Gestione delle informazioni sui clienti: perché è importante

Perché avere un sistema di CRM oggi non basta? 

Perché è fondamentale realizzare anche una gestione delle informazioni sui clienti che sia efficace?  

La maggior parte delle aziende possiede un sistema di gestione delle relazioni con i clienti – il cosiddetto CRM. All’inizio del percorso intrapreso dal cliente, una soluzione CRM può gestire i dati sui potenziali clienti, le chiamate e le proposte di vendita. Una volta che un potenziale acquirente diventa un cliente, la soluzione tiene traccia di informazioni come contatti, contratti, date di rinnovo e interazioni con i clienti. 

Nonostante ciò, quando le aziende implementano una soluzione CRM, spesso tendono a trascurare una questione fondamentale: la gestione e l’organizzazione dei documenti dei clienti collegati alle transazioni CRM.

Un’efficace gestione delle informazioni sui clienti inizia con solide pratiche di gestione dei documenti. Una strategia di gestione dei documenti rappresenta quindi il primo passo per gestire efficacemente i dati dei clienti e, in definitiva, migliorare l’esperienza del cliente.

Scopri come! 

Gestione delle informazioni sui clienti: perché un’azienda ne ha bisogno – oltre al software CRM?

Ecco perché un’azienda, oltre al software CRM, ha bisogno di effettuare un’efficace gestione delle informazioni sui clienti.

Senza la gestione dei documenti, non è facile accedere a gran parte delle informazioni sui clienti più importanti

Le soluzioni CRM sono progettate per gestire dati strutturati, come nomi e indirizzi di società, numeri d’ordine e problemi di supporto con la loro relativa risoluzione. Questi dati sui clienti possono solo dirti questo. La vera intuizione deriva dalla combinazione con le informazioni contenute in documenti correlati, quali proposte, contratti, corrispondenza ed e-mail che forniscono il contesto per quei dati specifici. 

La velocità con cui i rappresentanti delle vendite e del servizio clienti rispondono alle richieste dei clienti è un elemento critico dell’esperienza del cliente 

Quando non c’è una cronologia completa dei dati dei clienti e dei documenti di accompagnamento in un database centrale, la qualità del servizio fornito ne risente. La risposta del tuo team sarà più lenta e le loro risposte potrebbero essere incomplete. 

Con la gestione dei documenti, il follow-up è molto più rapido ed efficiente in quanto tutti i membri del team autorizzati hanno le informazioni a portata di mano. La creazione di una perfetta integrazione tra il tuo CRM e i sistemi di gestione delle informazioni dei clienti elimina anche l’immissione di dati duplicati. Le informazioni possono essere inserite una volta solo e poi condivise.

I clienti possono connettersi con la tua azienda attraverso più canali

Il tutto oltre che aspettarsi di ottenere lo stesso livello di servizio indipendentemente dal fatto che ti stiano contattando tramite e-mail, un modulo Web, tramite un chatbot o con un dispositivo mobile. 

I clienti sono frustrati dai ritardi che si verificano quando le loro informazioni sono sparse su più sistemi disconnessi. Pensa a quando contatti un’azienda e vieni rimbalzato da un dipartimento all’altro prima che il problema sia risolto.

Oggi la posta in gioco di una cattiva gestione delle informazioni sui clienti sta aumentando rapidamente

Le notizie di violazioni della privacy e della sicurezza sono all’ordine del giorno. Inoltre, le nuove normative in materia di informazioni sui clienti sono continuamente aggiornate. Affrontare questi nuovi requisiti – spesso contrastanti – senza la gestione dei documenti è una scelta perdente.

Se non sono soddisfatti del servizio che offri, i clienti possono condividere istantaneamente la loro insoddisfazione attraverso i social media ed altre piattaforme

Le aziende che non soddisfano le aspettative dei clienti sono a un solo tweet dalle critiche condivise pubblicamente. Ricorda che queste possono danneggiare la tua reputazione e avere un impatto diretto sui profitti dell’azienda.

Il volume e la varietà di informazioni sui clienti sono in costante aumento

Secondo una previsione emessa dalla società di analisi IDC, la quantità di dati creata tra il 2020 e il 2024 supererà la quantità creata negli ultimi 30 anni. Se non inizi a costruire una strategia per gestire questa crescita ora, quando lo farai?

Integrazione della gestione delle informazioni sui clienti: semplice e vantaggiosa

Il processo di integrazione non deve essere complicato. Ecco perché DocuWare Smart Connect è in grado di leggere i termini direttamente dall’interfaccia del tuo CRM e li utilizza per cercare i documenti associati. Con un solo click gli utenti vedono immediatamente sullo schermo tutti i documenti rilevanti, quali: 

• ordini
• fatture
• contratti
• e-mail
• ricevute
• estratti conto
• qualsiasi altro documento relativo a un progetto, transazione o cliente.

I dipendenti ottengono le informazioni direttamente da un’interfaccia, senza dover passare da una finestra all’altra per confermarle. 

Quando la tua azienda utilizza Smart Connect per integrare DocuWare e il tuo CRM, connette i sistemi in modo efficiente per spostare e sincronizzare le informazioni per l’integrità dei processi.

 Una soluzione di gestione dei documenti garantisce un accesso efficiente alle informazioni direttamente da qualsiasi sistema CRM, nel pieno rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati. Questo è importante perché esaminare l’intero percorso del cliente, dall’identificazione del potenziale cliente all’acquisto, all’adempimento e alla fidelizzazione del cliente, richiede che le informazioni chiave sul cliente siano disponibili in tutti i processi. 

Documenti e contenuti importanti devono essere reperibili e disponibili, oltre che gestiti in modo coordinato e strutturato. Questa è la potente connessione offerta dall’integrazione della gestione dei documenti e del tuo CRM.

 

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