Cos’è un software di gestione documentale

Un software di gestione documentale è un programma informatico appositamente creato per automatizzare e rendere più agili i processi di archiviazione aziendale. Si tratta di un sistema molto utilizzato dalle aziende, che puntualmente devono fare i conti con un’ingente quantità di documenti burocratici, fiscali e amministrativi. Attraverso l’archiviazione e la gestione archivio, la ricerca e la conservazione dei documenti, i software gestionali garantiscono semplicità di utilizzo, velocità, sicurezza e affidabilità.

In questo articolo scopriamo insieme che cos’è un software di gestione documentale, come funziona la gestione documenti e quali vantaggi può apportare alla tua azienda.

 

Sistema di gestione documentale: tutti i vantaggi 

La gestione documentale è senza dubbio un’operazione particolarmente complessa che può essere facilitata dall’utilizzo di un apposito software di archiviazione. La gestione della documentazione non significa soltanto avere tra le mani un software per organizzare file e cartelle. Infatti, le aziende possono ricavare grandi vantaggi da programmi che sono in grado di gestire ingenti quantità di documenti attraverso interfacce appositamente studiate, anche per i più inesperti.

Scendendo più nel dettaglio, i software di archiviazione dei documenti possono venire incontro alle esigenze delle aziende, garantendo numerosi benefici, quali:

• Minimizzazione dei costi di archiviazione;
• Soluzioni customizzabili e scalabili;
• Possibilità di integrare il programma con i gestionali e i vari sistemi aziendali;
• Facilità di fruizione e buona esperienza di utilizzo dell’utente;
• Risparmio di tempo e alto livello di efficienza;
• Protocollare un documento;
• Facilità di reperimento dei documenti, da qualsiasi device;
• Alto livello di protezione e sicurezza dei dati sensibili.

Sul mercato sono attualmente presenti differenti tipologie di software: la sua scelta deve dipendere da un’attenta valutazione degli obiettivi e delle esigenze aziendali.

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Software archivio documenti: perché è così importante per la tua azienda 

L’archiviazione digitale dei documenti rappresenta la conservazione in formato digitale di ogni tipo di documento, sia proveniente dalla fase operativa che da quella amministrativa di un’azienda. I documenti soggetti a digitalizzazione e successivamente archiviati possono variare ampiamente, dalla documentazione contrattuale annuale con i fornitori fino alle comunicazioni aziendali di uso comune per tutti i dipendenti.

Oggi, questa pratica è diventata comune in molte tipologie di aziende, poiché è essenziale per evitare che i documenti cartacei si accumulino in ufficio. Tuttavia, i benefici dell’archiviazione documentale dei documenti vanno ben oltre la semplice gestione dello spazio.

Innanzitutto, va sottolineata l’efficacia organizzativa offerta dalla possibilità di reperire facilmente i documenti negli archivi digitali dedicati. Ciò elimina la necessità di disporre di spazi fisici per gli archivi cartacei, riducendo al contempo l’impatto ambientale delle aziende grazie alla minore necessità di stampare su carta.

Inoltre, l’archivio documentale digitale agevola notevolmente la gestione dei flussi documentali aziendali, soprattutto grazie alla creazione di workflow personalizzati. Questo favorisce la condivisione e la tracciabilità delle informazioni in tempo reale, migliorando l’efficienza operativa.

Infine, va sottolineato il notevole incremento della sicurezza nell’accesso e nel controllo delle attività relative ai documenti archiviati. Questo riduce significativamente il rischio di errori umani e garantisce una migliore gestione delle informazioni aziendali.

DocuWare è un gestore documentale ampiamente riconosciuto e molto diffuso per garantire l’archiviazione sicura dei documenti. Questa piattaforma soddisfa i rigorosi standard richiesti dalle organizzazioni per l’accesso e la conservazione delle loro informazioni di vitale importanza con la massima sicurezza.

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Quali documenti vengono gestiti tramite il sistema di gestione documentale?

Un sistema di gestione documentale – anche noto come document management system (DMS) – è progettato per gestire una vasta gamma di tipi di documenti e contenuti aziendali. 

