Gestione dei contratti con i dati memorizzati localmente: il workflow di DocuWare step by step

Gestire il rinnovo automatico dei contratti in base alla data di scadenza è un compito che può essere facilmente ottimizzato con DocuWare Cloud. Collegando un database locale al flusso di lavoro dei contratti, infatti, è possibile fare in modo che i dati guidino l’intero processo, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori umani.

Grazie al Local Data Connector, inoltre, i dati contenuti in un database locale possono essere integrati e utilizzati all’interno del flusso di lavoro nel cloud. Questo permette non solo di recuperare dati specifici sui contratti, ma anche di gestire in modo fluido informazioni come il nome del cliente, l’indirizzo e-mail, e l’esecuzione automatica di notifiche per scadenze o ordini. La sincronizzazione tra i sistemi on-premise e cloud diventa così rapida e semplice, mantenendo i dati aggiornati e accessibili.

Connessione tra database locale e cloud

Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di DocuWare Cloud è la possibilità di sfruttare dati provenienti da sistemi locali. Sia che si tratti della gestione dei contratti o degli ordini di acquisto, è possibile collegare i dati locali al flusso di lavoro cloud tramite il Local Data Connector. Questo consente di sincronizzare le informazioni critiche tra il database locale e il sistema cloud, facilitando la gestione automatizzata dei processi.

Ad esempio, se un contratto sta per scadere, il sistema può automaticamente recuperare il nome del venditore dal database e inviare una notifica di rinnovo tramite e-mail. In questo modo, l’intero processo viene semplificato e automatizzato, garantendo che nessun dettaglio importante venga trascurato.

Come configurare il workflow in DocuWare per la gestione dei contratti

Impostare la connessione tra DocuWare Cloud e il database locale è semplice e intuitivo grazie a Workflow Designer. All’interno di questo strumento, è possibile accedere al flusso di lavoro specifico e collegare i dati esterni necessari per il processo. Questo significa che, una volta configurato, il sistema potrà accedere automaticamente ai dati locali senza interventi manuali, eseguendo le operazioni richieste in modo rapido ed efficiente.

Il Local Data Connector è accessibile tramite l’applicazione desktop dedicata, che permette di collegare direttamente il database locale al cloud. In questo modo, DocuWare diventa una piattaforma di gestione documentale che unisce il meglio dei due mondi: i vantaggi della scalabilità e accessibilità del cloud, insieme alla gestione sicura dei dati locali.

Funzionalità avanzate con Autoindex e DocuWare Cloud

Uno degli aspetti più potenti del Local Data Connector è la possibilità di integrare le funzionalità di Autoindex, una caratteristica avanzata che permette di indicizzare automaticamente i documenti in base ai dati contenuti nel database. Questo garantisce che tutti i documenti siano correttamente classificati e facilmente ricercabili.

Disponibile dalla versione 6.10 di DocuWare, questo componente consente di sfruttare al massimo le potenzialità del cloud, garantendo scalabilità, sicurezza e accessibilità continua. Che si tratti di gestire ordini di acquisto, contratti o altre informazioni aziendali critiche, il sistema lavora in modo fluido e integrato, semplificando il lavoro quotidiano e riducendo il carico amministrativo.

Come iniziare ad utilizzare Local Data Connector

Per iniziare a utilizzare Local Data Connector con DocuWare Cloud, è necessario configurare il database locale e il sistema cloud per lavorare in sinergia. Occorre seguire questi semplici passaggi:

1. Installazione del Local Data Connector: scarica e installa l’applicazione desktop sul server locale dove è installato il database.
2. Configurazione nel Workflow Designer: accedi a Workflow Designer all’interno di DocuWare Cloud e collega i dati esterni necessari per il tuo flusso di lavoro, impostando i criteri di sincronizzazione automatica.
3. Test del sistema: una volta configurata la connessione, effettua un test per assicurarti che i dati siano sincronizzati correttamente e che le notifiche e i processi automatici funzionino come previsto.

DocuWare Cloud e Local Data Connector offrono una soluzione potente per ottimizzare la gestione dei contratti e degli ordini d’acquisto, automatizzando i processi chiave e integrando i dati locali con il sistema cloud. Grazie a una configurazione semplice e intuitiva, e alla possibilità di collegare database locali, le aziende possono gestire i loro processi in modo più efficiente, sicuro e scalabile.