CRM e gestione documentale: perché una corretta gestione delle informazioni sui clienti è così importante

Partiamo da una considerazione: i clienti rappresentano la risorsa più importante per qualsiasi azienda. La corretta gestione delle informazioni dei clienti è conseguentemente un elemento fondamentale nelle dinamiche aziendali. I software di Customer Relationship Management (CRM) sono stati appositamente progettati proprio per questo: gestire correttamente le informazioni sui clienti.

Negli ultimi anni questi software si sono molto evoluti e oggi rappresentano un tassello essenziale nella strategia d’impresa. Possono infatti apportare grandi benefici nel gestire queste informazioni, supportando sia il reparto commerciale delle aziende sia le azioni di Marketing. 

Ad oggi il CRM è fondamentale.

Ma cos’è nello specifico? E perché integrare la gestione documentale ad un software CRM?  Cerchiamo di fare chiarezza e di rispondere a queste domande. 

CRM: che cos’è?

I CRM sono dei veri e propri software di gestione delle relazioni con i clienti, fondamentali per organizzare le informazioni di contatto, tracciare interazioni, gestire relazioni e  tracciare l’intera esperienza – sia online che offline – con i clienti attuali e potenziali.

Per capire in cosa consista davvero è utile immaginarlo come un contenitore che racchiude tutte le informazioni delle persone che l’azienda conosce e con cui viene a contatto – quindi potenziali clienti. 

Quando si parla di CRM, ci si riferisce quindi a un sistema di gestione contatti che aiuta l’azienda tramite la gestione dei contatti e delle vendite, ma anche la produttività e molto altro ancora. 

Ecco quali sono gli obiettivi principali di un CRM:

• Attirare nuovi clienti; 
• Fidelizzare quelli esistenti; 
• Ridurre i costi del reparto commerciale, del reparto marketing e del customer care.

Proprio per le sue peculiari caratteristiche, il CRM non può essere soltanto un semplice software, ma rappresenta invece una vera e propria strategia per gestire in modo organizzato le relazioni con i propri clienti.

Il CRM è quindi il cuore di ogni azienda, che va a sostituire quegli strumenti obsoleti e poco funzionali e ad integrarsi perfettamente con altri sistemi già esistenti.

Perché integrare la gestione documentale ad un software CRM

Ecco perché dovresti subito integrare la gestione documentale ad un software CRM.

La loro combinazione aumenta l’efficacia del software CRM

Innanzitutto senza la gestione dei documenti non è semplice accedere alle informazioni essenziali sui clienti. Le soluzioni CRM sono infatti progettate esclusivamente con lo scopo di gestire dati strutturati, basandosi sull’idea di quanto queste informazioni siano importanti per l’azienda. 

Ma la vera intuizione deriva dalla combinazione con le informazioni contenute in documenti correlati – come ad esempio contratti, corrispondenza ed e-mail. È solo in questo modo che un sistema CRM sprigiona tutto il suo potenziale.

Migliora il servizio clienti

Uno degli aspetti fondamentali per l’azienda è la velocità con cui i rappresentanti delle vendite e/o del servizio clienti rispondono alle richieste dei clienti. La qualità del servizio crolla molto quando non c’è una lista completa e facilmente accessibile dei dati dei clienti e dei documenti di accompagnamento, perché i rappresentanti dell’azienda devono perdere molto tempo per ricercare tutte le informazioni del caso.

Con la gestione dei documenti il servizio offerto risulterà molto più rapido ed efficiente, e questo perché tutti i membri del team autorizzati avranno a portata di mano tutte le informazioni di cui hanno bisogno – e in ogni momento.

Tutte le informazioni racchiuse in un unico posto

I clienti hanno a disposizione diversi strumenti per connettersi con la tua azienda: e-mail, moduli web, chatbot o tramite un dispositivo mobile. 

La relazione con i clienti viene danneggiata se si verificano ritardi perché le loro informazioni sono sparse su più sistemi disconnessi. Inoltre possono anche avere problemi di sicurezza quando le loro informazioni non possono essere individuate immediatamente. 

Nessuna violazione di privacy 

Ad oggi le normative sulla privacy e la sicurezza sono sempre più dettagliate e complesse. Inoltre questo tema è di fondamentale importanza quando stiamo parlando di informazioni di clienti, in quanto il più delle volte si tratta di dati sensibili. 

Essere a norma senza la gestione dei documenti è oggi praticamente impossibile. 

Migliora la tua immagine agli occhi dei clienti

In un mondo digitale come il nostro in cui tutto scorre velocemente e qualsiasi informazione può essere condivisa, avere una buona reputazione è essenziale. 

I clienti che non rimangono soddisfatti del servizio che offri possono facilmente condividere la loro brutta esperienza attraverso i social network. Tutto questo può avere un forte impatto negativo non solo sulla tua reputazione, ma anche sui tuoi profitti. 

Per evitare tutto questo devi preoccuparti di gestire correttamente il rapporto con i clienti. L’integrazione della gestione documentale a un software CRM ti aiuta a farlo. 

Facilità nel gestire un grande numero di informazioni 

Il volume e la varietà delle informazioni sui clienti sono in costante aumento. Secondo una previsione emessa dalla società di analisi IDC, la quantità di dati creati tra il 2020 e il 2024 supererà la quantità creata negli ultimi 30 anni.

Questo vuol dire che è adesso il momento perfetto per costruire una strategia in grado di gestire questa crescita.

Come Docuware supporta la tua azienda nella gestione dei tuoi clienti

Integrare i CRM con il proprio software di gestione documentale non è solo fondamentale, ma anche complesso.

La soluzione ha però un nome: DocuWare. 

DocuWare è uno dei migliori software di gestione documentale al mondo. Uno dei suoi punti di forza è proprio la facilità con cui è possibile integrare DocuWare con un proprio CRM. 

Con un solo clic questo sistema rileva istantaneamente tutti i documenti associati al processo in corso e indipendentemente dal software che stai utilizzando. 

Grazie alla funzione Smart Connect è possibile collegare perfettamente qualsiasi applicazione a DocuWare, in modo sicuro e senza programmazione. E’ ottimo per eliminare l’immissione di dati ridondanti e il passaggio tra le varie applicazioni.

DocuWare è progettato per funzionare all’interno del tuo ecosistema IT e per integrarsi perfettamente con 500 diverse applicazioni, tra e-mail, portali, ERP, risorse umane, software interno ed ovviamente sistemi CRM. 

Inoltre DocuWare offre procedure affidabili per garantire l’integrità delle informazioni aziendali e soddisfare requisiti della normativa GDPR.

Se vuoi saperne di più sui CRM o capire come integrare questi sistemi nella gestione documentale non esitare a contattarci! 

Con noi è inoltre possibile ottenere una prova gratuita di 30 giorni di DocuWare. Ottienila adesso!