Gestione archivio documentale: 5 consigli pratici

Ottimizzare la gestione archivio documentale dell’azienda vuol dire incrementare la produttività dell’intera organizzazione. Oggi le informazioni aziendali costituiscono uno degli asset più importanti per il business. Al fine di sostenere la continuità operativa, è importante razionalizzare la governance, mettere le informazioni al sicuro e adeguare l’archivio documentale ai nuovi flussi di lavoro. 

Come è possibile raggiungere tutti questi obiettivi? 

Grazie alla digitalizzazione. 

I vantaggi di una buona gestione archivio documentale sono davvero tanti: permette di liberare gli spazi aziendali tradizionalmente adibiti allo stoccaggio dell’archivio cartaceo, mette al sicuro i documenti da deterioramento o danni accidentali, abbatte i costi per carta, inchiostro e stampanti, ne garantisce l’immodificabilità a tutela della validità legale e rivoluziona totalmente il modo in cui i dati vengono usufruiti da parte delle persone. 

Per rendere la gestione dell’archivio documentale al passo con i tempi, in questo articolo vediamo 5 consigli pratici.

Iniziamo! 

• Abilitare la gestione archivio documentale da remoto 

Le modalità di lavoro sono cambiate, per cui anche la gestione archivio documentale deve stare al passo. Per fare in modo che tu possa ottenere il massimo valore dal patrimonio informativo dell’azienda, è quindi importante metterlo a disposizione del tuo team in maniera semplice, intuitiva e immediata. 

L’inventario documentale dell’azienda deve essere accessibile in ogni momento, con qualsiasi dispositivo e soprattutto da qualsiasi luogo di connessione. In questo caso specifico, la funzionalità strategica è quella che abilita la gestione archivio documentale grazie al cloud. Proprio il cloud costituisce uno strumento perfetto per raggiungere questo scopo, consentendo agli utenti abilitati di condividere, consultare e lavorare sui documenti anche da remoto. Il tutto senza che nessuna informazione esca dall’ambiente applicativo protetto e controllato!  

• Assicurare una gestione archivio documentale a norma 

Affinché una gestione archivio documentale sia totalmente affidabile, è necessario che questo aderisca agli aggiornamenti normativi in materia di conservazione sostitutiva. Soltanto così l’archivio è predisposto in modo da garantire una risposta efficace e tempestiva ad eventuali contenziosi giuridici o controlli fiscali. 

Ecco perché, per tutelare il business aziendale, è cruciale scegliere una soluzione di conservazione documentale che sia rilasciata da parte di un fornitore certificato. Questo in quanto le Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia digitale prevedono che “i provider di soluzioni per l’archiviazione documentale sostitutiva operino in ottemperanza a precise normative riconosciute a livello internazionale”. 

• Garantire la sicurezza e la tracciabilità dei dati 

Nell’ambito del lavoro digitale, una delle assolute priorità per ogni azienda è quella di rivedere gli standard di sicurezza a tutela delle informazioni e dei dati. Una efficace soluzione di gestione archivio documentale deve essere in grado di garantire la riservatezza dei dati contenuti nelle pratiche che ogni giorno transitano per l’azienda.  

Per raggiungere questo risultato, la soluzione migliore risulta essere quella di implementare una piattaforma avanzata di gestione documentale che si basa sul cloud. Inoltre, deve consentire agli utenti abilitati di avere massimo controllo su ogni singolo documento e piena visibilità dei processi. Così facendo, i responsabili sanno sempre e in tempo reale quali file e documenti sono stati condivisi o modificati, come, da chi e quando. 

Infine, una gestione archivio documentale sicura deve essere garantita: 

• da un backup automatico giornaliero; 
• dalla registrazione (log) di ogni attività effettuata; 
• da un sistema di cifratura automatica end-to-end di tutti i documenti; 
• da un sistema di accessi con password gestite dal sistema, con autenticazione a due fattori. 

• Migliorare le attività di ricerca e di catalogazione grazie all’automazione 

Uno dei principali vantaggi che si possono ottenere con la gestione archivio documentale, riguarda la possibilità di avere a disposizione qualsiasi informazione contenuta all’interno di qualsiasi pratica digitale in modo istantaneo. Grazie alle tecnologie più recenti e avanzate, è infatti possibile attivare processi di ricerca e di catalogazione dei documenti. Così facendo il tuo team non deve ricordarsi dove si trovi effettivamente un certo dato documento, ma devono semplicemente sapere che cosa stanno cercando. 

Con la funzione di catalogazione automatica, il sistema restituirà immediatamente al team tutti i record compatibili con la chiave di ricerca che è stata inserita.  

• Integrare la PEC all’interno della soluzione di gestione archivio documentale  

All’interno delle caselle di posta elettronica certificata – PEC – transita la maggior parte dei documenti che hanno valore legale e che riguardano le attività aziendali. Ecco perché anche i dati e le informazioni contenute negli allegati di posta elettronica certificata devono essere oggetto delle policy di conservazione in ottemperanza alla vigente normativa. 

Uno degli errori che più viene commesso da parte delle aziende, è pensare di risolvere il problema affidando questa attività allo stesso gestore PEC attraverso il pagamento di un servizio aggiuntivo. La verità è che nel lungo periodo non si rivela una strategia particolarmente efficace e vincente. Infatti, l’obbligo di archiviazione documentale dura 10 anni e in tutto questo tempo è normale voler o dover passare da un provider all’altro. La soluzione perfetta è quindi quella di non rimanere vincolati a nessuno, ma implementare una piattaforma integrata di gestione dell’archivio documentale e conservazione sostitutiva PEC che viene fornita direttamente da un partner esterno indipendente. 

 

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