Differenza tra ECM e content management: tutto quello che c’è da sapere

Che cosa significa ECM? 

E perché non è la stessa cosa del content management? 

ECM indica un sistema di gestione dei contenuti aziendali. Questo elemento può ridurre i costi, migliorare significativamente l’efficienza aziendale e aumentare la soddisfazione di dipendenti e clienti. Il software ECM apporta quindi un valore misurabile all’interno dei vari reparti dell’azienda.

Content manager: cos’è

Il content manager aziendale è un termine generico per indicare processi e tecnologie che supportano le aziende nell’acquisizione, archiviazione, distribuzione e utilizzo delle informazioni. Queste informazioni possono essere dati demografici dei clienti, cronologie degli ordini, cartelle cliniche dei pazienti o ricerche di mercato. 

La gestione dei contenuti aziendali – ECM – digitalizza, controlla e automatizza il flusso di informazioni non strutturate all’interno di un’azienda, cioè le informazioni al di fuori degli ambienti di database strutturati.

Tipicamente, i sistemi ECM:

• gestiscono l’acquisizione, la lettura e l’indicizzazione delle informazioni; 
• forniscono opportunità per annotare, modificare o migliorare le informazioni; 
• offrono solidi flussi di lavoro e strumenti di automazione al fine di garantire che le informazioni arrivino alle persone giuste e al momento giusto.

I documenti sono sempre disponibili e la sicurezza e la conformità sono sempre salvaguardate. Inoltre con solide capacità di registrazione e analisi degli audit, le aziende hanno un registro con tutti coloro che hanno avuto accesso, modificato o rimosso documenti.

Infine, grazie ad un processo di digitalizzazione sempre più sofisticato, il flusso di lavoro digitale consente a un’azienda di stabilire processi prevedibili, ripetibili e misurabili che eliminano la necessità di immissione manuale dei dati ed eliminano la possibilità di perdere informazioni.

ECM e content management: le differenze 

Il termine sistema di gestione dei documenti – DMS – è spesso usato in modo intercambiabile con content management – gestione dei contenuti aziendali. 

Il modo più semplice per pensare alla gestione dei documenti è come un sottoinsieme del più ampio set di funzionalità ECM. La gestione dei documenti copre infatti molte delle funzionalità principali, quali l’acquisizione, l’indicizzazione, l’archiviazione, l’automazione e il controllo delle informazioni, ma in genere solo le informazioni presenti nei documenti.

Un sistema ECM completo potrebbe invece gestire le informazioni da contenuti Web, account di social media e altre fonti di informazioni altamente dinamiche e scalabili che sono al di fuori dei confini di un documento. 

Per le organizzazioni più grandi, dotarsi di un sistema ECM può essere immensamente prezioso. Per molte organizzazioni più piccole, la gestione dei documenti potrebbe invece essere sufficiente. Ad ogni modo è importante notare che il valore dell’ECM può essere realizzato in organizzazioni di qualsiasi dimensione.

Come implementare un sistema di ECM

Una delle best practice più importanti per la gestione dei contenuti aziendali è prendersi il tempo necessario per implementare correttamente questa soluzione. Ecco allora 9 passaggi che ti aiuteranno a scegliere l’ECM giusto.

1. Esamina le opzioni del software ECM e decidi una soluzione

Sfrutta le demo gratuite e le prove dei prodotti per saperne di più sui concorrenti. Usa i dati che hai raccolto per creare una checklist che definisca le tue esigenze e i tuoi must-have. Assegna ai membri del team di progetto la valutazione delle soluzioni sul mercato e la presentazione di quelle che meglio soddisfano le tue esigenze. 

Decidi se vuoi implementare una soluzione cloud o locale. La tua decisione si baserà su molti fattori, tra cui l’infrastruttura IT della tua organizzazione, il costo potenziale dell’aggiornamento dell’hardware e la larghezza di banda e l’esperienza del tuo team IT.

2. Ottieni il consenso degli stakeholder 

L’obiettivo di questo passaggio è dimostrare la necessità del sistema ECM con proiezioni e numeri effettivi, illustrando il potenziale ROI, e confermando l’idoneità della soluzione scelta.

Ricorda di non sopraffare le persone con i dettagli su un cambiamento che non è ancora arrivato, ma prepararle con ragioni logiche al fatto che il cambiamento è necessario. 

3. Forma un team di progetto

Inizia riunendo un team di esperti in materia che possono aiutarti a implementare una soluzione ECM. Alcune persone che scegli per il team potrebbero includere:

• Leadership tecnologica ed esperti del dipartimento IT;
• Dirigenti e dipendenti di vari dipartimenti che svolgeranno un ruolo nell’implementazione del software ECM o ne trarranno vantaggio;
• Almeno uno stakeholder che può sostenere il progetto.

4. Usa il tuo fornitore di soluzioni come risorsa

Una volta scelto un fornitore, sfrutta l’esperienza acquisita lavorando su molte altre implementazioni. I migliori fornitori di soluzioni sono competenti, altamente reattivi e forniscono supporto continuo.

5. Definisci la tua posizione attuale e sviluppa obiettivi futuri

Lavorare insieme come una squadra per produrre risultati nella fase iniziale del progetto. Realizza quindi:

• Una mappa del processo dello stato corrente che descrive nel dettaglio come viene svolto attualmente il lavoro;
• Una mappa del processo dello stato futuro che descrive nel dettaglio come si desidera che venga svolto il lavoro.

Prendersi del tempo per comprendere i processi aziendali e pianificare in anticipo ti aiuta a creare un processo di implementazione che supporti anche la minima interruzione dell’attività.

6. Crea una tabella di marcia per passare dal tuo stato attuale a quello futuro

Dedica del tempo a determinare quali modifiche devono essere apportate per passare dallo stato attuale allo stato futuro. Crea un elenco di queste modifiche in ordine di priorità. 

7. Creare politiche e procedure

Mentre viene svolto il lavoro tecnico per integrare il sistema ECM nella tua operazione, assicurati che qualcuno crei politiche e procedure per l’uso del software. I documenti che potresti voler creare includono:

• Criteri di accesso che definiscono chi ha accesso a cosa nel sistema ECM;
• Protocolli di sicurezza che definiscono come intendi proteggere i dati nel sistema e cosa ti aspetti dai dipendenti;
• Procedure del flusso di lavoro che definiscono come i documenti entrano nel sistema, cosa viene fatto con le informazioni nel sistema e chi è responsabile delle varie attività;
• Documenti di gestione e formazione della conoscenza che aiuteranno i team a implementare il nuovo software nel modo più semplice possibile.

8. Testare e mettere a punto

Se stai implementando il software ECM un dipartimento alla volta, potresti avere un piccolo team di tester del dipartimento in cui stai attualmente implementando. Se prevedi di implementare la soluzione in tutta l’azienda, recluta tester da ogni unità funzionale possibile. Saranno tutti preoccupati per diversi aspetti del sistema. 

E mentre è probabile che i tuoi migliori dipendenti riescano a individuare problemi importanti e li comunichino al team, è anche una buona idea includere altri dipendenti per garantire che il sistema funzioni bene per tutti.

9. Implementa il sistema ECM nel tuo reparto o nella tua azienda

Una volta che tutti i problemi identificati dai tester del software sono stati corretti, inizia a distribuire il sistema ECM all’interno del dipartimento o dell’azienda. Assicurati di includere del tempo per la formazione al fine di garantire i più alti livelli di buy-in.

 

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