Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti: quali differenze?

Dematerializzazione o digitalizzazione? 

Molto spesso questi termini sono utilizzati come sinonimi per indicare lo stesso processo. Questa imprecisione non stupisce, in quanto in entrambi i casi il risultato è quello della conservazione digitale. In realtà abbiamo a che fare con due processi differenti, per cui i due termini devono essere utilizzati in situazioni diverse.

La differenza fondamentale risiede nell’origine dei documenti: uno nasce su materiale cartaceo, mentre l’altro non ha bisogno di trasformazione.

Vediamo nel dettaglio quali sono le differenze tra dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti e quali vantaggi apportano alle aziende. 

Dematerializzazione dei documenti: cos’è 

Il termine dematerializzazione indica un oggetto che: 

• esiste in forma fisica, cioè materiale – stiamo parlando di un documento cartaceo; 
• è privato della sua forma materiale per passare a una de-materiale, ovvero in un documento digitale, senza consistenza fisica.

La dematerializzazione è quindi una conversione di un documento cartaceo già esistente in un formato digitale. Questo processo mira a sostituire completamente il documento cartaceo in favore di quello elettronico.

La dematerializzazione porta alle aziende numerosi vantaggi, quali:

• Abbattere i costi legati alla stampa dei documenti;
• Avere un ufficio paperless;
• Archiviazione rapida;
• Rendere più semplice e veloce la ricerca e la tracciatura dei documenti;
• Riprodurre senza limiti i documenti conformi all’originale;
• Abbattere le spese di gestione;
• Inviare rapidamente documenti digitali e senza costi aggiuntivi per le spese di spedizione.

Digitalizzazione dei documenti: cos’è

La digitalizzazione dei documenti si riferisce a un documento che nasce già digitalizzato. Pensiamo ad esempio alle fatture. Da qualche anno le aziende le producono direttamente in formato elettronico. La fattura è quindi un documento che è stato digitalizzato. 

La differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti è quindi molto sottile, ma conoscerla può servire a evitare malintesi.

Sono molti i vantaggi nel creare documenti direttamente in formato digitale. Ecco quali sono i principali: 

• Grazie alle notifiche di avvenuta ricezione, si ha sempre la sicurezza che i documenti arrivino al destinatario;
• Automatizzazione dei processi amministrativi;
• Documenti elaborati rapidamente e che non restano in attesa;
• Informazioni facilmente accessibili, trasmesse e recuperate istantaneamente.

Grazie alla tecnologia digitale, l’ottimizzazione dei processi non rappresenta un mero progetto informatico, ma una vera e propria operazione di trasformazione globale.

Dematerializzazione vs digitalizzazione: perché non sono la stessa cosa

Gli obiettivi di un processo di digitalizzazione sono differenti rispetto a quelli di un processo di dematerializzazione. Come abbiamo visto, procedere alla dematerializzazione di un documento vuol dire infatti convertirlo dal formato cartaceo a quello elettronico. Questo vuol dire che alla base di questo procedimento ci deve essere un documento cartaceo.

Per parlare a tutti gli effetti di dematerializzazione la conversione di un documento cartaceo in un documento elettronico deve essere in grado di preservare i suoi valori giuridici e probatori, riproponendo a tutti gli effetti le funzioni dell’originale. Il processo di dematerializzazione quindi può essere finalizzato non unicamente a produrre una copia del documento, ma anche a eliminare l’originale analogico, potendo contare su un corrispettivo documento elettronico che soddisfi gli stessi criteri.

Diverso è invece il discorso per il processo di digitalizzazione, che fa riferimento a un procedimento molto più ampio. Questo contempla infatti la riorganizzazione di interi processi aziendali, a partire da documenti che già di per sé sono digitali.

La differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione è ancora più evidente guardando ai benefici che solo la digitalizzzione riesce a garantire. La digitalizzazione ha infatti la capacità di riprodurre eventuali firme o timbri presenti negli originali analogici nella loro completezza, oltre che le filigrane di particolari documenti. E se il formato tipico che risulta da un processo di digitalizzazione è pienamente elaborabile – pensiamo ad esempio al formato XML -, all’interno del processo di dematerializzazione si hanno spesso dei file in formati che non consentono una buona elaborazione automatica – uno su tutti il formato PDF.

Quando applicare la dematerializzazione e quando la digitalizzazione 

Vediamo adesso in quali casi bisogna procedere alla dematerializzazione e in quali alla digitalizzazione dei documenti. 

Fatture di vendita e di acquisto

Con l’emanazione del DMEF 17 giugno 2014 è possibile unicamente conservare in formato digitale le fatture di vendita e di acquisto. Questo significa che oltre alla digitalizzazione delle fatture emesse e ricevute durante l’anno, è anche possibile intervenire per dematerializzare le fatture di vendita e di acquisto di anni pregressi.

Le fatture di vendita e di acquisto devono essere prodotte in solo formato XML conformi alle “Specifiche tecniche operative del formato della fattura del sistema di interscambio”, trasmesse attraverso il sistema di interscambio e conservate unicamente in formato digitale – DMEF 17 giugno 2014.

PEC ed email

L’art. 2219 c.c. prevede che i telegrammi e le lettere spedite e ricevute devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni.

È utile ricordare che la PEC non è un sistema di conservazione, ma un sistema di comunicazione che è idoneo a comprovare che in un preciso momento un determinato mittente ha inoltrato ad un determinato destinatario un certo messaggio. Secondo le regole di cui al DPCM 3 dicembre 2013, i messaggi PEC non conservati in formato digitale potrebbero non essere opponibili a terzi.

Scritture contabili e altri documenti fiscali 

La dematerializzazione di anni pregressi può essere adottata anche con riguardo a documenti fiscali diversi dalle fatture, quali ad esempio: 

• documenti di trasporto;
• bolle di accompagnamento;
• modelli delle dichiarazioni dei redditi ed Iva;
• modelli di pagamento F24;
• comunicazioni dei dati delle fatture emesse e ricevute.

Lo stesso vale per le scritture contabili, come il registro dei beni in comodato, il registro omaggi, il registro prima nota, il libro giornale, il registro dei corrispettivi e i registri Iva vendite ed acquisti.

Contratti e scritture private

Se redatti su carta, per i contratti e le scritture private è opportuno non procedere alla dematerializzazione, dato che alcuni aspetti riguardo la sottoscrizione non possono essere convertiti in digitale. In ogni caso è sempre possibile digitalizzarli fin dall’origine producendoli in digitale e sottoscrivendoli con firma elettronica avanzata o firma digitale.

Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti: tutti i vantaggi

Per un’azienda o un ente pubblico, avere documenti dematerializzati o digitalizzati è estremamente vantaggioso. Innanzitutto i documenti digitali non occupano spazio fisico e questo consente ad ogni organizzazione di avere uffici di minori dimensioni. Inoltre ricercare un documento in formato digitale risulta essere molto più facile che farlo in archivi tradizionali. Anche i costi sono ridotti: digitalizzare i documenti vuol dire risparmiare sui costi della stampa, comprensivi di carta, stampanti e toner. 

Digitalizzare documenti e archivi storici è quindi fondamentale per consentire alle organizzazioni di proteggerli pur rendendoli fruibili da parte delle persone. Dematerializzare i documenti significa invece privarsi degli eccessi e degli sprechi di carta, aprendosi a soluzioni digitali di immediata fruizione e che sono concretamente in grado di semplificare la vita delle persone e delle aziende.

 

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