Fulltext Search di DocuWare: una guida pratica

DocuWare è l’Enterprise Content Management più potente del mondo, che rivoluziona il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all’interno della tua azienda. Con DocuWare puoi: 

• creare un flusso di documenti agile che riduca il tempo di gestione delle pratiche;
• automatizzare i passaggi di consegna;
• evitare di stampare la carta;
• rendere il tuo team più produttivo.

Tutto questo è possibile grazie alle tante funzionalità che offre DocuWare. Tra queste troviamo proprio la Fulltext Search, che ti farà ridurre del 90% i tempi di recupero delle informazioni all’interno del tuo archivio.

In questo articolo vediamo tutto quello che puoi fare grazie alla funzione Fulltext Search di DocuWare. 

 

Fulltext Search di DocuWare: cosa puoi fare

Grazie alla funzione Fulltext Search di DocuWare puoi: 

• Cercare un termine contenuto all’interno di un documento: la ricerca Fulltext ti permette di recuperare un documento partendo da un termine specifico che contiene. Non solo si risale al documento in pochi secondi, ma il sistema suggerisce la pagina in cui è contenuto il termine cercato; 
• Recuperare in un attimo i documenti associati alla stessa pratica: grazie alla funzione “documenti collegati” si può cercare un documento guardando tra i file che appartengono alla stessa pratica o che hanno campi in comune. Questo sostituisce il concetto di dossier cartaceo; 
• Visualizzare i documenti in una fase specifica del loro ciclo di vita: per un’azione di controllo sullo stato di avanzamento dei lavori, è possibile visualizzare tutti i documenti che sono in uno stato particolare del workflow. Ad esempio le fatture da approvare oppure un ordine da evadere. Questo ti permette di avere in ogni momento sotto controllo la situazione dei propri documenti.

 

Fulltext Search di DocuWare: come funziona

DocuWare ti aiuta a trovare i documenti in modo rapido e semplice, proprio come quando cerchi informazioni sul Web. Ti basta inserire uno o più termini di ricerca nella riga di ricerca “Fulltext” e i risultati verranno visualizzati in un elenco. Per tutti gli schedari che forniscono il testo completo come opzione, troverai un campo con l’etichetta “Testo completo” in ogni finestra di dialogo di ricerca. 

A differenza di una classica ricerca per parola chiave, non è importante inserire il termine di ricerca in un campo specifico della finestra di dialogo. Basta digitare qualcosa e il gioco è fatto, proprio come quando usi un motore di ricerca su Internet.

I termini trovati sono evidenziati all’interno del contenuto del documento. Il primo termine di ricerca trovato sul documento è evidenziato in rosso, tutti gli altri in giallo. Così sarai in grado di vedere direttamente il contesto generale per ciò che hai cercato. 

 

Combinazioni intelligenti

Per ridurre il numero di risultati, puoi combinare i termini di ricerca nella riga del testo completo. Ad esempio, se inserisci una frase tra virgolette come “Ordini di acquisto per fiere 2017“, verranno visualizzati solo i documenti che contengono questa esatta sequenza di parole.

 

Ricerca per parola chiave

Un campo fulltext può anche essere combinato con altri campi indice. Ad esempio, se hai bisogno solo di documenti che sono stati archiviati entro un certo periodo di tempo, inserisci queste informazioni nei campi dell’indice della data e quindi utilizza il campo fulltext per il resto dei termini di ricerca relativi al contenuto.

Ricorda: la ricerca full-text è disponibile solo se è stata attivata la funzione full-text di uno schedario.

 

Adesso non ti resta che provare tu stesso la potenza di DocuWare!

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