Docuware vs Sharepoint: quali sono le differenze

Da qualche anno le aziende stanno affrontando una delicata trasformazione che pone al centro il passaggio dall’analogico al digitale, la cosiddetta Digital Transformation. Uno dei punti cruciali di questa trasformazione – al fine di svolgere il passaggio in modo efficiente e sicuro – è quello di dotarsi di un buon software di gestione documentale.

Tutto ciò che veniva svolto manualmente – con un tasso di errore potenzialmente elevato – viene oggi svolto in modo automatico proprio da questi sistemi. Tuttavia, nonostante i software siano per definizione meno soggetti a errori, non vuol dire che tutti i sistemi siano uguali tra loro ed abbiano uguali caratteristiche. 

Esistono, infatti, software più adatti ad alcune esigenze aziendali, oppure che hanno una resa oggettivamente migliore o che riescono a garantire una maggiore efficienza e sicurezza dei procedimenti aziendali stessi.

Per questo motivo abbiamo deciso di confrontare due software di gestione documentale sul mercato:

• DocuWare
• Sharepoint

I software presentano caratteristiche diverse tra loro: in questo articolo ti mostreremo le peculiarità di ognuno, guidandoti nella scelta.

Iniziamo!

Docuware: una panoramica del software documentale

DocuWare rappresenta oggi l’Enterprise Content Management più potente del mondo che rivoluziona il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all’interno della tua azienda. 

Il concetto chiave su cui questo software si fonda è quello di “ritrovare il tempo perso per gestire i documenti”, guidato dall’automazione e dall’efficienza. 

Per automatizzare il completo flusso dei documenti all’interno dell’azienda, DocuWare si avvale di una serie di funzioni, quali:

• Intelligent Indexing

Per archiviare i documenti in pochi secondi e non in ore, Docuware indicizza i campi in modo automatico attraverso il suo algoritmo di intelligenza artificiale, al fine di recuperare all’interno del documento gli indici che si vogliono importare.

• Ricerca Full Text

Attraverso questa funzione è possibile ridurre del 90% i tempi di recupero delle informazioni all’interno dell’archivio. La ricerca Full Text permette infatti di recuperare un documento partendo da un termine specifico. E non solo si può risalire al documento in pochi secondi, ma il sistema suggerisce anche la pagina in cui è contenuto il termine che stai cercando.

• Workflow

Con Docuware puoi creare un flusso di documenti agile in grado di ridurre il tempo di gestione delle pratiche. Potrai automatizzare i passaggi di consegna, evitare di stampare la carta e rendere il tuo team più produttivo.

• Dossier elettronico 

Con Docuware è facilissimo collegare tra loro i documenti e creare un dossier elettronico completamente intuitivo ed efficiente. 

• Outlook

DocuWare permette di trasformare un messaggio email in un documento PDF ordinato e all’interno sistema aziendale. In questo modo si possono conservare e condividere messaggi sensibili all’interno della circuito dell’azienda, garantendo sempre integrità e valore probatorio.

• Form elettronici

I form elettronici di DocuWare permettono di generare dei PDF con le informazioni inserite dal soggetto che ha risposto alle domande. Così sarà possibile archiviare, condividere e proteggere le informazioni direttamente all’interno del proprio sistema.

Sharepoint: che cos’è?

Possiamo definire SharePoint come un portale intranet che ha come obiettivo quello di apportare all’azienda risultati tangibili alla produttività generale dell’organizzazione. Principalmente consente di archiviare, organizzare e condividere file e documenti, e tutte le informazioni sono accessibili da qualsiasi dispositivo tramite browser web. 

Solitamente le aziende configurano SharePoint per gestire un portale intranet, una extranet o vari siti web, in cui i gruppi possono collaborare tra loro. In questo modo è possibile semplificare il lavoro di gestione dati e lavorare in modo più efficiente.

Viene inoltre adottato dalle aziende anche per i social network, l’integrazione di sistemi e processi, la Business Intelligence (BI) e per l’automazione dei flussi di lavoro.

SharePoint fornisce varie funzionalità all’utente, tutte mirate a consentire all’azienda di creare facilmente siti intranet o extranet. Grazie alla intranet è possibile condividere e trovare documenti attraverso sistemi avanzati. 

Inoltre, tutte quelle informazioni che l’azienda deve trasmettere possono essere pubblicate – o in alternativa messe anche in evidenza – all’interno della home page di ciascun utente. Allo stesso tempo possono essere create specifiche pagine che sono destinate a ogni dipartimento e con funzionalità precise. 

Docuware vs Sharepoint: le differenze

Nonostante Docuware e Sharepoint abbiano alcuni elementi in comune, presentano caratteristiche anche molto differenti tra di loro.

In questa tabella è possibile confrontare facilmente i due software e le funzionalità offerte da ognuno: 

	DocuWare	Sharepoint
Template personalizzabili	Sì	Sì
Classificazione dei documenti	Sì	No
Form elettronici	Sì	No
Full Text Search	Sì	No

Perché scegliere DocuWare

A seguito di una panoramica dei due software, possiamo affermare che DocuWare offra una maggiore efficienza e sicurezza. Ti spieghiamo subito il perché.

Innanzitutto, DocuWare è caratterizzato da una facilità d’uso invidiabile. Tieni in considerazione che non sarai l’unico in azienda ad utilizzare un software di gestione documentale, per cui è assolutamente indispensabile avere un’interfaccia intuitiva e semplice da utilizzare e alla portata di tutti. Il tempo risparmiato per imparare ad usarlo potrà essere impiegato in qualcosa di più utile e profittevole per tutta l’azienda. 

Ti garantiamo che una volta acquisito il linguaggio di DocuWare tutto risulterà davvero molto semplice!

Inoltre, Docuware traccia e protegge i dati sensibili, garantendo l’integrità delle informazioni aziendali e soddisfacendo ogni requisito della normativa GDPR. Il software documentale attribuisce valore legale e probatorio ai documenti conservati al suo interno, occupandosi anche di ricordare le scadenze dei documenti e il periodo di conservazione minimo previsto dalla legge per ogni tipologia di documento.

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