Gestione documentale: best practices

I documenti e la gestione documentale sono il cuore di qualsiasi attività commerciale.

Ecco perché molte aziende sono passate dalla gestione documentale tradizionale alla gestione documentale digitale. Non solo perché i documenti elettronici sono più facili da mantenere, ma sono anche più sicuri. Inoltre, sono molto più facilmente accessibili e rintracciabili.

Tuttavia, a causa dell’eccessiva quantità di dati, la loro gestione può diventare difficile quanto i documenti cartacei. In questo articolo vediamo più da vicino alcune delle best practice per la gestione documentale. 

Iniziamo! 

 

Gestione documentale: imposta regole precise e ruoli 

Una cosa che dobbiamo considerare mentre passiamo dal mondo reale al mondo virtuale è il ruolo e le responsabilità. In qualsiasi attività commerciale dovrebbero essere stabilite regole chiare per la gestione e/o il mantenimento dei documenti.

In questo modo chiunque acceda ai documenti seguirà comportamenti uniformi, salvaguardando il sistema gestionale da eventuali disservizi. 

 

Scegli un buon sistema di gestione documentale

Un’altra best practice è quella di esaminare il mercato e scegliere un sistema di gestione dei documenti adeguato alle tue esigenze. 

Prima di accontentarti di uno, ti consigliamo di navigare sul Web e confrontare gli strumenti. Considera le recensioni degli utenti e le funzionalità pubblicizzate di ciascun software per determinare quale di questi ti serve meglio. Inoltre, valuta i prezzi e determina se la tua azienda può permetterselo su base annuale o mensile.

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Struttura correttamente file e cartelle

Una volta che hai il tuo sistema di gestione documentale, è il momento di ordinare le cartelle. Spesso, i team rovinano l’intera gestione dei documenti procedendo con i loro metodi personalizzati di archiviazione dei dati.

Alcuni lo suddividono in diverse sezioni, creando poi più cartelle nel file principale. Alcuni memorizzano tutto all’interno della cartella, mentre alcuni possono persino seguire un sistema gerarchico, archiviando file all’interno di file.

Sebbene tutti e tre gli approcci siano corretti, le combinazioni potrebbero compromettere l’intero sistema di gestione. Dovrai impostare e rispettare un approccio uniforme alla creazione e all’archiviazione dei file.

Lo stesso vale per i file. Puoi utilizzare i modelli disponibili online per mantenere uno schema coerente di file oppure puoi creare modelli personalizzati.

Leggi anche l’articolo Organizzare documenti: dal cartaceo al digitale con DocuWare.

 

Evita file duplicati

Nel caso in cui due autorità gestiscano i documenti o utilizziate o abbiate utilizzato più software nel tempo, rischi di avere file o cartelle duplicati. Ovviamente, questo può causare confusione e imprecisioni.

Come si risolve questo problema? 

Utilizzando un software che elimina la doppia immissione di dati. Il software identifica file e cartelle con nomi e contenuti simili in modo tale da poter mantenere quello utile e scartare l’altro. 

 

Definisci i limiti di accesso

Prima abbiamo menzionato l’impostazione dei ruoli e l’assegnazione delle responsabilità di manutenzione, gestione e archiviazione. Ma potresti rendere inutile tutto quello sforzo se non riesci a determinare i limiti di accesso.

Valuta le esigenze di collaborazione del tuo team e decidi chi ha bisogno di accedere a cosa. Autorizzali e chiedi alle tue autorità amministrative di monitorare l’intero scenario. In questo modo puoi sempre analizzare e monitorare accessi e permessi. 

 

Gestione documentale: migliora la sicurezza

La sicurezza è parte integrante della gestione dei documenti. Non vuoi che i tuoi dati riservati girino per il mercato. Immagina che tutti sappiano il nome, la data di nascita, le transazioni, ecc. Danneggerà sicuramente la tua reputazione!

Per risolvere questo problema, ti consigliamo di utilizzare qualsiasi software che offra funzionalità di crittografia. Puoi crittografare file, cartelle o persino il contenuto di un singolo file. Alcuni offrono persino la protezione tramite password o l’identificazione del proprietario.

Ad esempio, DocuWare offre procedure affidabili per garantire l’integrità delle informazioni aziendali e soddisfare requisiti della normativa GDPR. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti.

 

Audit 

Il controllo ha una relazione diretta con la gestione dei documenti. Tecnicamente, l’audit si riferisce alla valutazione completa o all’ispezione del libro dei conti. Garantisce che tutte le funzioni procedano come previsto. Pertanto, puoi condurre un audit interno ed esterno per assicurarti che tutto proceda esattamente come pianificato in termini di gestione documentale.

In realtà, una corretta gestione della documentazione può anche aiutare con l’audit aziendale in quanto migliora l’accessibilità alla documentazione richiesta. Rende inoltre il flusso di lavoro trasparente e tracciabile per i revisori.

 

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