Gestione ciclo passivo e ciclo attivo aziendale: una guida completa

In questo tempo di digitalizzazione, realizzare una gestione full digital e strutturata del ciclo attivo e del ciclo passivo aziendale è ad oggi ormai una necessità. Oltre a qualificare l’azienda in termini di compliance e ad allineare le operazioni alle richieste del legislatore, questa trasformazione è in grado di apportare all’azienda molti vantaggi, rendendola competitiva sul mercato grazie a un netto miglioramento dell’efficienza operativa. 

Questo tipo di gestione consente all’azienda di operare in modo semplice e veloce anche a distanza e i flussi di lavoro e le opportunità di collaborazione non vengono in alcun modo compromessi. 

Cosa fare allora per gestire al meglio il ciclo attivo e il ciclo passivo aziendale? 

In questa guida troverai tutto ciò di cui hai bisogno per rimanere competitivo sul mercato e ottimizzare i tuoi processi aziendali. 

Continua a leggere per saperne di più!

Ciclo attivo e ciclo passivo: cosa sono 

Prima di capire come migliorarli, dobbiamo fare un passo indietro e comprendere nel dettaglio di cosa stiamo parlando. 

Cosa si intende per ciclo attivo 

Con il termine ciclo attivo si indicano tutte quelle operazioni che si instaurano con il cliente e che determinano un guadagno di natura economico-finanziaria. Il ciclo attivo comprende quindi tutte le operazioni che consentono di vendere beni o servizi.

Vanno dalla gestione dei contatti, alla fatturazione, passando per la gestione degli ordini e la consegna. Le aziende tramite queste operazioni sono in grado di tenere sotto controllo tutto il ciclo attivo e quindi di determinare preventivamente le varie entrate future.

Ecco adesso alcune operazioni che rientrano nel ciclo attivo:

• Gestione e archiviazione dei documenti che comprovano l’avvenuta vendita di un servizio o di un bene a un cliente;
• Gestione e archiviazione dei dati anagrafici del cliente.

Tenere sotto controllo le operazioni che rientrano nel ciclo attivo vuol dire avere un’idea chiara dei processi che terminano con la vendita del servizio o del bene offerto, oltre che determinare in anticipo le eventuali entrate. 

Quali sono le fasi del ciclo attivo 

Come abbiamo visto, il ciclo attivo rappresenta una parte fondamentale del processo aziendale, che inizia con le strategie commerciali per acquisire nuovi clienti. In questo contesto, l’utilizzo di un software dedicato consente di monitorare in tempo reale i prospect, analizzarli e profilare in base a criteri come preferenze, rating e rischio di credito.

Un sistema digitale offre un supporto prezioso agli agenti e rappresentanti durante la redazione degli ordini e la stesura dei contratti, contribuendo a velocizzare i passaggi di order entry e a proiettare un’immagine di efficienza del brand.

La gestione documentale rappresenta un’importante componente del ciclo attivo, garantendo una corretta tracciabilità dalla conferma dell’ordine fino alla spedizione del prodotto o all’erogazione del servizio.

Il ciclo attivo si conclude con il processo di fatturazione, che riveste un ruolo cruciale nell’emissione di fatture rapide e precise per evitare ritardi o problemi nei pagamenti.

Per garantire una gestione efficace del ciclo attivo, è essenziale istituire workflow ben strutturati, possibilmente automatizzati, che supportino la gestione di eventuali contestazioni. Questo contribuisce a evitare rallentamenti nei tempi di incasso e a mantenere una fluidità finanziaria per l’azienda.

Complessivamente, un ciclo attivo ben orchestrato e supportato da strumenti digitali ottimizza le operazioni aziendali, migliorando la competitività e garantendo un servizio efficiente e affidabile ai clienti.

Gestione documentale e ciclo passivo

Il ciclo passivo può invece essere individuato come tutto quello che si colloca prima della vendita del servizio o del bene a un cliente. Nel ciclo passivo rientrano infatti tutti i flussi di lavoro e i processi che si creano tra l’azienda, i fornitori e il magazzino. A differenza del ciclo attivo, il ciclo passivo determina delle uscite economiche per l’azienda.

Le operazioni che costituiscono il ciclo passivo aziendale vanno quindi dalla registrazione delle fatture alla gestione delle offerte, passando per la gestione dei documenti di trasporto della merce e degli ordini.

Tutte queste operazioni consentono all’azienda di tenere sotto controllo i vari impegni nei confronti dei fornitori e i servizi prestati, e quindi tutte le spese che dovranno essere sostenute in un certo periodo di tempo. 

Nelle attività del ciclo passivo rientrano:

• Registrazione dei documenti che legano l’azienda a un fornitore;
• Gestione dell’anagrafica dei fornitori.

