Gestione documentale e automazione del workflow per il mondo dell’educazione

La digital transformation è una delle rivoluzioni più forti ed evidenti degli ultimi anni. Alla base di questa trasformazione vi è il concetto di digitalizzazione e automazione. Queste sono caratteristiche che hanno come unico obiettivo comune quello dell’ottimizzazione dei processi aziendali, indipendentemente dal settore in cui l’azienda stessa svolge la propria attività.  Ecco che il mondo dell’educazione non viene escluso dalla digital transformation, ma travolto esattamente come qualsiasi altro settore.

In questo articolo cercheremo di vedere come esattamente la gestione documentale e l’automazione del workflow abbia influenzato il mondo dell’educazione, soffermandosi poi su DocuWare, il software di gestione documentale indispensabile anche in questo settore. 

Iniziamo!

Come la gestione documentale e la digitalizzazione stanno cambiando il mondo dell’educazione

Come abbiamo anticipato, ad oggi è impensabile ad esempio studiare in una scuola che non sia non connessa. O che sia priva di risorse multimediali, sistemi informatici e computer. 

Il Rapporto Digital 2018 segnala che circa soltanto il 4% delle scuole italiane non siano digitalizzate. Ma all’interno di questa minoranza almeno il 70% dei processi è ancora attualmente gestito in forma cartacea e tradizionale.

Il medesimo Rapporto Digital è andato a classificare le scuole italiane in base al loro livello di digitalizzazione, nello specifico individuando tre diverse categorie:

• Il 21% delle scuole è definita come beginners, dove il processo di digitalizzazione si trova ancora agli inizi e coinvolge soltanto la metà del totale dell attività scolastiche;
• I digital believers (circa il 36% delle scuole), cioè tutte quelle scuole la cui digitalizzazione ha coinvolto circa più del 70% delle attività scolastiche;
• Gli istituti completamente digitalizzati, che ad oggi rappresentano il 39%. 

Le tre caratteristiche della scuola digitalizzata e del futuro sembrerebbero essere quindi apprendimento, spazio e tecnologia. Un ambiente destrutturato dove gli studenti sono i veri protagonisti del loro processo di apprendimento. Una tecnologia che non rappresenta più un supporto, ma uno strumento attraverso cui avviene l’apprendimento stesso.

Ecco perciò come la digital transformation si inserisce anche nel settore dell’educazione. In particolare risulta essere fondamentale il concetto di dematerializzazione documentale, ovvero quel particolare procedimento che è in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali, abbracciando il fenomeno di un ambiente sempre più paperless e sostenibile. Scegliere di eliminare la carta è una priorità per chiunque voglia migliorare la propria produttività e tagliare i costi. I documenti cartacei creano infatti tutta una serie di inefficienze quotidiane nel modo di lavorare. La dematerializzazione rappresenta il primo passaggio per trasformare il documento in un elemento attivo. Esso porta con sé informazioni che possono essere sfruttate solo se inserite all’interno di processi digitali.

La gestione documentale semplifica i processi amministrativi

La gestione documentale dei procedimenti amministrativi riesce a garantire perfettamente la corretta amministrazione dei documenti, a partire dalla loro produzione fino alla loro conservazione. Essa insieme all’automazione del flusso di lavoro ti consentono di digitalizzare i documenti.

Si possono salvare in modo sicuro in un archivio organizzato per un rapido recupero quando necessario.

I principali vantaggi della gestione documentale sono:

• Riduzione dei costi: la corretta gestione documentale porta con sé una sostanziale riduzione dei costi in quanto ottimizza e semplifica i workflow interni. Inoltre, evita che si verifichino eventuali perdite di denaro derivanti da cattiva e/o inefficiente;
• Inalterabilità dei documenti: ricorda sempre che il vero valore di un documento è dato dalle informazioni che contiene. Queste stesse informazioni possono essere alterate o modificate se il documento è in versione cartaceo. Tutto questo non è possibile se stiamo invece parlando di documenti informatici; 
• Disponibilità dei documenti: grazie alla dematerializzazione e/o digitalizzazione dei documenti, i sistemi di gestione documentale consentono la disponibilità immediata della documentazione, evitando così di perdere inutilmente tempo.

Per completezza, a questi tre vantaggi bisogna poi aggiungere due vantaggi specifici derivanti dalla gestione di documenti digitali: la riduzione della carta e la riduzione degli spazi di archiviazione – scaffali e faldoni di documenti vengono eliminati o comunque drasticamente ridotti.

Semplificare quindi i procedimenti amministrativi vuol dire rendere tali procedimenti molto più rapidi, intuitivi ed efficaci, apportando al settore tutti i vantaggi sopra esposti. 

Tutto questo è reso possibile soltanto attraverso l’uso di un software di gestione documentale. Se vuoi capire meglio di cosa stiamo parlando, ti consiglio di leggere questo articolo sul cos’è un software di gestione documentale.  

Docuware per automatizzare il workflow finanziario delle università

Ad oggi DocuWare è uno dei più potenti ed apprezzati software di gestione documentale in commercio. Utilizzando DocuWare i college e le università hanno tra le mani una soluzione economica e sostenibile. Così si supportano la tradizionale istruzione in aula e l’apprendimento distribuito e in remoto. DocuWare permette di centralizzare e proteggere i documenti per le ammissioni, gli aiuti finanziari, i registri degli studenti, la gestione delle strutture e molto altro.

Con DocuWare ogni dipartimento accademico e amministrativo può utilizzare il sistema con facilità, riducendo drasticamente le spese correlate. Inoltre, il suo solido flusso di lavoro digitale automatizza i processi in tutto il campus o in tutta la struttura. Lavorare con moduli di iscrizione, trascrizioni, fatture, corrispondenza degli ex studenti e centinaia di altri documenti non è mai stato così facile. La digitalizzazione dei documenti cartacei per il recupero istantaneo fornisce poi al personale e ai docenti tutte le informazioni di cui hanno bisogno. In questo modo si riesce a creare una migliore esperienza per gli studenti.

DocuWare incrementa anche la salute finanziaria automatizzando l’elaborazione delle tasse scolastiche, gli aiuti finanziari, i debiti e i crediti e la gestione delle sovvenzioni. Migliora i servizi per gli studenti attraverso l’automatizzazione dei processi nel ciclo di vita degli studenti come l’iscrizione, la gestione delle trascrizioni e il coinvolgimento degli ex studenti – il tutto senza la necessità di aggiungere personale in tutte queste operazioni. Questo sistema intuitivo è facile da implementare, a prova di futuro e conveniente. 

Contattaci se vuoi saperne di più sulla gestione documentale e l’automatizzazione del workflow nel mondo dell’educazione o per richiedere la tua prova gratuita di DocuWare!