Gestione documentale da mobile per team di lavoro connessi e efficienti

Quante volte ti è capitato di dover trasformare un documento cartaceo in uno in formato PDF? Quante volte invece ti è capitato di richiedere documenti ad un cliente e ti sei sentito rispondere che non era possibile perché non in possesso di uno scanner? La soluzione è semplice: fare una scansione in formato pdf da mobile. Questa operazione in realtà è molto semplice e non richiede alcuna specifica competenza tecnica. L’importante infatti è seguire alcune semplici regole ed utilizzare gli strumenti giusti.

Non solo, ma se le diverse pagine che stai scannerizzando con il tuo smartphone fanno parte di un unico documento che è composto da più pagine, esistono app che consentono di includerle tutte all’interno del medesimo documento e unirle in un unico file pdf. 

Tutto questo contribuisce a rendere tutto il team di lavoro sempre connesso e produttivo, semplificando e migliorando tutti i processi aziendali. 

In questo articolo vediamo come elaborare la scansione di un documento cartaceo in un documento PDF pronto per essere condiviso con i tuoi collaboratori ed i tuoi clienti. 

Ecco come fare!

Scannerizzare documenti da app: i vantaggi

Scannerizzare documenti direttamente da app – e quindi direttamente dal tuo dispositivo – non solo è un’operazione molto semplice ed intuitiva, ma porta con sé tutta una serie di interessanti vantaggi. 

In particolare un’app scanner sul tuo smartphone permette di:

• Trasformare il telefono in uno scanner digitale, per cui puoi anche non avere uno scanner fisico per compiere questa operazione; 
• Risparmiare tempo: ti basterà aprire l’app ed inquadrare il file cartaceo che vuoi trasformare in PDF; 
• Esportare facilmente il file in PDF;
• Aprire i documenti direttamente sullo smartphone;
• Inviare il file come allegato email;
• Condividere il file esternamente;
• Salvare i documenti sui servizi di cloud storage gratuiti e illimitati.

La gestione documentale mobile con Docuware

È evidente a tutti quale sia la tendenza dell’ultimo decennio: l’ascesa del mobile ha letteralmente trasformato come e dove si fa business.

Sempre più spesso i knowledge worker si trovano al di fuori di un ufficio fisico centrale. I lavoratori remoti, i viaggi d’affari e gli uffici satellite che abbracciano i fusi orari vengono oggi considerati come il cosiddetto new normal. Non solo, ma i dispositivi mobili rappresentano anche l’unico modo per mantenere i team sempre connessi e produttivi. 

Ecco perché DocuWare fornisce app per iOS e Android che consentono a ciascun lavoratore di avviare, partecipare e completare tutti i processi digitali, consentendo un  flusso di informazioni più rapido e un processo decisionale molto più chiaro ed intuitivo.

Con DocuWare puoi accedere a tutti i tuoi documenti, restare coinvolto nei flussi di lavoro e archiviare i documenti da qualsiasi app. L’app di DocuWare è gratuita e può essere collegata al sistema centrale DocuWare tramite codice QR. Per le applicazioni locali è invece necessaria una licenza mobile per colleghi mobili illimitati.

In breve, con DocuWare puoi: 

• Completare e firmare i moduli direttamente sul tuo dispositivo per avviare un nuovo flusso di lavoro;
• Accedere e rivedere i contratti;
• Instradare, rivedere e approvare le fatture per un pagamento rapido;
• Scansionare e inviare ricevute e rapporti direttamente dalla strada.

Come scannerizzare un documento con PaperScan

Una delle migliori app per scannerizzare i tuoi documenti da app è PaperScan. Questa app adotta l’approccio di aggiornare il software dello scanner a una soluzione molto più solida che consente di ottenere il massimo dal proprio dispositivo. 

Guardiamo subito quali sono le principali caratteristiche di PaperScan: 

• Permette di importare immagini e file PDF e di migliorare e ritoccare e tali file; 
• È dotato di una funzione che consente di eliminare il segno dai fogli spillati;
• Consente di eliminare in automatico l’inclinazione dei documenti scannerizzati;
• Elimina le pagine bianche; 
• Permette di ritoccare i documenti usando effetti, filtri e livelli del colore.

PaperScan ha come obiettivo quello di fornire utili funzionalità aggiuntive che permettono non soltanto di scansionare, ma anche di organizzare i propri documenti nel momento successivo alla scansione. La versione gratuita include infatti strumenti di post-elaborazione come quello di rimozione della perforazione rotazione, regolazioni del colore con opzioni di filtro e rimozione dei bordi.

Scannerizzare con app da mobile: qualche consiglio pratico

La prima cosa da fare per avere una buona foto del documento da acquisire è quella di pulire la lente della fotocamera del tuo smartphone con un panno. Un altro accorgimento è quello di cercare di fare la foto in condizioni di luce che siano almeno accettabili. In assenza infatti di un’illuminazione adeguata, la scansione del documento può risultare poco leggibile. L’illuminazione ideale si ha con una luce intensa e distribuita in modo uniforme lungo tutta la superficie dove è poggiato il documento. 

Per quanto riguarda l’inquadratura, il consiglio è quello di posizionare lo smartphone in modo tale che lo schermo risulti essere parallelo alla pagina e la distanza che intercorre tra la pagina del documento e la fotocamera del telefono sia tale da consentire all’intera pagina di entrare nell’inquadratura.

Nel complesso, PaperScan è davvero in grado di offrire tutta una serie di strumenti utili e a un prezzo competitivo rispetto ai fornitori più grandi.

Scansiona documenti con la massima qualità, caricali su Dropbox, Google Drive o DocuWare e consenti ai tuoi colleghi in ufficio o in altri luoghi di accedere immediatamente alle informazioni più recenti. PaperScan può essere utilizzato anche indipendentemente da DocuWare per scansioni di documenti di alta qualità in ambienti aziendali e privati.

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