Gestione corrispondenza aziendale: tutto ciò che devi sapere

Nell’era della digitalizzazione, diventa indispensabile saper utilizzare al meglio lo strumento dell’email. Curare ed organizzare la corrispondenza è un modo sicuro e veloce, che permette di risparmiare tempo e risorse utili. 

Quando si tratta di email private abbiamo la possibilità di salvare e conservarle quando e come desideriamo, in modo totalmente autonomo e libero. In ambito aziendale però la situazione è ben diversa. Basti pensare come in Italia esistano direttive legali che obbligano proprio le aziende ad archiviare le email relative proprio alla corrispondenza aziendale. Questo perché la posta elettronica ha quasi del tutto sostituito i mezzi tradizionali di corrispondenza – come le lettere o i fax . Spesso appresenta l’unica prova della comunicazione commerciale che si svolge tra un’azienda e una parte terza.

Ecco quindi una guida su come archiviare correttamente e come gestire le email aziendali, e perché proprio scegliendo DocuWare.

Corrispondenza aziendale: che cos’è

Ogni giorno riceviamo decine di email con all’interno informazioni vitali per la nostra azienda. Parliamo di ordini, contratti, o avvisi importanti con allegati documenti sensibili. La corrispondenza aziendale, infatti, può essere definita come l’insieme di tutte le comunicazioni scritte che intercorrono tra le aziende al fine di avviare, incrementare e/o concludere affari. 

Tutta la corrispondenza aziendale è soggetta alle disposizioni contenute negli artt. 2214 e 2220 del Codice Civile. Le norme prevedono la conservazione di tale corrispondenza per almeno 10 anni, riconoscendone un valore legale e giudiziale in caso di controversia. 

Ad oggi sono diversi i documenti relativi alla corrispondenza commerciale: dalle lettere d’affari, ai fax, telegrammi, telex, documenti commerciali e contabili, relazioni e tutto ciò che la realtà delle relazioni economiche impone nel suo iter quotidiano. Vediamo come archiviare correttamente le email aziendali. 

Archivio email: come gestirlo correttamente

Una corretta gestione documentale evita che determinati documenti vengano persi o possano subire danni. Non solo, consente anche di evitare che le ricerche dei documenti possano richiedere troppo tempo. 

Questa è una procedura cruciale per semplificare la vita degli imprenditori e dei lavoratori che lavorano in determinati settori dell’azienda e che vogliono essere certi che la gestione venga effettuata in maniera professionale. Durante lo svolgimento della propria attività quotidiana, un’azienda si trova infatti a gestire un flusso enorme di email, che può risultare difficile da organizzare in modo efficiente e senza perdite. Archiviare, proteggere e soprattutto condividere email aziendali è quindi un tassello fondamentale per un’impresa. 

Una perfetta organizzazione nella gestione delle e-mail aziendali è quindi un punto fondamentale per organizzare il lavoro di un’azienda. A volte, però, non risulta essere così semplice. 

Corrispondenza aziendale: qualche consiglio pratico

Innanzitutto, occorre seguire i seguenti tre accorgimenti per rendere più agevole l’operazione di archiviazione delle email: 

• Organizza le email in cartelle e sottocartelle in cui poi archiviare le email che arrivano, nominandole per mittente o per categoria, in modo da recuperare più velocemente vecchie email; 
• Archivia le email più importanti, solo quelle che contengono dati sensibili e che sono funzionali al tuo lavoro;
• Usa filtri di posta elettronica per le email in arrivo: in questo modo migliorerai ulteriormente l’archiviazione, in quanto il filtro automaticamente inserisce un messaggio di posta in una specifica cartella. 

Ogni azienda di dimensioni medio-grandi è obbligata per legge a conservare tutta la sua corrispondenza commerciale, sia cartacea sia telematica, per almeno 10 anni. Le aziende non possono quindi limitarsi ad una semplice elaborazione di un libro contabile, perché risulterebbe – al nostro ordinamento – essere facilmente falsificabile. Le direttive che regolano l’archiviazione della corrispondenza, tra cui anche le email, sono stabilite dall’art. 2214 del Codice Civile e dall’art. 22 del Dpr 600/1973.

La responsabilità per l’archiviazione delle email aziendali ricade sulla direzione aziendale. Nel caso in cui i dirigenti di un’azienda non procedano all’archiviazione delle proprie email aziendali, rischiano provvedimenti legali come sanzioni e – in casi di reato – reclusione. 

A essere rilevanti per l’attività aziendale sono quindi tutte quelle email inviate o ricevute che abbiano un contenuto commerciale e/o giuridico relativo alla propria azienda o ai rapporti con i suoi clienti o  fornitori – ad esempio le email contenenti ordini, fatture di fornitori, copie di fatture emesse e contratti di acquisto.

Sono invece escluse dall’obbligo di archiviazione tutte le email che non hanno un contenuto commerciale. È il caso, ad esempio, delle newsletter, dal momento in cui non si riferiscono a un impegno giuridico o commerciale proprio dell’azienda. Un altro esempio sono i messaggi privati dei dipendenti che hanno spedito o ricevuto email attraverso la casella di posta elettronica dell’azienda stessa.

Gestione email aziendali: perché scegliere DocuWare

I messaggi di posta elettronica – in ragione delle loro funzioni – devono essere conservati in condizioni di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, come d’altronde anche il resto della posta tradizionale. 

La gestione documentale digitale rappresenta l’evoluzione della procedura standard di archiviazione cartacea dei vari documenti di un’azienda. Oggi, per rispettare le norme di legge, non basta però archiviare la posta elettronica in una normale casella per poi  eseguire un backup periodico del computer. Questo perché alcune email potrebbero essere state cancellate – accidentalmente o no – senza considerare il fatto che potrebbero essere facilmente falsificate. I backup sono certo necessari, ma per recuperare email nel caso in cui si verifichino rotture o problemi inaspettati nel sistema, non bastano per archiviare le email in modo sicuro.

DocuWare è la soluzione ideale per la gestione professionale dei contenuti aziendali, che permette di archiviare automaticamente i documenti sulla base dei criteri impostati dell’utente, indipendentemente dall’origine o dal formato.

Come gestire la corrispondenza con Docuware

Docuware è un sistema di gestione documentale all’avanguardia che consente facilmente di gestire, in modo professionale, i contenuti aziendali, rappresentando uno strumento indispensabile per organizzare i documenti aziendali.

In particolare Docuware:

• Garantisce alti standard di sicurezza: Docuware permette di convertire un messaggio di posta elettronica in un documento pdf. In questo, si ha la possibilità di conservare eventuali email sensibili, garantendo l’integrità e il valore probatorio;
• Migliora l’organizzazione: come affermato in precedenza, le aziende si ritrovano spesso a gestire allegati sensibili e di grande valore informativo; ma non solo: spesso questi documenti devono essere associati ad una pratica già aperta o ad una nuova. Docuware archivia l’allegato e lo associa ad altri documenti già esistenti, facilitando notevolmente la gestione interna dei file;
• Aumenta la produttività interna: una gestione della corrispondenza aziendale sicura ed efficiente permette di eliminare eventuali duplicati email – che si generano spesso quando si hanno molti messaggi con diversi utenti in copia conoscenza – e di migliorare la comunicazione interna al team.

Utilizzando DocuWare, dunque, potrai archiviare la tua posta elettronica nel sistema documentale per poterla condividere con il tuo team e proteggendo i dati sensibili. Richiedi un preventivo!