Ecco quali sono i documenti che possono essere gestiti tramite un software documentale:

• Documenti testuali: possono essere report, memo, comunicazioni interne, e-mail, documenti legali, contratti, manuali aziendali, politiche e procedure, e qualsiasi altra forma di testo scritto;
• Documenti grafici: immagini, disegni tecnici, schemi, grafici, diagrammi e fotografie possono essere inclusi in un software di gestione documenti, specialmente in settori come l’ingegneria e il design.
• Documenti multimediali: includono file audio e video, come registrazioni di riunioni, presentazioni, webinar aziendali e tutorial;
• Documenti finanziari: fatture, ricevute, dichiarazioni bancarie, bilanci e documenti fiscali sono spesso gestiti per scopi contabili e finanziari;
• Documenti di risorse umane: contratti di lavoro, CV dei dipendenti, documentazione di formazione, valutazioni delle prestazioni e altre informazioni relative alle risorse umane;
• Documenti legali: contratti, accordi legali, sentenze, documenti notarili e qualsiasi altro documento legale;
• Documenti di marketing e vendite: materiale promozionale, presentazioni di vendita, brochure, strategie di marketing e analisi di mercato;
• Documenti di progetto: documenti correlati a progetti specifici, inclusi piani, cronogrammi, rapporti di avanzamento e documentazione tecnica;
• Documenti di produzione: in ambienti di produzione e manifatturieri, è comune gestire documenti relativi ai processi di produzione, specifiche dei prodotti e documenti di conformità;
• Documenti di conformità e regolamentazione: certificati di conformità, rapporti di ispezione e documentazione di sicurezza;
• Documenti di supporto clienti: contratti di servizio, ticket di assistenza, comunicazioni con i clienti e documenti di supporto tecnico.

Un sistema di gestione documentale mira a organizzare, archiviare, condividere e facilitare l’accesso sicuro a una vasta gamma di documenti aziendali, contribuendo così a migliorare l’efficienza operativa e la conformità normativa. 

 

Come scegliere un software di gestione documentale

Orientarsi nella scelta del software di gestione documentale richiede un’attenta analisi delle caratteristiche di ciascuna offerta, confrontate con le esigenze e le necessità di ciascuna imprese, anche a seconda dei processi aziendali in essere.

Facciamo un esempio. 

Per aziende di grandi dimensioni può essere utile fare affidamento a un software più potente e efficiente in termini di capacità e volume, rispetto a una piccola-media impresa. È importante realizzare un’attenta valutazione della situazione, per evitare di sottoscrivere piani sovradimensionati rispetto al necessario, a discapito di un buon rapporto costi/benefici.

Inoltre, la selezione della soluzione più idonea può dipendere anche dal tipo di infrastruttura che l’azienda stessa vuole sfruttare: esistono differenti sistemi di gestione documentali, che usufruiscono di risorse quali hardware e software, di piattaforme cloud, oppure ibride.

Infine, a seconda dei propri bisogni e risorse, le imprese possono decidere di fare uso di software con funzionalità di base – archiviazione e ricerca -, oppure affidarsi a sistemi più complessi di gestione, scalabili e modulabili.

Ecco Smart Search di DocuWare: trova i tuoi documenti con un click tra diversi applicativi. 

 

Scegliere tra un software di gestione documentale in cloud e on-premise

A seconda dell’infrastruttura sfruttata dall’azienda, è possibile optare per due differenti tipi di software di gestione documentale:

• Software on-premise: si tratta del software tradizionale, il quale sfrutta l’utilizzo di risorse infrastrutturali quali hardware e software;
• Software cloud: si avvale dell’architettura su cloud per la gestione dei documenti.

Premettendo che la tipologia di software scelta dipende dalle necessità e dai processi aziendali portati avanti dall’impresa, il software cloud porta con sé numerosi vantaggi rispetto al più tradizionale on-premise, tra cui:

• Taglio dei costi di investimento in infrastrutture hardware e software, nonché del personale richiesto per l’implementazione e la gestione degli stessi;
• Affidabilità di un sistema aggiornato con costanza;
• Possibilità di standardizzare l’esperienza di utilizzo da parte dell’utente;
• Scalabilità del sistema rispetto alle necessità aziendali.

