Errori nelle fatture: 5 modi per evitarli con DocuWare

Errori nelle fatture? 

Le sfide odierne dei dipartimenti finanziari e contabili riguardano soprattutto la gestione del flusso di cassa, la conformità alle leggi fiscali e normative – in continua evoluzione – e la gestione efficace dei team remoti. 

L’implementazione di un DMS offre soluzioni innovative a queste sfide.

Perché? 

Innanzitutto, un software di gestione documentale automatizza il processo di fatturazione e pagamento, migliorando notevolmente il flusso di cassa aziendale. Inoltre, consente di monitorare costantemente le modifiche normative e fiscali, assicurandosi che le operazioni finanziarie rimangano in conformità con le leggi attuali.

La gestione dei team remoti diventa più efficiente grazie a un DMS basato su cloud, che permette un accesso sicuro ai documenti e alle informazioni da qualsiasi luogo. Ciò facilita la collaborazione tra membri del team, ottimizzando il lavoro a distanza.

Grazie all’automazione dei processi, il DMS elimina il bisogno di svolgere attività manuali ripetitive, liberando il personale per compiti più strategici. Questo porta ad una maggiore efficienza operativa e ad una riduzione degli errori.

In questo articolo vediamo 5 modi per evitare errori nelle fatture grazie all’uso di DocuWare. 

 

Perché implementare DocuWare nei tuoi dipartimenti finanziari e contabili

L’implementazione dell’elaborazione digitale delle fatture con un sistema di gestione dei documenti come DocuWare può fornire numerosi vantaggi ai dipartimenti finanziari e contabili. 

Ecco come può aiutare a superare le sfide:

• Miglioramento del flusso di cassa: consente di automatizzare il processo di fatturazione e pagamento, riducendo i tempi di elaborazione delle fatture;
• Tenere traccia dei cambiamenti fiscali e normativi: DocuWare può essere configurato per monitorare automaticamente i cambiamenti nelle leggi fiscali e normative e aggiornare i modelli di fattura e le procedure di conformità di conseguenza;
• Gestire il team remoto: con un DMS basato su cloud, il tuo team finanziario può accedere in modo sicuro ai documenti e alle informazioni necessarie da qualsiasi luogo;
• Automazione dei processi: può automatizzare molte attività ripetitive legate all’elaborazione delle fatture, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su compiti più strategici e ad alto valore aggiunto;
• Riduzione dei costi: riducendo la necessità di stampare e archiviare documenti fisici, un DMS può aiutare a ridurre i costi operativi e migliorare la sostenibilità aziendale;
• Miglioramento della sicurezza: DocuWare offre soluzioni avanzate di sicurezza dei dati, tra cui crittografia, autorizzazioni di accesso e monitoraggio delle attività;
• Rapporti e analisi avanzate: molte soluzioni DMS offrono strumenti di reporting e analisi avanzate, che consentono di ottenere una maggiore visibilità sui dati finanziari.

 

5 sfide risolte dall’elaborazione delle fatture digitali con un software di gestione documentale

Perdita di produttività a causa dell’immissione manuale dei dati 

Se il dipartimento utilizza processi cartacei, i dipendenti potrebbero dedicare gran parte del loro tempo all’immissione manuale dei dati. Ciò riduce la loro efficienza e aumenta il rischio di errore umano. Anche se utilizzi un sistema di condivisione file – come Google Drive o SharePoint, oppure un modulo del tuo ERP o sistema contabile -, non sfrutti appieno i vantaggi della digitalizzazione.

Ti stai perdendo l’acquisizione automatizzata dei documenti, un archivio di documenti centralizzato, la ricercabilità tra i dipartimenti e la capacità di crescere man mano che la tua azienda cresce. L’integrazione del software di contabilità o ERP con un sistema di gestione dei documenti elimina l’immissione manuale dei dati e la duplicazione degli sforzi che si verificano quando i dati devono essere digitati in più di un sistema. 

Facciamo un esempio. 

