Document Management vs. Records Management: quali sono le differenze?

Vuoi digitalizzare i tuoi documenti aziendali mantenendo la conformità con le normative governative e di settore? 

Dovresti cercare un sistema o un software di gestione dei documenti esclusivamente per la gestione dei record?

In realtà, la gestione dei documenti consente di digitalizzare e archiviare sia documenti che record. In questo articolo vediamo quali sono le differenze tra un Document Management e un Records Management. 

 

Document Management e Records Management: differenze

I record sono la prova di una transazione, decisione o impegno preso da un individuo, azienda, ente non profit o governo. Un documento diventa un record dopo il completamento di un processo aziendale. I record spesso contengono molte parti che possono includere documenti, foto e video. Vengono archiviati nella forma definitiva e non possono essere modificati o rivisti. Sono spesso soggetti a controlli interni ed esterni, necessari per confermare la conformità alle normative di settore e statali.

Ecco quali sono gli obiettivi principali dei record: 

• dimostrare la conformità;
• limitare l’accesso alle informazioni al personale autorizzato;
• garantire la sicurezza;
• far rispettare i programmi di conservazione.

Dall’altra parte, gli obiettivi della gestione dei documenti sono più ampi:

• facile archiviazione e recupero dei documenti;
• acquisizione e categorizzazione di documenti cartacei ed elettronici;
• automazione del flusso di lavoro;
• protezione contro le minacce informatiche.

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Il percorso dal documento al record

• Contratto: quando i termini sono stati concordati, è stato firmato da tutte le parti interessate ed è pronto per essere eseguito;  
• Fattura: quando viene approvata e pagata;
• Mandato: quando si realizza un arresto o viene revocato il mandato;
• Domanda di aiuto finanziario: quando viene concesso un aiuto finanziario o la domanda viene respinta;
• Dichiarazione dei redditi: quando viene presentata all’IRS e viene restituito il denaro o vengono pagate le tasse dovute

 

Records Management: componenti principali 

• Archiviazione: un record deve essere salvato in un archivio sicuro con un identificatore univoco e indicizzato in modo tale che possa essere recuperato anche per nome, data, parola chiave, ricerca full-text e altri criteri definiti da un’organizzazione;
• Applicazione del programma di conservazione: un record deve essere archiviato ed eventualmente distrutto secondo un insieme definito di regole stabilite per ogni tipo di documento;
• Controlli di accesso: gli utenti autorizzati devono essere in grado di accedere, recuperare e leggere il record, ma non di apportare modifiche. Occasionalmente, c’è un motivo per consentire modifiche ai metadati associati a un record;
• Audit trail: il ciclo di vita di un record dovrebbe essere tracciabile dall’inizio alla fine;
• Sicurezza: crittografia e una solida struttura dei diritti di accesso per impedire modifiche non autorizzate;
• Ripristino di emergenza e continuità aziendale: i record devono essere archiviati in più posizioni in formato cartaceo o elettronico.

 

In che modo la gestione dei documenti comprende la gestione dei record

Un sistema di gestione dei documenti fornisce tutte le funzioni business-critical necessarie per soddisfare qualsiasi esigenza di gestione dei record, nonché per gestire informazioni e documenti che fanno parte di processi aziendali attivi.

 Queste funzionalità includono: 

•  Indicizzazione: trasforma i documenti in informazioni gestibili leggendo porzioni chiave di dati e memorizzando ogni punto dati come valore di indice. Questi valori di indice descrivono lo scopo e il contenuto del documento e sono estremamente efficienti per la ricerca e l’organizzazione dei documenti; 
• Archiviazione e recupero: avvengono dopo che i record sono stati indirizzati alla posizione corretta tramite flussi di lavoro automatizzati. I dati di indice precedentemente assegnati al record garantiscono un’organizzazione chiara e un rapido reperimento da parte degli utenti autorizzati; 
• Flussi di lavoro digitali: utilizzano processi predefiniti per archiviare automaticamente i record e applicare programmi di conservazione; 
• Le misure complete di sicurezza e backup includono l’autenticazione tramite un nome utente e una password univoci. Ciò non solo consente di assegnare diritti di accesso specifici, ma garantisce una traccia di controllo completa di quale documento è stato consultato, da chi e quali azioni sono state intraprese. Includono anche crittografia delle comunicazioni basate su cloud tramite TLS, HTTPS e HSTS per proteggere da attacchi di download di protocolli e cookie high jacking. Infine, includono anche i backup digitali distribuiti geograficamente, ospitati in un data center Microsoft Azure ad alta sicurezza, salvaguardano le informazioni vitali e garantiscono un rapido ripristino dei dati senza spese impreviste.

 

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