Gestione documentale da mobile: lavorare in maniera smart ed efficiente

Se è vero che la tecnologia è riuscita a fornire alle aziende un modo del tutto nuovo di lavorare – pensiamo anche solo al fenomeno degli uffici paperless – è anche vero che uno dei punti di forza di tale tecnologia è quella di permettere di lavorare ovunque nel mondo senza mai rinunciare all’efficienza. È quello che in gergo tecnico si definisce come lavorare in maniera smart – ovvero intelligente – attraverso l’uso di smartphone o altri dispositivi. La tecnologia mobile consente di aiutare le aziende perché permette delle modalità di lavoro molto più flessibili ma anche più efficienti.

Vediamo allora nel dettaglio cosa significa fare mobile working. E come questo può essere sfruttato da tutti coloro che lavorano all’interno delle dinamiche aziendali, ma soprattutto vediamo come il software di gestione documentale DocuWare puo’ aiutarti ad avere una gestione più mobile-friendly. 

Iniziamo!

Mobile working: che cosa significa

Letteralmente Mobile Working vuol dire lavoro mobile.

Grazie alle nuove frontiere di digitalizzazione – ma anche alla dematerializzazione dei luoghi di lavoro e delle sedi aziendali fisiche – è possibile effettuare un’operazione di gestione documentale da qualsiasi posto nel mondo. In questo modo si trasporta il tuo intero ufficio all’interno del tuo dispositivo mobile. 

Puoi infatti accedere al tuo lavoro da qualsiasi dispositivo: dal computer, allo smartphone fino ad arrivare al tablet. 

Ciascuno di questi dispositivi è in grado di fornire tutto il materiale di cui hai bisogno per svolgere le mansioni aziendali attraverso un semplice click.

Ma perché è così importante per la tua azienda prendere in considerazione l’adozione del mobile working? 

Perché per garantire massima efficienza l’accesso ai documenti aziendali non dovrebbero mai avere limiti. 

Molti imprenditori e manager negli ultimi anni hanno notato una crescita esponenziale dei propri dipendenti che lavorano da casa. Infatti, quasi il 60% delle aziende quelle che gestiscono una forza lavoro remota.

L’efficienza del mobile working è quella di lavorare in mobilità e riuscire a creare una situazione adatta al lavoro ovunque ci si trovi. Con il mobile working è quindi possibile gestire il patrimonio documentale da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento. 

Un esempio? Sul proprio smartphone si possono controllare, cercare e visualizzare qualsiasi tipo di documento aziendale. È possibile, però, inserire anche nuovi file, ordinarli secondo criteri diversi oppure inviarli per mail. Inoltre risulta davvero molto facile anche archiviare tutto il materiale prodotto. 

Vediamo adesso nel dettaglio come sfruttare il mobile working all’interno delle tue dinamiche aziendali. E in particolare, come DocuWare è sempre al tuo fianco per ottimizzare il lavoro e la comunicazione tra il tuo team. 

Lavorare da mobile nel settore vendite

Quante volte un’azienda ha i propri responsabili commerciali fuori dall’ufficio? Questa eventualità può verificarsi molto spesso all’interno delle imprese, per cui c’è bisogno di uno strumento che renda il loro lavoro più efficiente.

Ecco che DocuWare funziona tranquillamente da qualsiasi dispositivo, dallo smartphone fino al laptop. In questo modo per i manager fuori sede tutti i contratti, i documenti HR, i report finanziari e le presentazioni saranno a portata di clic. 

Sarà sempre possibile ottenere informazioni e completare correttamente i flussi di lavoro.

Viaggi di lavoro: il tuo ufficio mobile 

Chi viaggia spesso per lavoro ha bisogno di portare sempre con sé gli “strumenti del mestiere”. Per questo motivo è necessario avere tutti i documenti a portata di dispositivo. 

Ad esempio un’attività che può essere svolta anche da remoto è quella della gestione delle note spese. I software per automatizzare le note spese aiutano le aziende a tenere traccia di tutte le spese e le trasferte aziendali con facilità e sicurezza. Consentire ai propri dipendenti di presentare in modo più semplice e veloce i propri resoconti spese vuol dire anche ottimizzare questo procedimento. 

Smart working

Negli ultimi due anni abbiamo toccato con mano il fenomeno dello smart working, imposto per garantire sicurezza a tutti i lavoratori. 

Lo smart working però non è di certo nato con l’avvento della pandemia, ma era invece un fenomeno già presente in molte dinamiche aziendali. 

Lavorando da remoto si possono incontrare alcuni ostacoli o difficoltà, come le VPN lente e le unità di rete disordinate, capaci di minare la produttività. 

Grazie a DocuWare è possibile avere un accesso centralizzato e istantaneo ai documenti e al flusso di lavoro, ottimizzando il lavoro del tuo team aziendale. 

Uffici su diversi territori

Avere una grande azienda spesso vuol dire anche fare i conti con uffici collocati su diversi territori. La gestione del lavoro in queste condizioni può risultare davvero difficile, soprattutto nella fase di coordinamento. 

La soluzione è sempre una: DocuWare.

DocuWare mantiene il flusso di informazioni tra tutto il tuo team – anche in uffici dislocati in territori diversi – senza interruzioni. 

Il flusso di lavoro istantaneo e accelerato dal cloud garantisce che tutte le transazioni siano in tempo reale.

Una gestione documentale mobile-friendly: Docuware

Scegliere DocuWare vuol dire migliorare il lavoro del tuo team anche quando questo si svolge al di fuori dell’ufficio – sia in casa che in viaggio. 

Abbracciando la flessibilità propria del mobile, ogni lavoratore può facilmente portare avanti il ​​flusso di lavoro anche al di fuori del proprio contesto fisico aziendale.

Ecco ad esempio cosa puoi fare con DocuWare da mobile: 

• Avviare un flusso di lavoro: puoi scattare una foto di un documento e avviare un nuovo processo basato su dati indicizzati automaticamente;
• Partecipare ai processi: inviare documenti per l’approvazione, fornire informazioni aggiuntive o semplicemente eseguire una ricerca;
• Completare le attività: approvare le richieste e prendere decisioni informate e senza ritardi.

Non solo, ma utilizzando DocuWare da mobile potrai: 

• Lavorare in qualsiasi momento: i fusi orari e gli orari di viaggio frenetici non saranno più un ostacolo;
• Lavorare in qualsiasi posto: restare connesso ovunque nel mondo non è mai stato così facile, che tu sia in viaggio, da un ufficio a casa, in un ufficio satellite o ovunque con una connessione di rete;
• Lavorare da qualsiasi dispositivo: smartphone, tablet, laptop; Mac, Windows, iOS, Android; Wi-Fi o 4G; 
• Avere tutto quello che ti serve direttamente nel cloud: con client basati su browser e data center in tutto il mondo, i team sono sempre sincronizzati tra loro.

Il modo migliore per vedere come la tua forza lavoro può trarre vantaggio dalle soluzioni DocuWare anche da mobile è provarlo tu stesso! 

Per questo abbiamo deciso di fornirti una demo gratuita per 30 giorni. 

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