logistica: è tempo di digitalizzare se si vogliono migliorare i processi e la sicurezza generale dell’azienda. 

Ma quali sono i benefici che offre la dematerializzazione documentale quando si parla di Supply Chain? 

Consente di migliorare i meccanismi di rimessa degli ordini sulla piattaforma dell’Agenzie delle entrate, di rendere i cicli di fornitura sempre più rapidi ed efficienti, di snellire i flussi approvativi della catena logistica, garantendo la compliance e potenziando il sistema di recupero dei pagamenti. Inoltre, tutto ciò genera grandi risparmi sul piano della gestione. 

Gestione documentale e logistica: una gestione documentale snella 

Quelli che abbiamo indicato, sono tutti vantaggi facilmente quantificabili. Tuttavia, ci sono ancora molte aziende che in Italia si mostrano restie  all’adozione di queste piattaforme. 

La questione è prettamente culturale. È infatti incontestabile il fatto che la procedura tradizionale con carta sia più complessa, poiché, affinché il cerchio possa considerarsi chiuso, è necessaria la controfirma del destinatario dell’ordine e la sua riconciliazione a livello contabile. Ecco che l’automazione potrebbe semplificare e snellire notevolmente la catena della fornitura.

Inoltre, l’emergenza sanitaria da Covid-19 ha comportato una spinta decisa ai processi di digitalizzazione anche nel settore della logistica. Eppure ancora molte aziende continuano a evidenziare una certa diffidenza all’idea di “privarsi” temporaneamente del documento durante la fase finale del processo.

In questo senso, potrebbe essere sufficiente proporre il tema e rappresentare in modo asettico tutti quei risultati che effettivamente si ottengono nel momento in cui un’azienda decide di ridisegnare l’intero processo di approvvigionamento sostituendo il documento elettronico alla carta. Ricorda che è più sostenibile, necessita di minore spazio fisico e costa meno. 

Insomma, un’operazione che conviene a tutte le aziende, a prescindere dalla loro dimensione. La gestione documentale digitale nel settore della è una leva proporzionale, e aiuta soprattutto le piccole imprese a sfruttare nuove economie di scala.

Se vuoi approfondire l’argomento, ti consigliamo di leggere l’articolo 7 ostacoli tra te e il tuo ufficio paperless.

Gestione documentale e logistica: compliance ed efficienza vanno di pari passo nella Supply Chain

Durante il ciclo dell’ordine, la possibilità di poter avere tracciatura ed evidenza di ogni singolo passaggio, per le imprese rappresenta la garanzia che il processo digitale attivato aderisce totalmente al framework normativo. Inoltre, l’intero impianto deve essere in totale compliance con le norme giuridiche e tecniche, in base agli standard Iso 27000 e Iso 9000. Nel momento in cui un’impresa si confronta con la Pubblica Amministrazione, è fondamentale poter contare su questo aspetto. Dobbiamo infatti ricordare come la Pubblica Amministrazione sia vincolata a una piattaforma caratterizzata da protocolli di accettazione e transito della documentazione estremamente rigidi.

Ma in realtà, è ogni singolo passaggio procedurale della Supply Chain ad avere queste caratteristiche, e il ciclo dell’ordine non si può gestire sul piano digitale se non vengono attentamente seguite tutte le varie norme che regolano i diversi passaggi. In definitiva, un sistema di Document Management dematerializzato deve assolutamente configurarsi come dichiaratamente e totalmente, altrimenti non può esserlo.

DocuWare:  efficienza e sicurezza per il settore trasporti

Nel settore della logistica i documenti necessari per monitorare i processi e fatturare i clienti possono essere manomessi, dispersi o addirittura essere bloccati a bordo di un treno, aereo o qualsiasi altro mezzo di trasporto. E soprattutto se disponi di più filiali, una cooperazione efficiente è praticamente impossibile senza un archivio di documenti centralizzato.

La soluzione è DocuWare. 

Facciamo qualche esempio sul perché DocuWare è la soluzione perfetta per la tua gestione documentale.

Innanzitutto, con DocuWare subito dopo la consegna gli autisti provvedono a scansionare i documenti di trasporto con il loro dispositivo e li caricano subito su DocuWare. L’archiviazione e l’elaborazione automatizzata delle fatture inizia già prima che il camion torni su strada. Tutti i soggetti coinvolti, interni ed esterni, sono così sempre aggiornati e hanno sempre accesso a tutti i documenti di cui hanno bisogno. 

L’archiviazione centralizzata e le funzioni di ricerca full-text consentono inoltre al personale di back-office di risparmiare ogni giorno del tempo prezioso, consentendo loro di elaborare più ordini e pianificare nuovi percorsi.

Inoltre, i documenti devono essere immediatamente recuperabili, sia per monitorare una spedizione che per rispondere a una richiesta urgente del cliente. DocuWare consente di applicare più facilmente le policy di conformità per evitare sanzioni, controllare i costi e creare una catena di approvvigionamento affidabile.

Con DocuWare qualsiasi azienda di servizi di trasporto, stoccaggio e logistica merci può organizzare, proteggere ed elaborare tutte le informazioni aziendali.

 

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