Quali sono le fasi del ciclo passivo 

Il ciclo passivo rappresenta un altro aspetto essenziale del processo aziendale, ed è suddiviso in 7 fasi distintive: 

1. Analisi del fabbisogno aziendale: la prima fase del ciclo passivo consiste nell’analizzare e valutare il fabbisogno aziendale. Ciò include identificare le necessità di materiali o servizi necessari per sostenere le operazioni dell’azienda;
2. Stabilire un budget: una volta identificato il fabbisogno, è importante stabilire un budget adeguato per l’acquisto di beni o servizi. Questo aiuta a pianificare e controllare le spese in modo oculato;
3. Selezione del fornitore: in questa fase, l’azienda seleziona il fornitore migliore, valutando preventivi e costi. Una scelta accurata del fornitore è cruciale per ottenere materiali o servizi di qualità al prezzo più vantaggioso;
4. Realizzazione e invio dell’ordine: una volta scelto il fornitore, viene realizzato e inviato l’ordine per l’acquisto dei beni o servizi richiesti;
5. Solleciti: a volte, possono essere necessari solleciti per garantire che l’ordine sia evaso tempestivamente e che non ci siano ritardi nella consegna;
6. Gestione dell’entrata delle merci: questa fase riguarda l’organizzazione e la gestione delle attività relative all’arrivo e alla ricezione delle merci, compreso l’aggiornamento dell’inventario e il controllo della conformità dei prodotti ricevuti;
7. Registrazione della fattura e pagamento: dopo aver ricevuto le merci o i servizi, è importante registrare accuratamente la fattura sia per fini gestionali che per adempiere agli aspetti civilistici e fiscali. Infine, si procede al pagamento del fornitore secondo le condizioni e i tempi stabiliti.

Un ciclo passivo ben gestito è fondamentale per mantenere una corretta gestione finanziaria, garantendo un flusso di approvvigionamento efficiente, una corretta registrazione contabile e una corretta gestione delle scadenze di pagamento.

Esempio di procedura del ciclo passivo 

Un esempio di procedura del ciclo passivo può essere suddiviso in diverse fasi, semplificando e migliorando il flusso di lavoro attraverso l’uso di software e strumenti di gestione documentale elettronica.

Vediamo un esempio di procedura: 

• Creazione dell’archivio fornitori: la procedura inizia con la creazione di un archivio dell’anagrafica dei fornitori utilizzando appositi software che agevolano l’inserimento e l’aggiornamento dei dati;
• Generazione di richieste di acquisto: dopo aver stabilito la necessità di acquisti, vengono generate richieste di acquisto per i prodotti o servizi necessari;
• Stipula del contratto e preparazione dell’ordine di acquisto: una volta approvata la richiesta di acquisto, si procede alla stipula del contratto con il fornitore e alla preparazione dell’ordine di acquisto;
• Controlli sulla ricezione della merce: dopo aver effettuato l’ordine, vengono effettuati i controlli necessari durante la ricezione della merce, compresi quantità, qualità e conformità rispetto all’ordine stesso;
• Gestione della fatturazione passiva: l’ultimo passo riguarda la gestione della fatturazione passiva, ossia la registrazione delle fatture ricevute dai fornitori.

L’utilizzo di software di gestione documentale elettronica – come DocuWare – consente di automatizzare gran parte di queste attività, migliorando l’efficienza e riducendo gli errori. Ad esempio, il sistema può effettuare verifiche automatiche, avviare procedure ricorrenti e interagire con l’applicativo gestionale per agevolare la preparazione dei bilanci aziendali.

Potrebbe interessarti anche l’articolo Gestione ciclo passivo e fatturazione elettronica.

Ciclo attivo e passivo: differenza

In ogni azienda, sia il ciclo attivo che il ciclo passivo rivestono un ruolo fondamentale per il corretto funzionamento del business.

La distinzione principale tra il ciclo attivo e il ciclo passivo risiede nel momento in cui si svolgono le rispettive attività. Il ciclo attivo riguarda le operazioni che avvengono dopo la vendita, comprendendo la gestione delle vendite ai clienti e la generazione di fatturato e profitti per l’azienda. Invece, il ciclo passivo è essenziale per preparare tutto ciò che deve essere venduto prima della vendita stessa e implica il controllo dei costi e la disponibilità dei materiali o servizi necessari.

Entrambi i cicli sono interconnessi e dipendono l’uno dall’altro per il successo dell’azienda. Un ciclo attivo ben gestito permette di realizzare vendite e generare ricavi, ma il ciclo passivo è altrettanto importante per garantire l’efficienza delle operazioni aziendali. Senza una gestione accurata del ciclo passivo, la disponibilità dei prodotti o servizi potrebbe essere compromessa, aumentando i rischi di ritardi o di costi eccessivi.

Sia il ciclo attivo che il ciclo passivo svolgono un ruolo complementare e indispensabile nella vita del business. Una gestione efficace di entrambi i cicli contribuisce a mantenere l’azienda efficiente, competitiva e in grado di soddisfare le esigenze dei clienti in modo tempestivo e affidabile. 

Contattaci se vuoi sapere come ottimizzare e dematerializzare il tuo ciclo attivo e passivo aziendale. Il nostro team di esperti è sempre pronto a rispondere a ogni tuo dubbio o domanda. 

Se stai cercando un software di gestione documentale prova la nostra demo gratuita di DocuWare!