Document security in DocuWare: tutto ciò che c’è da sapere

Quello della sicurezza dei documenti rappresenta un argomento fondamentale per ogni azienda, soprattutto quando si parla di digital transformation. La document security rientra nel più ampio tema della cybersecurity, ovvero la protezione di sistemi, reti e programmi da parte di attacchi digitali.

Questi attacchi solitamente hanno come scopo quello di accedere, trasformare e/o distruggere informazioni sensibili. Tutto quello che non può assolutamente succedere all’interno di un’azienda. 

Utilizzando la protezione dei documenti è invece possibile memorizzare, creare e applicare ai documenti stessi tutte le impostazioni di riservatezza predefinite. Così si evita che le informazioni contenute all’interno si diffondano e/o subiscano dei pregiudizi. 

Vediamo adesso come fare!

Che cos’è la document security?

Come anticipato, in un’azienda sempre più digitalizzata i documenti possono subire un attacco informatico ed essere violati.

In questo modo i dati sensibili possono essere rubati ed usati impropriamente. Pensa ad esempio al furto di informazioni relative a coordinate bancarie, dati sensibili, o dettagli finanziari. Per l’azienda diventa quindi di fondamentale importanza dotarsi di un sistema che assicuri massima protezione ai documenti. 

La document security rappresenta la soluzione: un sistema di sicurezza utilizzato per qualsiasi documento che viene creato, archiviato, consegnato, sottoposto a backup, ed eventualmente eliminato quando non ritenuto più necessario. 

L’utilizzo di un sistema di document security consente quindi di controllare il documento in modo semplice e continuativo, anche dopo averlo distribuito. E’ possibile monitorarlo o impedire ad alcuni utenti di accedere al documento stesso, per avere la situazione sempre sotto controllo.

Sicurezza e protezione dei documenti: l’elemento chiave della cyber security

Indipendentemente dalla grandezza della tua azienda o dal tipo di attività che svolge, sono due le sue principali chiavi del successo: sicurezza e protezione. 

Perché? Perché per un’azienda non c’è niente di più prezioso che i propri dati. Se i tuoi documenti vengono danneggiati – o peggio ancora rubati – l’immagine dell’impresa ne risentirà molto. Senza poi considerare il danno, in termini di privacy, che i tuoi clienti subiscono. 

Ma assicurare un buon livello di protezione dei documenti non è un processo facile. Questo dipende soprattutto delle varie evoluzioni tecnologiche avvenute in questi ultimi anni. Combinare la sicurezza dei tuoi documenti con un sistema di gestione documentale – come ad esempio DocuWare – garantisce che i tuoi dati siano sempre al sicuro, oltre che aiutarti nell’organizzazione di un archivio digitale centrale e rendere più facilmente reperibile qualsiasi documento. 

E ancora, ecco perché dovresti pensare di proteggere i documenti all’interno della tua azienda: 

• Controllo dell’accesso e la garanzia che soltanto alcuni utenti possano recuperare documenti che contengono informazioni private;
• Protezione della riservatezza e rispetto delle normative sulla privacy;
• Garanzia di un’adeguata crittografia per i documenti digitali, facendo in modo che i dati archiviati siano accessibili soltanto dal personale autorizzato.

Perché la digitalizzazione favorisce la document security

Quella della digitalizzazione è ormai una rivoluzione già in atto. Sempre più aziende scelgono la politica dell’ufficio paperless, godendo anche di innumerevoli benefici. Uno di questi è proprio quello di favorire la document security. 

Vediamo come. 

Le aziende che decidono di conservare i propri documenti in forma cartacea hanno un’elevata probabilità di perdere tali documenti o danneggiarli. Ma è possibile anche che si commettano errori nella loro compilazione. In un sistema basato prevalentemente sulla carta, la sicurezza dei documenti è garantita semplicemente mantenendo i documenti sotto chiave. 

Ma in questo modo, si garantisce davvero uno standard elevato di sicurezza? Per non parlare poi della difficoltà che questo sistema comporta quando si ha la necessità di accedere ad uno o più documenti.  

La scelta migliore è quindi procedere alla digitalizzazione dell’azienda. Questo perché archiviare i documenti in formato elettronico tramite un sistema di gestione documentale vuol dire utilizzare le più recenti misure di sicurezza per proteggere i dati aziendali, garantendo quindi la conformità ai requisiti legali e prevenendo perdite finanziarie legate a frodi o furti di identità. 

Ricordati che in ogni caso le minacce informatiche sono sempre in agguato. Proteggere i tuoi documenti digitali è una parte fondamentale di qualsiasi sistema di sicurezza e gestione dei documenti.

Ecco qualche consiglio per scegliere un buon sistema di gestione documentale che garantisca protezione ai tuoi documenti: 

• Deve essere dotato di firewall e meccanismi di accesso sicuro;
• È importante utilizzare i più recenti software di sicurezza – inclusi i programmi anti-spyware e antivirus;
• Deve aggiornare regolarmente i propri sistemi operativi, applicazioni e misure di sicurezza.

Document security e gestione documentale

Arrivato fino a questo punto ti sarà chiaro come la document security sia un grosso problema che tutte le aziende prima o poi devono affrontare. 

Se per i documenti cartacei garantire un elevato standard di sicurezza è difficile, con i documenti digitali è possibile avere un sistema di sicurezza elevato. Ma soprattutto che risulti essere in linea con le normative sulla privacy. 

Attraverso la digitalizzazione l’azienda può avere tutta una serie di vantaggi, tra cui anche un elevato standard di sicurezza documentale, grazie anche ad una migliore organizzazione dei documenti che solo un sistema di gestione documentale può riuscire a garantire. 

Le aziende tendono a funzionare meglio quando possono archiviare, accedere e gestire in modo efficiente i propri documenti senza che i file siano impossibili da trovare. I sistemi di gestione documentale offrono maggiore sicurezza e conformità per i dati sensibili. 

Uno di questi sistemi è DocuWare, l’Enterprise Content Management più potente del mondo. DocuWare offre infatti procedure affidabili in grado di garantire l’integrità delle informazioni aziendali e soddisfare tutti i requisiti della normativa GDPR. Le sue procedure di analisi e di autenticazione assicurano il controllo su modifiche, versioni e workflow dei documenti. In questo modo si proteggono i documenti da perdite, sottrazioni e manipolazione.

Ecco quali sono le tre migliori pratiche per la gestione e la sicurezza dei documenti digitali che un sistema di gestione documentale come DocuWare è in grado di garantire:

• Limitare l’accesso a determinate cartelle, classificando i file per livello e fornendo autorizzazioni diverse per ciascun livello; 
• Creare più livelli di diritti di accesso, inclusi privilegi di visualizzazione e di modifica, che consentono di poter scegliere chi può visualizzare determinati documenti e chi invece è autorizzato a modificarli;
• Monitorare facilmente chi ha avuto accesso a quali documenti, quando è stato effettuato l’accesso, quali modifiche sono state apportate a ciascun documento e chi ha distribuito quali documenti e dove. 

Se vuoi sapere come migliorare la document security all’interno della tua azienda o vuoi provare gratuitamente DocuWare, non esitare a contattarci!