Gestione documentale a distanza: la compilazione dei contratti fuori sede

Nell’era del lavoro a distanza e della digitalizzazione, la gestione dei documenti e la compilazione dei contratti fuori sede sono diventati elementi essenziali per la maggior parte delle aziende.

I team di lavoro, distribuiti in varie sedi o operativi da casa, necessitano di strumenti e processi che rendano possibile la gestione sicura ed efficiente della documentazione aziendale, garantendo allo stesso tempo conformità e accesso immediato alle informazioni.

In questo articolo esploreremo come la gestione documentale a distanza può agevolare le aziende nella compilazione e condivisione dei contratti, evidenziando le soluzioni che permettono di mantenere ordine e sicurezza anche al di fuori dell’ufficio tradizionale.

Gestione documentale tra data-entry ed email: problematiche 

Una gestione documentale a distanza efficiente consente di ottimizzare significativamente i processi aziendali.

Immaginiamo una situazione in cui, dopo mesi di trattative, sia stato finalmente raggiunto un accordo con un cliente di grande importanza. Ora, l’elemento fondamentale per avviare il flusso documentale è il contratto firmato e compilato in ogni sua parte.

Quali sono le opzioni a questo punto?

1. Inviare il contratto al cliente, il quale lo completerà e lo restituirà tramite PEC, oppure
2. Recarsi direttamente presso la sede del cliente, ottenere la firma e poi inviare il documento alla segreteria o al back-office dell’azienda.

In entrambi gli scenari che abbiamo visto subentrano alcune problematiche, legate sia all’integrità del documento stesso che al tempo.  

Nel primo caso lasciare la gestione del documento contrattuale al cliente comporta il rischio che il contratto non sia correttamente compilato o che lasci dei campi vuoti. La conseguenza è che la segreteria o il back-office riceverà il contratto, ma troverà dati incongruenti al momento di registrarlo. A questo punto provvederà a segnalare l’errore e tu dovrai contattare nuovamente il cliente per farglielo correggere. Compilerà di nuovo il contratto e te lo invierà una seconda volta, con le medesime problematiche di partenza.

Grazie alla tua presenza, nel secondo caso l’integrità dei dati è certamente più garantita. Tuttavia, una volta che hai in mano il contratto devi preoccuparti di farlo avere in azienda ed è probabile che non passerai in sede prima di qualche giorno. Tutto questo si traduce in tempo perso: più rimandi la registrazione del contratto, più si allungano i tempi di attivazione del prodotto o del servizio che hai venduto al cliente.

Cosa fare allora? 

Te lo spieghiamo nel prossimo paragrafo. 

Gestione documentale a distanza: come gestirla 

Come abbiamo visto, la gestione documentale a distanza tende a intralciare i flussi e a rallentare i processi. In questo modo si avranno stress e perdite di tempo e denaro. Tutto questo può compromettere il clima del tuo ufficio e il rapporto con il cliente.

Qual è la soluzione? 

L’automazione. 

Probabilmente avrai già sentito parlare di Industria 4.0, dove l’efficienza e l’innovazione passano proprio attraverso strumenti tecnologici avanzati. Tuttavia, l’automatizzazione tende ancora oggi a mantenere le distanze dagli altri reparti, soprattutto dagli uffici commerciali e dalle amministrazioni.

Eppure, anche nel caso di gestione documentale a distanza, è proprio grazie all’integrazione di sistemi automatici di gestione documentale che è possibile aumentare l’efficienza dei flussi.

Ecco qualche esempio: 

• dotarsi di un sistema di raccolta della firma digitale; 
• adottare un software che ti consenta di inviare una PEC anche da dispositivi mobili; 
• acquistare un gestionale per i documenti che garantisce la compilazione di tutti i campi del contratto.

Le soluzioni a disposizione sono veramente tante e a volte non è semplice scegliere quella più idonea a soddisfare le proprie esigenze aziendali. Tuttavia, una volta che avrai compreso e analizzato tutto ciò di cui hai bisogno, scegliere la soluzione più adatta alla tua azienda sarà molto più facile! 

 

Vantaggi

Avere processi strutturati e automatismi vuol dire meno stress per te e i tuoi colleghi, che a sua volta si traduce in maggiore efficienza e produttività.

Il risultato finale porta l’azienda ad avere un’ottima reputazione sul mercato. Ricorda sempre che l’immagine del tuo marchio o brand è fondamentale e il cliente è il primo ambassador della tua azienda. Il potenziale cliente è sempre fortemente attratto dall’immagine che la tua azienda comunica e successivamente diventa cliente a tutti gli effetti grazie alle tue abilità commerciali.

Tuttavia, si fidelizza quando capisce che i tuoi processi sono strutturati e organizzati o nel momento in cui riconosce che la tua azienda riesce a rendergli un buon servizio. O ancora, quando sa che un fornitore, grazie all’automatizzazione dei processi documentali, è subito in grado di dargli le risposte che cerca, oppure quando vede che le persone lavorano bene e con serenità. 

 

Se stai cercando un software di gestione documentale in grado di fare tutto questo, allora la risposta è DocuWare! 

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