Nel caso non si volesse rinunciare ai vantaggi del cloud, pur mantenendo la messa a terra di sistemi hardware e software, è possibile optare per una soluzione ibrida e integrata.

 

Le parole del Product Manager di Real Document Solution: Daniele Gamberini

Il consiglio di Daniele Gamberini, Product Manager di Real Document Solution, in merito a alla scelta tra un software di gestione documentale in cloud e uno in on-premise:

Paradossalmente, mentre le infrastrutture si spostano progressivamente su ambienti cloud, alcune aziende preferiscono implementare soluzioni “in casa”.

Perché? Vediamo i vantaggi per ogni soluzione.

Una soluzione On-Premise risponde all’esigenza di avere i dati, i documenti e i relativi indici conservati e gestiti in sistemi proprietari, prendendosi carico delle strategie di sicurezza e delle competenze di gestione dell’infrastruttura che ospita la piattaforma.

Sicuramente una soluzione adatta a chi, per esigenze interne, preferisce occuparsi della gestione e della conservazione dei dati.

Puoi “comporre il tuo DocuWare” scegliendo solo i moduli e le funzionalità che il tuo progetto necessita per poter partire, essendo un sistema modulare DocuWare permette di aggiungere in ogni momento un modulo per attivare una nuova funzionalità ed evolvere il sistema, permettendo così di spalmare l’investimento in base alle finalità del progetto.

Inoltre, a fronte di un maggiore costo iniziale, la versione on-premise ha un canone ricorrente esiguo, rendendola sostenibile sul medio periodo una volta entrata in opera La versione Cloud invece è adatta a quelle aziende che privilegiano la semplicità di gestione e non hanno esigenze specifiche sulla conservazione dei dati e delle informazioni.

L’infrastruttura Cloud è ospitata sulle server farm di Microsoft Azure, ed è proprio Microsoft che si occupa di gestire piattaforma, dati e informazioni, garantendo tutti i protocolli di sicurezza, anti-intrusione e triplo backup per avere la certezza di non perdere nemmeno un “bit” e avere accesso sempre e da ogni luogo al proprio ambiente di lavoro.

La versione cloud è basata su un abbonamento modulare in base al numero di utenti che avranno accesso al sistema e allo spazio occupato, senza togliere alcuna funzionalità: infatti la versione Cloud contiene tutti i moduli e la manutenzione nel canone di abbonamento mensile.

 

Perché DocuWare può fare al caso della tua azienda

Tra i software di gestione documentale, DocuWare è una soluzione che mette a disposizione delle aziende una piattaforma con servizi orientati alle necessità e ai processi aziendali del cliente. 

In particolare, DocuWare si fonda su tre importanti pilastri:

• Flessibilità, attraverso un motore capace di ricreare qualsiasi processo aziendale;
• Sicurezza, tramite procedure affidabili per garantire l’integrità delle informazioni sensibili e soddisfare i requisiti della normativa GDPR;
• Scalabilità, garantendo l’accessibilità ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo connesso a una rete internet.

Attraverso un sistema brevettato, DocuWare garantisce le seguenti funzionalità:

• Intelligent Indexing: l’algoritmo di Intelligenza Artificiale garantisce l’indicizzazione automatica dei campi, elimina possibili errori nella registrazione dei documenti e conserva i documenti in ambiente sicuro;
• Ricerca Full Text: riduce del 90% i tempi di recupero, attraverso la ricerca tramite parole chiave, il recupero di documenti appartenenti alla stessa pratica e la possibilità di visualizzare gli stessi in una fase specifica del loro ciclo di vita;
• Outlook: il sistema archivia le mail e gli allegati in un sistema protetto, associandoli a una pratica specifica ed evitando i duplicati;
• Workflow: crea un processo agile che semplifica le dinamiche aziendali;
• Dossier elettronico: collega tra loro i documenti e crea un dossier elettronico;
• Form elettronici: il software archivia le informazioni complete raccolte dal sistema e integra il form elettronico nella intranet o nel sito aziendale.

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