Se i dati dell’ordine di acquisto sono già inseriti nel tuo software di contabilità, non sarà necessario digitarli nuovamente. Le informazioni vengono automaticamente condivise con il tuo sistema di gestione dei documenti. Il DMS può anche condividere dati con altri software aziendali. In questo modo puoi risparmiare tempo e lavorare più velocemente con informazioni più precise.

 

Processi aziendali non definiti o non documentati

Alcuni processi esistono solo nella testa di alcuni dipendenti. Se uno di loro lascia la tua azienda, porta con sé anche la sua esperienza. In questo scenario, è difficile garantire che vengano sempre seguiti i processi corretti.

Quando imposti processi e flussi di lavoro di fatturazione digitale in un sistema di gestione dei documenti, il processo ufficiale viene eseguito automaticamente. 

Le fasi del processo sono definite in base alle regole aziendali e integrate nei flussi di lavoro. Inoltre, gli audit trail tengono traccia delle attività, come le approvazioni, per garantire che le fatture e altri documenti dipendenti dal processo passino attraverso le migliori pratiche aziendali stabilite dalla gestione.

Il risultato?

L’automazione aumenta la produttività ed elimina congetture ed errori umani.

 

Pagamento non puntuale 

L’elaborazione lenta delle fatture può comportare costi aggiuntivi, trattenute di credito e sospensione delle consegne. Infatti, l’elaborazione manuale delle fatture rende difficile tenere traccia delle scadenze e identificare i colli di bottiglia. 

Una soluzione di gestione dei documenti riduce significativamente il tempo che intercorre tra il ricevimento, l’approvazione e il pagamento di una fattura. Tiene automaticamente traccia delle date di scadenza dei pagamenti, invia promemoria e instrada le fatture all’approvazione.

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Errori nelle fatture: i problemi legati alla conformità

La tua azienda si è preparata per un maggiore monitoraggio e una maggiore analisi da parte delle autorità di regolamentazione finanziaria? 

Sei sicuro di poter evitare il rischio di multe, sanzioni e cause legali?

Quando non si riesce a stabilire controlli interni e responsabilità, è difficile dimostrare l’integrità dei dati. Se i programmi di conservazione vengono applicati manualmente, ciò può anche portare a un potenziale mancato rispetto dei requisiti normativi.

Il tuo sistema di gestione documentale dovrebbe includere il controllo della versione e un solido audit trail che ti consenta di rilevare e prevenire le frodi. 

Ai membri del personale può essere consentito di accedere a determinati documenti tramite un nome utente o una password univoci. L’autenticazione crea un record di chi ha avuto accesso a un documento, quando vi ha effettuato l’accesso e quale azione ha intrapreso. Ciò limita le attività non autorizzate e la redazione consente un’ulteriore protezione dei dati riservati. 

La notifica delle violazioni dei protocolli di sicurezza tramite report di attività può fornire un ulteriore livello di protezione.

 

Non iniziare la trasformazione digitale adesso

Hai dubbi sul fatto che una soluzione di gestione dei documenti e flusso di lavoro automatizzato possa adattarsi al tuo budget? 

Vale la pena notare che l’implementazione di una soluzione di gestione documentale può avere un impatto significativo sull’efficienza del tuo dipartimento finanziario, con un conseguente ritorno sull’investimento considerevole.

Secondo un’analisi condotta dall’American Productivity & Quality Center (APQC) basata sui dati del settore, le aziende che si collocano tra le migliori in termini di performance spendono solamente $ 1,42 per il processo di fatturazione, mentre le aziende che hanno prestazioni inferiori spendono più del triplo, pari a $ 6,00. 

L’APQC sottolinea che “le soluzioni di fatturazione automatizzata e le tecnologie correlate sono ora più accessibili rispetto a qualche anno fa. I dati attuali riflettono chiaramente i vantaggi che molte organizzazioni stanno ottenendo grazie all’adozione e all’implementazione di queste tecnologie“.

In sintesi, l’implementazione di un sistema di gestione dei documenti con l’elaborazione digitale delle fatture può essere un passo importante per migliorare l’efficienza, la conformità e la competitività del tuo dipartimento finanziario e contabile, permettendoti di affrontare le sfide attuali e prepararti per il futuro con maggiore sicurezza.

 

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