Digitalizzazione workflow nel settore HR: fascicolo dipendente e processo di assunzione

Quanto è importante oggi la digitalizzazione workflow nel settore HR? 

La risposta è semplice: è fondamentale! 

La gestione del settore HR rappresenta un argomento cruciale all’interno delle odierne dinamiche aziendali e quanto mai attuale. Pensiamo ad esempio a quanti documenti arrivano sulla scrivania degli addetti a questo settore – uno su tutti i Curriculum Vitae -, anche attraverso annunci su portali dedicati, e-mail, posta ordinaria, fax e siti internet.  

Ecco perché oggi è fondamentale gestire il personale in organico in modo efficiente ed ordinato, dalla gestione delle note spese e trasferte alla richiesta e approvazione di ferie e permessi, dalle comunicazioni ai dipendenti al materiale in dotazione. Insomma, l’obiettivo è quello di condividere con estrema semplicità processi e documenti attraverso la gestione di tutti i dati e di tutte le informazioni in modo organizzato, strutturato e sempre più efficiente. 

La soluzione migliore per la digitalizzazione workflow nel settore HR è quella di adottare un software di gestione documentale, in grado di semplificare il flusso di questi documenti. Inoltre, tutti i dati riservati sono archiviati in modo sicuro e lo staff HR può sempre avere a portata di mano informazioni accurate e aggiornate.

Come? 

Continua a leggere per saperne di più!

Digitalizzazione workflow nel settore HR: come funziona 

Quando si procede per la digitalizzazione workflow nel settore HR, bisogna innanzitutto aver ben chiaro gli obiettivi da raggiungere: 

• Gestione in modo strutturato ed organizzato dei dati e delle informazioni;
• Condivisione di processi e documenti in modo semplice e snello;
• Automatizzazione delle procedure quotidiane, manuali e ripetitive.

Una volta chiarito quali siano gli obiettivi da raggiungere, possiamo procedere nel vedere nel dettaglio come fare per digitalizzare il workflow del settore HR. 

Richieste di ferie e permessi

Avere un settore HR digitalizzato consente di poter inserire facilmente i vari dati all’interno del sistema. In questo modo è semplice chiedere e vagliare le richieste di ferie e permessi in pochi click. Così facendo si evitano eventuali disallineamenti informativi, prevedendo che lo stesso sistema gestisca modifiche delle richieste.

La gestione dei processi di richieste di ferie e permessi, si compone di pochi e semplici step che possono essere così individuati: 

1. Inserimento della richiesta di ferie o della richiesta di permesso a cura del collaboratore attraverso la compilazione di una semplice scheda – da indicare tipo di richiesta, la durata, il periodo ed eventuali note;
2. Invio al responsabile della richiesta di ferie o del permesso: le informazioni sono inviate al responsabile in automatico; 
3. Approvazione o rifiuto della richiesta: ogni Responsabile può inserire la sua risposta all’interno del sistema;
4. La modifica della richiesta e la sua approvazione sono sempre organizzate tramite dei precisi processi, ugualmente semplici e rapidi; 
5. La gestione dei processi aziendali semplifica lo svolgimento delle attività di richiesta di ferie o permessi.

Inoltre, alla fine di ogni mese l’addetto dell’Amministrazione può facilmente avere una panoramica di queste attività selezionando il periodo interessato, visualizzando soltanto le richieste accettate e che devono essere considerate per la consuntivazione delle presenze. In pochi secondi si ha davanti una tabella con tutti i dati necessari: l’attività è stata semplificata e velocizzata.

Digitalizzazione workflow nel settore HR: ricerca di nuovo personale e gestione dei curriculum vitae

Il processo di archiviazione e di catalogazione dei CV dovrebbe prevedere la possibilità di inserire tutta una serie di informazioni anagrafiche del candidato, che sarà poi estremamente funzionale alle ricerche successive. Oltre a dati quali il grado di istruzione e le più comuni generalità, dovrebbe essere possibile associare il candidato in una determinata area aziendale e ad una specifica posizione aperta. La successiva ricerca dei CV sarà quindi in modo mirato e veloce grazie all’inserimento di specifiche chiavi oppure alla ricerca libera sul documento con i sistemi OCR.

A seguito di ogni colloquio, la digitalizzazione workflow nel settore HR consente di avviare un vero e proprio workflow in cui è possibile coinvolgere i più selezionatori, che potranno memorizzare tutte le informazioni più importanti ed i commenti relativi all’incontro.

Creazione di un fascicolo dipendente e gestione delle assunzioni 

Ecco che viene scelto il candidato ideale per una certa posizione aperta. Grazie alla digitalizzazione workflow nel settore HR, è avviato un processo – ovvero un workflow – di Gestione Iter di Assunzione. Il processo comprende alcuni task operativi contemporanei o sequenziali, che tendono a coinvolgere varie funzioni aziendali, quali:

• Richiesta di assunzione – a carico del Manager;  
• Preparazione di tutta la documentazione necessaria per l’assunzione – a carico dell’Ufficio Personale;
• Redazione del contratto – successivamente dovrà essere approvato dalla Direzione. Poi sarà sottoposto a revisione ed eventuale definitiva conferma da parte del futuro Responsabile del nuovo assunto;
• Iscrizione a libro paga – a carico dell’Amministrazione;
• Preparazione delle postazione di lavoro – a carico dell’area IT.

Tutte queste attività devono essere realizzate nelle giuste tempistiche e indirizzate agli utenti corretti, in modo tale da semplificare e ottimizzare l’operatività aziendale.

Inoltre, la maggior parte delle volte è obbligatoria l’archiviazione e la creazione di documenti, che può essere semplificata attraverso la gestione di appositi modelli. In questo modo si crea automaticamente un vero e proprio fascicolo per ciascun collaboratore, all’interno del quale troviamo la sua storia lavorativa, informazioni e documenti ad essa collegati, e che nel tempo si arricchirà con ulteriori dettagli lavorativi del dipendente.

 

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