Gestione dei dati sensibili in azienda: 3 step da seguire

Ogni giorno i dipendenti si trovano a gestire una grande mole di dati sensibili in azienda, soprattutto se si tratta di aziende digitalizzate. 

Molte di queste informazioni servono per prendere delle decisioni strategiche o per l’operatività quotidiana. In questi casi i rischi inerenti la loro diffusione sono minori. Se invece vengono gestiti dati che identificano un soggetto e la sua sfera personale, la questione cambia in modo radicale. 

Come fare quindi per gestire in modo corretto i dati sensibili in azienda? 

Ecco 3 step da seguire per agevolare la gestione e la condivisione dei dati personali in azienda senza esporsi a rischi eccessivi! 

Dati sensibili: quali sono 

Per capire come gestire questo tipo di dati in azienda, dobbiamo preliminarmente definire cosa siano i dati sensibili. 

A questo scopo è utile prendere come punto di riferimento l’elenco esaustivo e non modificabile che il GDPR indica all’articolo 9. Sono dati particolari quelli: 

• anagrafici: consentono l’identificazione diretta della persona;
• sensibili: rivelano le opinioni politiche, le convinzioni religiose e filosofiche, l’origine razziale o etnica, l’appartenenza sindacale, le informazioni inerenti la vita sessuale e la salute;
• genetici: caratteri che compongono il patrimonio di un gruppo di individui affini;
• biometrici: inerenti l’orientamento sessuale;
• giudiziari: inerenti a reati o condanne.

Dati personali in azienda: gestione dei dati sensibili

Sia che i dati appartengano ai dipendenti o che contengano informazioni delicate dei clienti, la loro tutela non può ammettere errori. Chi diffonde i dati personali viene infatti condannato al risarcimento del danno o al carcere se si tratta di reati penali, per cui non si può essere superficiali.

All’interno dei database aziendali sono presenti innanzitutto dati anagrafici dei dipendenti che sono utili alla definizione dei rapporti di lavoro e che la maggior parte delle volte sono inviati ai consulenti di lavoro esterni. Vi sono poi dati personali dei clienti che servono a inviare/ricevere pagamenti o emettere fattura, mentre nel caso di aziende ospedaliere troviamo anche dati biometrici, genetici e sensibili.

Il passaggio di queste informazioni tra i vari reparti dell’azienda o verso l’esterno, è un aspetto che deve essere gestito con cautela. 

Ecco come! 

Step 1: definire politiche personalizzate al fine del trattamento dati

Quando si raccolgono dati personali o dati sensibili, è fondamentale che a tutti gli attori coinvolti nel processo sia chiaro quali siano le politiche di trattamento delle informazioni.

La diffusione capillare e sempre più evidente di Internet ha portato in rete una grandissima quantità di dati, non solo personali. Questo ha richiesto la stesura di una regolamento a cui tutte le aziende si devono adeguare: il General Data Protection Regulation – GDPR.

Ciò che è importante è che ogni azienda preveda delle linee guida da seguire al fine del trattamento dati. In questo modo tutti i dipendenti sapranno perfettamente come comportarsi quando si trovano a gestire dati sensibili, riducendo drasticamente i pregiudizi e i timori legati ai rischi.

Step 2: non aver paura di condividere i dati

Quando si ricopre un ruolo di responsabilità, si accede ad una grande quantità di dati, tanto che spesso succede di aver timore di condividerli – soprattutto quando si tratta di dati sensibili o personali. 

Se però si fa attenzione a monte della loro gestione e condivisione, non soltanto i rischi diventano pressoché nulli, ma dalla condivisione delle informazioni il cliente, il dipendente o l’azienda potrà trarre grandi benefici.

Facciamo un esempio.

Generalmente le aziende hanno bisogno dei dati personali per realizzare le varie transazioni economiche, sia verso i dipendenti che verso i clienti. Nel caso del lavoratore, la condivisione dei dati personali con un’azienda serve per ricevere lo stipendio, mentre nel caso di un cliente serve anche per migliorare la Customer Satisfaction. Pensiamo ad esempio alle aziende che gestiscono e-commerce, che oltre a richiedere dati anagrafici richiedono anche dati personali utili non soltanto per la transizione, ma anche per personalizzare le future offerte.

Le aziende, al fine di agevolare la condivisione dei dati, devono:

• essere trasparenti sul loro trattamento; 
• comunicare ai dipendenti o ai clienti le motivazioni per cui si richiede la condivisione di tali informazioni; 
• rispondere a dubbi generati dai pregiudizi pregressi e dalle influenze emotive. 

Ecco che in questo caso una governance collaborativa è la miglior soluzione.

Step 3: la sicurezza passa dagli smart contract

Qual è il legame che sussiste tra smart contract – i cosiddetti contratti intelligenti – con il trattamento dei dati sensibili? 

Quando si parla di informazioni che richiedono una protezione maggiore o di privacy, ecco che gli smart contract possono rappresentare un ottimo aiuto per l’azienda. Per loro definizione, i contratti intelligenti sono irrevocabili, immutabili e associati a piattaforme – come Blockchain – che garantiscono che i dati presenti al loro interno non possano essere in alcun modo modificati. 

Decidere di stipulare un accordo di condivisione dei dati tramite questa tecnologia, vuol dire non soltanto eliminare gli intermediari, ma soprattutto essere sicuri che i dati contenuti siano letti solo dai titolari o dagli interessati. 

Garantire la tutela dei dati sensibili in azienda tramite tutti i software e le tecnologie in linea con gli standard della Cyber Security, rappresenta una soluzione che riduce drasticamente i rischi.