DocuWare: un tool versatile per tutti i processi aziendali

DocuWare è il tool più versatile presente sul mercato! 

Oltre all’elaborazione delle fatture, puoi utilizzarlo anche per la gestione dei contratti, i file del personale e moltissimo altro ancora – invece di affidarti a una serie di soluzioni specializzate. 

Se non stai già ottimizzando il tuo processo di fatturazione, potrebbe essere il momento perfetto per utilizzare il potere della digitalizzazione e applicarlo ad altri processi della tua azienda, come nelle risorse umane, nei dipartimenti legali o di controllo qualità. DocuWare si adatta perfettamente a tutti i tipi di applicazioni. 

Quindi, invece di acquistare soluzioni software specializzate separate per ogni singolo caso d’uso e reparto, ricorda che DocuWare è uno strumento per tutti i processi a livello aziendale che coinvolgono qualsiasi tipo di documento o registrazione. 

 

Funziona in tutti i reparti

Hai bisogno di trovare le fatture relative a un determinato contratto? L’ordine di acquisto di un laptop per un nuovo assunto? I registri del test di qualità e la bolla di consegna per un prodotto spedito di recente? 

Con soluzioni dipartimentali molto specializzate, nel migliore dei casi devi “solo” passare dallo strumento con cui stai lavorando (es. Accedi e cerca il documento appropriato). Nel peggiore dei casi, tuttavia, non avrai alcun accesso all’altro sistema, poiché le licenze utente sono disponibili solo per coloro che lavorano in quel reparto specifico. Quindi dovrai contattare qualcuno e chiedere aiuto. Questa operazione può richiedere ore, mentre su DocuWare bastano pochi clic! 

Puoi utilizzare i termini dell’indice corrispondenti per richiamare i documenti correlati direttamente da diversi schedari – indipendentemente dal dipartimento – e tutte le informazioni di cui hai bisogno sono immediatamente disponibili.

 

Con DocuWare hai un ambiente software più pulito

Se un reparto stipula un contratto software pensando solo alle sue esigenze, non ci vorrà molto prima che ci sia un problema all’interno dell’ambiente software di un’azienda. Non solo il tuo reparto IT perde rapidamente traccia, ma sorgono anche molte domande, sia dal punto di vista organizzativo che legale. Ad esempio:

• Dove saranno ospitati i dati?
• I dati vengono elaborati all’interno del sistema in conformità con le normative sulla protezione dei dati?

• Chi ha accesso a quali dati e con quali diritti?

• Chi è responsabile della gestione degli utenti? IT o dipartimento? 

• È possibile sincronizzare gli utenti con un Active Directory?

• Il single sign-on è fattibile?

Con DocuWare come sistema centrale, sei in una posizione migliore per l’armonia del sistema. E anche se l’autonomia dei singoli reparti è importante per te, puoi semplicemente assegnare specifici diritti di schedario ai responsabili di reparto, in modo che possano creare schedari per il proprio reparto e configurarli secondo necessità.

 

Riduci i costi con DocuWare

A prima vista, le soluzioni specializzate sembrano poco costose, soprattutto se pubblicizzano il fatto che puoi iniziare con un pacchetto più piccolo. Sfortunatamente, spesso dovrai aggiornare perché superi il massimo in termini di utenti, documenti, file, processi o volume di dati. E anche se potrebbe sembrare solo un mucchio di piccole somme, nel tempo i costi continuano a sommarsi. 

DocuWare offre vari pacchetti di licenze per consentire agli utenti di scalare la propria soluzione cloud secondo necessità, in base al numero di utenti e al volume dei documenti. Tuttavia, mentre un responsabile della conformità potrebbe aver bisogno di tre licenze utente per soluzioni specializzate se desidera gestire contratti, approvare fatture e visualizzare i file del personale, con DocuWare deve disporre di una sola licenza per un applicazione principale.

 

Che aspetti? 

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