Dematerializzazione documenti e gestione documentale: una guida completa

Chi non si ricorda la pila di documenti sulla scrivania e sugli scaffali in ufficio? E non stiamo parlando solo del volume fisico, ma anche quello inerente ai costi: stampare centinaia di documenti, infatti, è tutt’oggi un’operazione dispendiosa in termini di tempo e, soprattutto, di denaro. 

Nel corso del tempo abbiamo assistito ad una vera e propria rivoluzione digitale che ha travolto anche il nostro sistema di gestione documentale. Siamo passati dai cassetti della scrivania alle cartelle sul desktop del nostro computer. 

Questo passaggio ha portato tutti gli operatori a porre una maggiore attenzione a tutta una serie di strumenti alla base proprio della gestione documentale. Tuttavia, esistono documenti che non nascono già digitali, e questo perché questa trasformazione 2.0 è tutt’oggi in atto. Ecco che qui si inserisce la dematerializzazione dei documenti, ovvero quel processo che porta alla creazione di un documento digitale in grado di sostituire – a tutti gli effetti di legge – l’originale cartaceo.

Spesso però il termine “dematerializzazione documentale” viene usato impropriamente o confuso con altri. Vediamo di fare chiarezza, cercando di capire come mai è così importante oggi. 

Cos’è la dematerializzazione dei documenti

Con il termine “dematerializzazione documentale” si fa riferimento a quel particolare procedimento in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali. Nella maggior parte dei casi si conclude con la conservazione sostitutiva, che contribuisce a produrre un documento digitale che è in grado di sostituire – a tutti gli effetti di legge – l’originale documento cartaceo.

Il termine non è da confondere con la digitalizzazione. Qualora infatti i documenti siano prodotti sin dall’origine in formato digitale, non si parla più di “dematerializzazione”, ma di “digitalizzazione”. Anche in questo caso però il processo termina con la conservazione digitale.

Gli step da seguire per la dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti

Il processo di dematerializzazione dei documenti richiede l’utilizzo di alcuni strumenti digitali attraverso vari step.  Vediamoli nel dettaglio:

1. Acquisizione del documento cartaceo: prima di tutto occorrono strumenti come gli scanner per documenti. Questo consente di per poter fare una copia digitale il più conforme possibile al documento analogico originale. Possono essere utilizzati anche gli smartphone che sono in grado di catturare l’immagine del documento con una fotografia, e inviarla ad un sistema per la gestione e conservazione.
2. Archiviazione e classificazione: in questa fase è fondamentale essere dotati di un software di gestione documentale.
3. Protocollazione: protocollare un documento vuol dire registrarlo in modo univoco, assegnando un codice di identificazione quando il documento viene inserito all’interno del sistema informativo. 
4. Firma elettronica: bisogna ricorrere a dei sistemi che attestino la validità di quel documento digitale. Parliamo ad esempio della firma digitale o della marcatura temporale. Inoltre esistono diversi tipi di firma digitale ed elettronica, garantendo diversi livelli di sicurezza e validità giuridica. Possiamo scegliere quella più adatta alle nostre esigenze.
5. Conservazione a norma: il sistema di conservazione garantisce autenticità al documento informatico, la sua integrità, affidabilità, leggibilità e la sua reperibilità. Una volta che vengono dematerializzati i documenti, l’azienda – o il privato – dovrà infatti conservarli a norma, oppure optare per la custodia degli originali cartacei in depositi in linea con gli standard e le misure di sicurezza richiesti, o ancora scegliere la conservazione digitale a norma dei documenti già dematerializzati – con annessa eventuale distruzione dei documenti cartacei.

Perché il cartaceo è superato

Ricerche recenti hanno evidenziato che il 55% dei documenti utilizzati nelle aziende sono su supporto cartaceo e che la gestione di questi documenti assorbe in media 3,6 ore a settimana per ogni lavoratore.

Scegliere di eliminare la carta è quindi una priorità per ogni azienda o privato che voglia migliorare la propria produttività e tagliare i costi. I documenti cartacei creano una serie di inefficienze quotidiane nel modo di lavorare che coinvolge tutti i reparti aziendali. La dematerializzazione rappresenta il primo passaggio per per trasformare il documento in un elemento attivo, che porta con sé informazioni che possono essere sfruttate solo se inserite all’interno di processi digitali.

I processi di gestione di documenti cartacei sono infatti onerosi sotto molti aspetti. Questi riguardano: 

• Costi di stampa e archiviazione fisica dei documenti; 
• Elevato dispendio di tempo e risorse per archiviare, classificare, ricercare documenti;
• Impatto ambientale legato all’uso della carta, inchiostro per la stampa e smaltimento dei documenti;
• Rischi per la sicurezza e la privacy, legate ad esempio alla difficoltà nel controllare chi può avere accesso a specifici documenti;
• Errori nell’effettuare il data entry manuale delle informazioni.

Quali sono gli obiettivi della dematerializzazione documenti cartacei?

La dematerializzazione documentale ha sostanzialmente due grandi obiettivi:

1. Adottare determinati criteri per evitare – o ridurre – in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei;
2. Eliminare definitivamente i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi. 

A questi due obiettivi principali, si accompagnano in realtà altri due obiettivi, più vicini alle dinamiche aziendali:

• La conservazione digitale, fondamentale per conservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento;
• La condivisione in modo rapido e funzionale delle informazioni.

Vantaggi della dematerializzazione dei documenti 

Innanzitutto i vantaggi della dematerializzazione documentale sono di tipo economico. Conservare una grande mole di carta vuol dire avere elevati costi di gestione e di personale.

C’è poi l’aspetto dell’efficienza nei tempi di ricerca. Nel digitale si possono realizzare ricerche efficaci e istantanee. Con il digitale si riducono, inoltre, i rischi di smarrimento, come anche gli errori di compilazione di un documento. 

Va poi ricordato l’aspetto della trasparenza e la possibilità di sfruttare l’archivio documentale a diversi livelli.

Un processo che snellisce le azienda e riduce i costi

I processi aziendali devono essere curati ed organizzati nel migliore dei modi. È solo in questo modo che vengono raggiunti obiettivi con il minor impiego possibile di risorse. Il processo deve essere rapido, semplice, chiaro e senza errori.

Per questo motivo devi assolutamente valutare il passaggio da azienda analogica a quella digitale. Solo in questo modo otterrai efficienza e risparmio allo stesso tempo. 

Il primo passo è proprio quello della revisione dei processi e della loro digitalizzazione. La riduzione dei costi dipenderà dal cambiamento dei processi. In questo modo potrai ridurre attività che non producono valore aggiunto, oltre che migliorare la qualità dei servizi sia nei confronti dei clienti interni che di quelli esterni.

Potrai risparmiare su:

• Carta, tabulati, stampati
• Materiali di consumo per la stampa
• Buste e spese postali per i documenti spediti
• Raccoglitori per l’archiviazione
• Costi delle superfici occupate dagli archivi
• Imposta di bollo libro giornale
• Costo di distruzione dei documenti cartacei, terminato il tempo obbligatorio di conservazione.

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