Gestione dei task con DocuWare: come funziona

L’efficace gestione dei task contribuisce ad ottimizzare tutte le tue attività in azienda, contribuendo in questo modo a incrementare i profitti del tuo business. 

Con DocuWare puoi realizzare una gestione automatizzata delle attività, oltre che creare e completare incarichi di attività dettagliati con notifiche e-mail personalizzabili. 

Personalizza la gestione dei task e ottimizza tempo e risorse! 

Scopri come con DucuWare tutto questo è possibile!

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Gestione dei task: ottimizza tempo e risorse con DocuWare 

Con DocuWare puoi personalizzare il tuo elenco di attività e fare le cose impiegando molto meno tempo.

Se la tua azienda utilizza Workflow Manager, puoi completare regolarmente le tue attività nel client DocuWare. Acquisendo maggiore familiarità con tutte le funzionalità di questa interfaccia, puoi risparmiare tempo e fatica.

Per la gestione dei task, ogni flusso di lavoro ha la propria scheda. Puoi indicare il nome del flusso di lavoro e vedrai un numero che rappresenta il numero di attività assegnate all’utente all’interno di questo flusso di lavoro. Se lo sfondo diventa rosso quando la scheda è aperta, significa che hai ricevuto una o più nuove attività. Semplice e intuitivo! 

Tieni tutto sotto controllo con le notifiche via e-mail 

Anche quando i processi interdipartimentali sono organizzati con precisione, spesso vengono eseguiti compiti secondari. Con DocuWare evita di perdere traccia degli incarichi quando utilizzi le funzionalità di automazione per gestire le attività di routine.

Negli elenchi puoi vedere le tue attività opportunamente raggruppate. Ad esempio, rivedere nuovi contratti o leggere importanti documenti delle risorse umane.

Gli elenchi sono aggiornati automaticamente. I documenti che non soddisfano più i criteri sono eliminati. I nuovi documenti idonei vengono visualizzati immediatamente.

Inoltre, puoi decidere di impostare l’invio di notifiche e-mail quando diventano disponibili documenti pertinenti – come ad esempio l’ultimo libro paga – o per chiedere ai colleghi di rivedere e modificare un documento. Le notifiche e-mail sono completamente automatizzate e quando un documento soddisfa i criteri, la mail è inviata con un collegamento diretto per la revisione e la modifica.

Gestione dei task: come DocuWare aumenta l’efficienza del tuo team 

Per rendere l’elenco delle attività ancora più efficiente e intuitivo, ecco cosa potresti fare: 

• Filtrare le tue attività: per ottenere una panoramica più rapida, filtra i contenuti dell’elenco delle tue attività. È anche possibile filtrare in più colonne contemporaneamente. Troverai un simbolo di filtro nell’intestazione di ogni colonna. Dopo aver impostato un filtro, verrà visualizzato il pulsante Reimposta filtro per annullare l’impostazione;
• Ordinare per data di scadenza: fai clic sull’intestazione della colonna della data di scadenza per ordinare l’elenco in base alla scadenza dell’attività. Se desideri ordinare per colonne aggiuntive, tieni premuto Maiusc e fai clic sulla colonna successiva;
• Reimpostare i valori: se hai accidentalmente inserito voci errate in un’attività, fai semplicemente clic su Annulla e riapri l’attività. In questo modo tutti i contenuti sono ricaricati; 
• Inserire la tua assenza: il flusso di lavoro potrebbe contenere una regola di sostituzione che determina quale persona o tipo di lavoro eseguirà le tue attività quando sei assente. È possibile memorizzare i dati delle proprie assenze – ad esempio per una vacanza – all’interno del menu principale in Profilo e impostazioni > Impostazioni assenza;
• Visualizzare la cronologia di un documento nel visualizzatore DocuWare: negli strumenti del visualizzatore, puoi fare clic sul simbolo del timer per tenere traccia della cronologia di un documento, inclusi tutti i flussi di lavoro collegati e le attività già completate. Ad esempio, se hai bisogno di contattare DocuWare per il supporto, è utile aprire la cronologia di un documento che mostra tutte le attività e l’ultima attività con un errore, fai uno screenshot e allegalo alla tua richiesta; 
• Imparare a conoscere il menu contestuale: dai un’occhiata alle numerose funzioni che si aprono quando fai clic con il pulsante destro del mouse su un’attività.

Gestione dei task con DocuWare: completa piccoli compiti con grande efficienza

Liste e notifiche automatiche organizzano il tuo lavoro d’ufficio quotidiano in modo efficiente. Ecco qualche esempio:

• Ordine e consegna corrispondenti: l’ufficio acquisti ordina mobili per ufficio. Con la consegna, il direttore riceve automaticamente un’e-mail con un collegamento alla bolla di consegna archiviata. Lo confronta con l’ordine prima che i mobili siano distribuiti ai reparti;
• Notifica tutto in una volta: i disegni architettonici per la nuova planimetria degli uffici sono stati modificati. Tutti i dipendenti coinvolti sono informati via e-mail dell’esistenza di nuovi piani; 
• Reagisci prontamente: i CV dei nuovi candidati vengono visualizzati nell’elenco dei professionisti delle risorse umane per una rapida revisione e risposta; 
• Non perdere mai una scadenza: al fine di rinegoziare o annullare i contratti di fornitori di servizi o fornitori, questi vengono automaticamente visualizzati nell’elenco in tempo utile prima della scadenza del termine; 
• Accedi ai documenti in modo semplice e immediato: listini prezzi, modelli di contratto e molti altri documenti cambiano continuamente. Per assicurarti di avere sempre a portata di mano le versioni corrette, anche senza una ricerca, puoi creare elenchi per i documenti utilizzati di frequente.

 

Inizia a gestire le tue attività in modo efficace! 

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