Gestione ciclo passivo e fatturazione elettronica

Da qualche anno è stato introdotto – quando vengono soddisfatte determinate condizioni – l’obbligo della fatturazione elettronica. La fattura elettronica sta letteralmente cambiando – e continuerà a farlo – il modo in cui gestire alcune operazioni aziendali. 

Come impatta la fatturazione elettronica sugli acquisti e sulla gestione del ciclo passivo? 

Innanzitutto dobbiamo preliminarmente affermare come il ciclo passivo riguardi tutte le operazioni che si riferiscono ai fornitori di un’azienda, ovvero quelle che determinano spese. L’automazione di questi processi porta a una migliore efficienza aziendale.

Come gestire la fatturazione elettronica nella gestione del ciclo passivo? 

In questo articolo troverai tutte le informazioni di cui hai bisogno per rendere le tue operazioni aziendali passive più efficienti. 

Continua a leggere per saperne di più!

Ciclo passivo passivo: cos’è

Il ciclo passivo viene definito come tutto ciò che si colloca prima della vendita di un bene o di un servizio a un cliente. All’interno del ciclo passivo rientrano tutti i processi e i flussi di lavoro che si creano tra fornitori, magazzino e azienda. A differenza del ciclo attivo, il ciclo passivo determina le varie uscite economiche dell’azienda.

Le operazioni che costituiscono il ciclo passivo aziendale vanno quindi dalla gestione dei documenti di trasporto della merce e degli ordini alla registrazione delle fatture, passando dalla gestione delle offerte.

Tutte le operazioni che fanno parte del ciclo passivo consentono all’azienda di tenere sotto controllo i vari impegni nei confronti dei fornitori e i servizi prestati, ovvero di tutte le spese che dovranno essere sostenute in un certo periodo di tempo. 

Nelle attività del ciclo passivo rientrano:

• Gestione dell’anagrafica dei fornitori;
• Registrazione dei documenti che legano l’azienda a un fornitore.

Per sapere come gestire al meglio il ciclo passivo e quello attivo nella tua azienda, ti consigliamo di leggere questo articolo su Gestione del ciclo attivo e del ciclo passivo aziendale: tutto quello che c’è da sapere.

Fasi del ciclo passivo 

Ecco quali sono le principali fasi del ciclo passivo:

• Definizione del fabbisogno di servizi, merci e materiali;
• Selezione del fornitore o dei fornitori ai quali richiedere un preventivo di acquisto;
• Scelta del fornitore a cui inviare l’ordine per l’approvvigionamento;
• Gestione dell’ordine;
• Carico dei materiali/merce a magazzino in presenza di acquisto di beni;
• Arrivo della fattura da parte del fornitore e verifica dell’accuratezza del documento, la sua rispondenza all’ordine/documento di trasporto e la presenza dell’autorizzazione alla transazione;
• Registrazione della fattura a fini gestionali, fiscali e civilistici;
• Pagamento della fattura.

 Gestire correttamente il ciclo passivo è fondamentale non soltanto per adempiere agli obblighi di natura fiscale e civilistica e per la costruzione dei rendiconti e bilanci infrannuali – oltre che per il bilancio d’esercizio -, ma soprattutto per definire i dati gestionali, ovvero per monitorare i costi di produzione e per la costruire i rendiconti infrannuali e annuali. 

I vantaggi della digitalizzazione del ciclo passivo 

L’automazione dei processi di scambio documentale e la digitalizzazione del ciclo passivo comportano numerosi vantaggi. Inoltre sono applicabili a tutte le tipologie di documenti del ciclo passivo, come ordini o contratti. 

Ecco alcuni dei principali vantaggi legati alla digitalizzazione del ciclo passivo: 

• Eliminazione degli errori di ricezione;
• Tracciabilità di tutte le informazioni riguardo la pratica;
• Riduzione dei tempi di gestione della fatturazione passiva, e parallelamente della relativa riduzione dei tempi dei pagamenti;
• Disponibilità dei dati e consultazione rapida di tutti i documenti anche da remoto;
• Azzeramento dei tempi di attesa di smistamento delle pratiche;
• Notifica automatica ai fornitori e agli utenti in determinati momenti del processo;
• Coinvolgimento immediato della funzione aziendale che si occupa dell’approvazione della fattura;
• Conservazione a norma di legge al termine del processo.

In poche parole, semplificazione del workflow aziendale.

Automatizzazione delle fatturazione elettronica passiva

Quando parliamo di fatturazione elettronica facciamo riferimento a tutte le fatture che vengono emesse dai fornitori verso il professionista o l’azienda. Diversamente da quello attivo, questo procedimento genera un debito. Formalmente le fatture passive sono uguali a quelle attive, cambia soltanto il destinatario.

In una gestione strutturata e full digital del ciclo passivo fatture si deve poter implementare alcune fondamentali funzioni. Ecco quali:   

• Facile accesso ai documenti e possibilità di utilizzare le informazioni; 
• Agevolazione della registrazione delle fatture;
• Utilizzo di workflow;
• Integrazione dei documenti con il sistema gestionale; 
• Classificazione e archiviazione in un unico repository di tutti i documenti.

Si tratta di tutte quelle funzioni tipiche che caratterizzano un sistema di gestione documentale avanzato e che sono in grado di supportare l’area amministrativa in modo efficiente. Per questo motivo una gestione efficiente del ciclo passivo fatture passa necessariamente dall’adozione di software di gestione documentale in quanto dotati di funzioni che consentono agli uffici amministrativi di velocizzare i propri processi. 

Le fatture elettroniche passive devono essere conservate correttamente per almeno 10 anni. Gestire in modo corretto questi documenti evita perdite ed errori nei calcoli delle imposte dovute e inadempienze nei pagamenti.

Se il numero di fatture elettroniche passive annualmente da gestire è limitato, l’archiviazione può essere realizzata anche tramite il programma messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Per le aziende che hanno maggiori volumi di ricezione di fatture elettroniche passive si consiglia di utilizzare un software gestionale che permetta di organizzare l’amministrazione in modo sicuro e sempre aggiornato e di ottimizzare i tempi di lavoro.

Come gestire in modo efficiente la fatturazione elettronica passiva

Per gestire in modo efficiente il ciclo passivo fatture è necessario adottare un software di gestione documentale perché dotati di funzioni che consentono agli uffici amministrativi di velocizzare i propri processi. Vediamo alcune di queste funzioni: 

• In caso si verificassero errori, il software di gestione documentale notifica l’anomalia all’azienda o all’esterno dell’organizzazione, richiedendo poi le azioni correttive direttamente al fornitore; 
• Estrae dalla fattura tutti i dati al fine di arrivare a una completa contabilizzazione; 
• Raffronta automaticamente le informazioni della fattura ricevuta con i dati contabili che sono a disposizione - come ad esempio entrate delle merci e ordini – e restituisce una serie di risultati predisponendo il documento alla sua contabilizzazione automatica.

 

Contattaci per sapere come gestire al meglio il ciclo passivo e la fatturazione elettronica. 

Se inoltre stai cercando un software di gestione documentale affidabile, sicuro ed efficace, prova la versione demo di DocuWare!