Cosa puoi fare con la firma elettronica semplice: una guida completa

Affinché possa dirsi completa la digitalizzazione dei processi documentali e affidarsi quindi esclusivamente all’uso di documenti nativi digitali – abbandonando totalmente la carta e predisponendo un ufficio paperless – la tua azienda deve poter contare su tecnologie che abilitano le cosiddette firme elettroniche, tra cui la firma elettronica semplice.

Questo perché qualsiasi processo aziendale inizia e si conclude con un documento, ma alcuni di questi per avere piena validità devono essere firmati. Per rendere autentici ed integri i documenti virtuali bisogna quindi necessariamente procedere alla generazione della firme digitali, optando per quella adatta tipo di documento da firmare.

In questo articolo andremo a vedere cosa è possibile fare attraverso la predisposizione della firma elettronica semplice. Approfondiremo anche perché dovresti considerare la sua implementazione all’interno della tua azienda. 

Iniziamo!

Che cos’è la firma elettronica semplice?

Ad oggi esistono diversi tipi di firme elettroniche, che si differenziano tra loro per i diversi livelli di sicurezza e complessità tecnica. Generalmente potremmo andare a scegliere sempre ed automaticamente quella che presenta il più alto livello di sicurezza. Tuttavia, ciò potrebbe essere eccessivo e addirittura controproducente per le tue esigenze. Per questo motivo è necessario conoscere i diversi tipi. 

In tema di firme elettroniche, l’eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) rappresenta il nostro punto di riferimento in quanto è proprio l’eIDAS  a definire le tre tipologie di firme elettroniche ad oggi esistenti:

• Semplice
• Avanzata (FEA)
• Qualificata o Firma Digitale (FEQ / FD)

Soffermandosi sulla firma elettronica semplice – FES – possiamo dire che questa rappresenta la tipologia di firma elettronica meno complessa e articolata. Questo perché mentre gli altri tipi devono obbligatoriamente prevedere tutta una serie di elementi che vengono individuati direttamente dalla legge – parliamo ad esempio dell’utilizzo di chiavi crittografiche, della previsione di una tutela assicurativa, dell’identificazione obbligatoria del firmatario – la FES non richiede niente di tutto ciò. 

La ragione della previsione della firma elettronica semplice è stata quella di poter rispondere al principio della neutralità tecnologica, che si traduce nel fatto che  dal punto di vista tecnologico le soluzioni di firma elettronica semplice possono davvero assumere le caratteristiche e le forme più disparate.

Nella pratica infatti la FES – nella sua forma base – è costituita semplicemente da una coppia di credenziali: username + password. Proprio per questo motivo il Tribunale di Cuneo nella sua sentenza n. 858 del 15 dicembre 2003 ha affermato come una comunicazione inviata tramite email si possa considerare come sottoscritta con firma semplice. 

Se vuoi approfondire questo tema, ti consigliamo di leggere questo articolo sulla  firma digitale nel processo di gestione documentale. 

Cose che puoi fare con la firma elettronica semplice

Bisogna sottolineare che il valore probatorio di un documento informatico che viene sottoscritto con la FES e per quanto riguarda la sua efficacia ex art. 2702 c.c., sono liberamente apprezzabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di immodificabilità, sicurezza ed integrità. 

Cosa significa? 

Vuol dire che il valore della firma elettronica semplice è direttamente legato alle sue caratteristiche di processo e tecnologiche. Quel principio della neutralità tecnologica di cui abbiamo parlato rappresenta in questo caso un vero e proprio vantaggio. Esso consente a chi ha prodotto la firma elettronica semplice di elaborare una serie di soluzioni che rafforzano le opzioni di utilizzo di questa tipologia.

Ecco allora cosa puoi fare utilizzando una firma elettronica semplice.

Sottoscrizione documenti HR

Utilizzare la firma elettronica semplice nel settore HR vuol dire semplificare, snellire e dematerializzare determinati processi. 

Facciamo subito un esempio concreto. La FES può essere utilizzata all’interno della tua azienda nell’ambito di richieste di rimborso spese. Ma ci si deve ricordare anche dell’ambito di attività e formazione aziendali, permessi e richieste di ferie.

Per sapere come gestire al meglio i documenti in questo settore ti consigliamo di leggere questo articolo sulla gestione documentale nel settore HR.

Approvazione di preventivi e ordini di acquisto

All’interno dei processi aziendali è possibile utilizzare la firma elettronica semplice anche per accettare un preventivo o un ordine d’acquisto. In questo modo, si arriva a digitalizzare e rendere più efficace questo tipo di operazioni. 

Come nel settore HR, anche qui la firma elettronica semplice riesce a snellire processi che altrimenti richiederebbero la scansione, la stampa e lo scambio di vari documenti al fine di acquisire la firma olografa. Ecco che allora adottando un approccio prettamente digitale tutti questi passaggi vengono sostanzialmente eliminati.  

Sottoscrivere l’informativa sulla privacy

Il tema della privacy è uno dei temi più delicati quanto importanti. Ti sarà utile sapere che anche le normali informative sulla privacy sono ad oggi idonee ad essere firmate attraverso l’impiego della firma elettronica semplice.  

Anche questo processo viene fortemente snellito e semplificato, in quanto basterà ad esempio mettere a disposizione l’informativa su di una apposita area web o inviarla via mail per ricevere indietro il documento firmato – il firmatario accede alla firma semplicemente attraverso una coppia di credenziali. 

Acquisto di beni e prodotti online

L’acquisto di beni e prodotti online rappresenta ad oggi una delle tante attività che svolgiamo sempre più frequentemente. È bene sottolineare come la compravendita di un certo bene costituisca una forma di accordo tra le parti a tutti gli effetti, non facendo quindi alcuna differenza la sua dimensione online e da remoto. 

Quando questa compravendita viene fatta di presenza, nella maggior parte dei casi abbiamo un accordo verbale. Esso non richiede alcuna forma scritta di alcun documento, concludendosi con la semplice previsione di una fattura o di uno scontrino o di una fattura. Proprio per questo motivo anche nell’acquisto di beni e prodotti online non è necessario prevedere firme digitali avanzate. È già sufficiente la previsione della firma elettronica semplice. 

Contattaci se vuoi sapere come utilizzare e implementare la firma elettronica semplice all’interno dei tuoi processi aziendali!