La trasformazione digitale dell’intelligenza artificiale (AI) si riferisce all’uso dell’intelligenza artificiale per aiutare a risolvere i problemi e lavorare in modo più efficiente. Secondo recenti studi, il 46% dei dipendenti di piccole e medie imprese continua a perdere tempo quotidianamente con flussi di lavoro cartacei inefficienti. Ciò significa che i sistemi intelligenti di gestione dei documenti possono fare molto per migliorare questi processi.

Le aziende che già utilizzano sofisticati sistemi di gestione dei documenti guadagnano un vantaggio competitivo. La buona notizia è che questi strumenti intelligenti possono aiutare maggiormente quando le organizzazioni non hanno fatto molto affidamento sulla tecnologia in passato e hanno bisogno di recuperare il ritardo. Ancora meglio, i sistemi intelligenti di gestione dei documenti sono diventati accessibili e utili per aziende di tutte le dimensioni e tipi.

 

5 modi in cui la gestione documentale e l’AI migliorano il business aziendale

Molte organizzazioni e industrie hanno ancora problemi con i documenti cartacei. Anche se l’azienda non li genera, potrebbe essere necessario utilizzare moduli cartacei del governo o dei partner commerciali. Inoltre, alcune aziende si sono allontanate dalla carta fisica. Allo stesso tempo, potrebbero aver fatto solo un piccolo passo verso la digitalizzazione allegando fogli di calcolo o moduli scansionati alle e-mail e archiviandoli su varie unità disco in modo casuale e disorganizzato. Tutte queste pratiche fanno perdere tempo perché possono comportare il tipo di cattiva gestione dei dati che causa documenti ridondanti, errati, persi e non sicuri.

Al contrario, considera solo alcuni modi rivoluzionari in cui l’utilizzo dell’intelligenza artificiale nei sistemi di gestione dei documenti come DocuWare può accelerare e migliorare l’integrità delle pratiche aziendali comuni.

 

Automatizza i processi manuali

Dopo aver scansionato o inserito il documento, il sistema di intelligenza artificiale può automatizzare gran parte del lavoro faticoso applicando al contempo buoni standard. Gli esempi includono l’utilizzo di sistemi intelligenti per aiutare a classificare e contrassegnare le voci, in modo che siano facili da trovare la prossima volta. Questa capacità può accelerare gli sforzi iniziali di digitalizzazione e aiutare con le attività future. Poiché i dipendenti utilizzano il sistema, le ricerche efficienti spesso si basano sulla corretta etichettatura e categorizzazione dei documenti, ma questa è un’area che viene spesso trascurata al momento dell’inserimento delle informazioni. Anche se il sistema non contrassegna e classifica automaticamente, può applicare regole preimpostate per garantire che i dipendenti svolgono questo lavoro extra quando ne inviano di nuovi.

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Accelerare la business intelligence

I sistemi intelligenti possono accelerare la business intelligence. Ad esempio, l’intelligenza artificiale può individuare modelli in insiemi di dati molto grandi molto più velocemente di quanto possano fare le persone. 

Facciamo un esempio. 

Un responsabile delle assunzioni potrebbe cercare tra i curriculum con un sistema intelligente che troverà parole chiave associate a persone di successo assunte in passato o basate su regole preimpostate.

Gli addetti IT sono abituati a vedere i dati organizzati in database o report formattati. Nessuno può aspettarsi quel tipo di organizzazione nella maggior parte dei documenti. Invece, la comunicazione arriva spesso sotto forma di e-mail, messaggi di testo, lettere o moduli di un’altra organizzazione. In passato, le persone avevano bisogno di setacciare questo tipo di comunicazione per estrarre e organizzare le informazioni. Oggi, la gestione intelligente dei dati può svolgere gran parte del lavoro pesante. 

 

Semplifica la preparazione dei documenti

Invece di dover insegnare ai dipendenti come formattare correttamente vari documenti, l’intelligenza artificiale può semplicemente richiedere le informazioni per documenti nuovi e unici. Ad esempio, il sistema può generare automaticamente un contratto di lavoro per i nuovi assunti, in base al nome del dipendente e ad altre informazioni già in suo possesso dal processo di reclutamento.

Migliora la sicurezza dei documenti

La capacità dell’intelligenza artificiale di proteggere le informazioni potrebbe rivelarsi uno dei suoi maggiori vantaggi. Il sistema di gestione dei documenti può scansionare automaticamente le informazioni sensibili e contrassegnare tutti i documenti che le contengono. Ancora meglio, il software può rilevare richieste insolite di dati privati ​​e impedire l’accesso o allertare i team di sicurezza. 

 

Migliora la qualità dei dati

Il sistema intelligente di gestione dei documenti può aiutare a ridurre la ridondanza dei dati, rilevare gli errori di input e impedire che i file vengano smarriti. Le aziende hanno bisogno di buoni dati per un processo decisionale e un’elaborazione aziendale efficienti, e questa è un’altra caratteristica che l’intelligenza artificiale può fornire.

 

Come la trasformazione digitale basata su documenti può aiutare le aziende

Dai team legali che devono analizzare i documenti di scoperta ai negozi al dettaglio che devono prevedere le tendenze delle vendite, l’intelligenza artificiale nella gestione dei documenti può migliorare l’efficienza in modi rivoluzionari. Può portare ordine nel caos, fornire informazioni utili e persino aiutare a prevenire eventi comuni come gli errori di immissione dei dati. Per ottenere il massimo dai tuoi preziosi dati, dovresti prendere in considerazione l’assistenza di un sistema di gestione dei documenti intelligente.

 

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