Cosa fare (e non fare) per migliorare il workflow digitale in ufficio

Alcune aziende hanno difficoltà a gestire il workflow digitale in ufficio. A volte documenti e dati vengono inutilmente doppiati, le informazioni vengono perse e la mancanza di una struttura ben precisa e delineata potrebbe comportare passaggi ridondanti che tendono a indebolire la produttività dell’organizzazione. 

In questa situazione, come si fa a garantire che i documenti corretti siano inviati alle persone giuste e al momento giusto?

Ciò che è necessario fare è migliorare il workflow digitale in ufficio. Esistono una serie di best practices che ogni azienda dovrebbe adottare, così come ci sono alcune azioni che non dovrebbero mai essere realizzate. 

Vediamo quali sono e cosa puoi fare per migliorare il workflow digitale in ufficio.  

Workflow digitale: cos’è 

Letteralmente il termine workflow significa flusso di lavoro e viene utilizzato per identificare il modello digitale di un processo che ha come obiettivo quello di ottimizzare le performance ed efficientare l’uso di risorse. 

In questo processo è possibile creare una serie di condizioni che danno automaticamente avvio a uno specifico workflow, segnalando al gruppo o all’utente coinvolto che gli è stata assegnata una nuova attività da svolgere – task. Una volta che l’attività è stata completata e se il processo lo prevede, il workflow provvede ad inviare un nuovo task all’utente successivo, che dovrà prendere in carico la fase successiva del flusso di lavoro.

Workflow documentale

Un workflow documentale indica una procedura standardizzata attraverso cui un documento può essere creato, acquisito, firmato, modificato, protocollato e archiviato. Utilizzare flussi di lavoro documentali consente a ciascuna azienda di seguire il ciclo di vita di un documento in modo efficace ed efficiente.

Workflow per la gestione dei processi

All’aumentare della complessità dovuta all’evoluzione del mercato, nuove procedure e requisiti normativi, l’uso di workflow per ottimizzare i processi aziendali è una prassi consolidata in qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni. Rappresenta infatti un modello organizzativo essenziale per ottimizzare e monitorare costantemente le performance, oltre che rendere più efficiente l’uso di risorse.

Come automatizzare il flusso di lavoro tramite workflow

L’automazione del flusso di lavoro tramite workflow consente di poter definire tutta una serie di attività che permettono di completare un determinato processo rimuovendo tutti i passaggi manuali. 

Ecco 5 fasi per ottimizzare i processi all’interno della tua azienda: 

Analisi

Individuazione delle attività ripetitive e manuali che potrebbero essere oggetto dell’automazione dei flussi di lavoro tramite workflow.

Obiettivi

Gli obiettivi possono essere vari, quali: 

• time to market più veloce;
• aumento del ROI; 
• maggiore produttività del team.

Formare un team

La buona riuscita dell’automatizzazione dipende soprattutto dalla collaborazione delle persone che ne fanno parte. La cosa migliore per riuscirci è incoraggiare i feedback e comunicare i benefici ai responsabili di processo.

 Progettare il workflow

Definire il processo con una piattaforma di workflow management e assegnare regole e permessi per ogni utente e task. 

Misura ROI e KPI

Lo scopo dell’automazione non è pienamente raggiunto se i risultati ottenuti non sono misurati e poi confrontati alla precedente gestione. 

Perché è così importante usare un sistema di workflow?

Se vuoi affrontare al meglio un contesto economico sempre più competitivo, è necessario elaborare una strategia che aiuti la tua azienda a crescere e a distinguersi sul mercato. 

Ecco che l’automazione dei workflow aziendali ti permette di avere una visione d’insieme dei processi produttivi più chiara, consentendo in questo modo di migliorare efficienza ed efficacia e incrementare i profitti.

Sappiamo come molte aziende siano ancora oggi sopraffatte da una mole di attività ridondanti e inutili e da problemi di comunicazione tra reparti. Tutto questo non fa altro che rallentare il lavoro e creare malcontento. Grazie agli strumenti di workflow è possibile individuare ed eliminare tutte le attività routinarie, migliorando le relazioni tra dipendenti e fornendo prodotti e servizi migliori ai tuoi clienti. 

Se vuoi approfondire questo tema, ti consigliamo di leggere questo articolo su 6 modi per massimizzare le potenzialità della gestione documentale. 

4 cose da fare per migliorare il workflow digitale in ufficio

Dopo aver visto quanto sia importante l’adozione di un workflow digitale in ufficio, bisogna capire quali siano le cose da fare e quelle da non fare all’interno della tua azienda. 

Ecco quindi un elenco di cose da fare che ogni ufficio potrebbe utilizzare per migliorare il proprio workflow digitale:

1. Pensare e documentare l’attuale processo di workflow: per migliorare il tuo workflow digitale, devi prima di tutto avere chiaro ciò che i dipendenti stanno facendo e come lo stanno facendo;
2. Ottenere input dagli utenti attuali: intervista e osserva le persone che utilizzano i processi che desideri migliorare. In questo modo potrai sviluppare un repository centrale di documenti e di altri elementi che supportano un processo di flusso di lavoro migliore;
3. Iniziare in piccolo: il miglioramento incrementale dei processi è la chiave per un cambiamento duraturo, quindi concentrati sul miglioramento dei processi più piccoli. Non devi iniziare con il miglior flusso di lavoro digitale in assoluto che risolve ogni problema;
4. Rendere i flussi di lavoro digitali flessibili e adattabili: spesso i flussi di lavoro sono determinati e configurati da un amministratore. Ma ciò significa che ogni volta che gli utenti desiderano modificare il flusso di lavoro, devono chiamare l’amministratore. Un buon sistema consente agli utenti di apportare modifiche senza dover sempre chiamare l’IT.

3 cose da NON fare per migliorare il workflow digitale in ufficio

Ecco invece quali sono le cose da non fare:

1. Non aumentare inutilmente la complessità dei flussi di lavoro: molti sistemi di flussi di lavoro sono estremamente complessi e richiedono la progettazione di molte persone. Ma gli stessi workflow digitali dovrebbero essere il più semplici possibile;
2. Non fare da solo: se stai implementando un nuovo sistema per i flussi di lavoro digitali, cerca assistenza e competenza professionali;
3. Non sottovalutare l’impatto del miglioramento dei flussi di lavoro digitali: quando ti prendi il tempo per automatizzare e semplificare il processo, puoi concentrarti meglio sul contenuto di quel flusso di lavoro. In altre parole, più puoi automatizzare, più i tuoi dipendenti hanno tempo ed energia per concentrarsi su attività che generano entrate.

Quando si tratta di migliorare i flussi di lavoro, la sfida per molte aziende è che i costi per l’automatizzazione del workflow siano elevati. In realtà è il non fare nulla che può costare ogni giorno! 

L’ottimizzazione del workflow è un investimento che dovrebbe ripagare l’azienda in più occasione, sia aumentando la produttività generale che diminuendo la frustrazione del team, che non dovranno più impiegare così tanto tempo cercando di lavorare con un sistema meno efficiente.

Crea adesso un flusso di documenti agile che riduca il tempo di gestione delle pratiche. Automatizza i passaggi di consegna, evita di stampare la carta, rendi il tuo team più produttivo.

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