Gestione documentale da mobile: cosa serve per implementarla al meglio

La gestione documentale da mobile offre efficienza e flessibilità senza precedenti. Non esistono più i giorni in cui i cellulari venivano utilizzati principalmente per chiamare e inviare messaggi. Con le ultime funzionalità, possiamo paragonarli a dei supercomputer in grado di sostenere un’intera impresa. Non c’è da stupirsi che le aziende di maggior successo oggi utilizzano gli smartphone per lavoro, in particolare per la gestione dei documenti da mobile.

In questo articolo vediamo cosa significa gestione documentale da mobile e cosa serve per implementarla al meglio. 

 

Gestione documentale da mobile: cos’è

La gestione documentale da mobile si riferisce a un sistema che consente di portare in tasca l’intero ufficio con uno spazio di archiviazione ottimale e una sicurezza assoluta. 

Riesci a immaginare quanto sarebbe impressionante avere l’intera cartella del cliente sul tuo cellulare quando lo incontri fuori a pranzo? 

Con la gestione documentale da mobile puoi fare proprio questo e molto altro, poiché le informazioni sui tuoi clienti sono sempre a portata di clic.

Un’app per la gestione dei documenti mobile offre lo stesso livello di sicurezza e reattività di un computer di lavoro. I dipendenti possono modificare i documenti sui propri dispositivi e sincronizzarli con il sistema principale.

Non siamo più incatenati alle nostre scrivanie come una volta. Per sopravvivere alla concorrenza spietata di oggi, devi essere sempre aggiornato anche quando sei in movimento.

 

Gestione documentale da mobile: elementi essenziali 

Ecco quali sono gli elementi essenziali per un’app di gestione documentale da mobile. 

Facile caricamento dei dati

Mentre è fuori e sta lavorando, il team aziendale potrebbe dover salvare rapporti e ricevute. Senza la gestione documentale da mobile questo diventa un processo molto complicato. Con l’app di gestione dei documenti da mobile il tuo personale sarà in grado di scansionare e caricare documenti con la fotocamera del proprio telefono. 

Oltre a caricare foto e video tramite il caricamento della fotocamera, possono anche caricare file da cartelle esterne. Una volta caricati questi documenti, i dipendenti possono creare cartelle e taggare i profili dai loro dispositivi nei sistemi per una migliore gestione dei file. Inoltre, i file immagine possono essere convertiti in PDF ricercabili e possono essere sottoposti a OCR automaticamente – riconoscimento ottico dei caratteri.

 

Gestione documentale centralizzata

Non ci sono dubbi: il lavoro a distanza è in aumento. Optando per la gestione dei file sul software di gestione dei documenti da mobile, puoi aumentare i livelli di soddisfazione sul lavoro dei tuoi dipendenti consentendo loro di accedere ai dati aziendali 24 ore su 24 senza alcun software di accesso remoto. 

I costi di viaggio diminuirebbero e i dipendenti avrebbero la flessibilità di lavorare da un ambiente di loro scelta.

Potrebbe interessarti anche l’articolo Gestione documentale a distanza: la compilazione dei contratti fuori sede.

 

Compatibilità multipiattaforma

I tuoi dipendenti dovrebbero essere in grado di accedere al software di gestione documentale da mobile indipendentemente dal dispositivo che utilizzano. 

 

Accesso istantaneo e collaborazione

Uno dei motivi più significativi per scegliere un’app di gestione dei documenti da mobile è quello di recuperare le informazioni istantaneamente senza perdere tempo. L’app di gestione dei documenti da mobile consente al tuo personale di accedere a tutte le informazioni di cui hanno bisogno per servire i clienti a portata di mano.

In questo modo il tuo team ha a disposizione un potente motore di ricerca per recuperare i documenti digitando alcune parole chiave. Il motore di ricerca analizza tutti i campi basati su testo, inclusi i valori di indice del contenuto e del profilo dei documenti. Infine, per facilitare l’accesso alle cartelle utilizzate più di frequente, possono essere contrassegnate come preferite.

Inoltre, è possibile accedere alle attività del flusso di lavoro anche in mobilità. Le funzionalità di gestione del flusso di lavoro consentiranno ai tuoi dipendenti di aggiornare le attività in tempo reale. Il loro dispositivo può essere sincronizzato con il repository on-premise, consentendo loro di ricevere messaggi e avvisi utili su nuove attività e tenere traccia delle versioni dei documenti attraverso la cronologia. Possono anche approvare o rifiutare le attività e fornire feedback. oppure aggiungere commenti. 

 

Sicurezza

La sicurezza informatica è uno dei principali ostacoli che impedisce alle aziende di optare per un sistema di gestione dei file mobile. In realtà, con un’app di gestione documentale da mobile i dati sono scambiati in modo sicuro tramite connessioni HTTPS e solo gli utenti con diritti di accesso al Web possono accedere utilizzando l’app.