Contratti digitali e cartacei: come gestirli e conservarli step by step

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una vera e propria evoluzione nel campo della tecnologia, soprattutto per quanto riguarda la tecnologia digitale. Per questo motivo aggiornarsi e stare al passo con i tempi oggi è assolutamente fondamentale, soprattutto per rimanere competitivi sul mercato. 

In questo contesto ci vengono in aiuto le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Si tratta di regole tecniche obbligatorie che le PA e le imprese devono seguire e rispettare per creare un documento informatico.

Ma come gestire oggi i contratti digitali? Come si conservano correttamente? Come fare affinché la stipula di un documento – come ad esempio un contratto – possa essere a tutti gli effetti valida anche se vengono utilizzati strumenti digitali?

Se stai cercando risposte a queste domande allora sei nel posto giusto! 

In questo approfondimento andremo a vedere step by step come gestire e conservare correttamente un contratto digitale.

Iniziamo!

Fase di creazione contratto: cosa prevede la normativa

Qualsiasi sia la sua attività, in ogni azienda tutte le risorse addette alla gestione e alla creazione dei contratti devono avere delle regole precise, come anche degli strumenti e delle indicazioni internamente condivise. Questo dovrebbe accadere in tutti questi ambiti: 

• Formazione dei documenti, ovvero le modalità per la registrazione e l’acquisizione dei contratti, i software da utilizzare e i programmi per il loro eventuale raggruppamento;
• Caratteristiche dei contratti;
• Formati nei quali i contratti possono essere creati – PDF, doc, xls tra i più comuni;
• Metadati – o comunque le informazioni minime che devono essere associate a un documento.

Soffermiamoci adesso sul tema della creazione del contratto, le cui modalità principali sono stabilite dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Ecco quali sono le 4 modalità per creare documenti informatici:  

1. Appositi Software

Per redigere un documento informatico si possono utilizzare degli specifici software oppure degli strumenti in cloud, in grado di rispettare tutte le regole di interoperabilità. Bisogna comunque sottolineare come in realtà esistono soltanto delle linee di massima da seguire, per cui ogni azienda ha un margine nella scelta del software da utilizzare.

2. Acquisizione

Un documento informatico può essere creato non soltanto attraverso appositi software, ma anche per acquisizione di un documento già esistente. Scendendo nello specifico, le Linee Guida prevedono quattro tipi di acquisizione:

• Su supporto informatico;
• Per via telematica;
• Della copia informatica di un documento analogico;
• Della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico.

 

3. Registrazione

La formazione di un documento informatico può anche avvenire in un terzo modo, ovvero tramite la registrazione informatica di alcuni processi. In ogni azienda infatti durante lo svolgimento delle normali attività possono avvenire transazioni, come anche processi informatici di varia natura. 

In particolare la formazione di un documento informatico in questo caso avviene per memorizzazione su supporto informatico di informazioni che derivano da:

• Dati ottenuti da moduli o da formulari compilati dall’utente o resi disponibili;
• Processi informatici;
• Transazioni informatiche.

4. Raggruppamento

Il raggruppamento rappresenta la quarta modalità per creare un documento informatico. Si tratta di un vero e proprio raggruppamento – svolto anche in modo automatico – di una serie di registrazioni o di dati. Queste registrazioni o questi dati possono venire da una o più banche dati e appartenere a più soggetti che lavorano in un certo reparto. I dati devono essere aggregati tra loro seguendo una predeterminata struttura logica e memorizzata in forma statica.

Per completezza dobbiamo ricordare che la conservazione digitale nella pubblica amministrazione è obbligatoria. Questo vuol dire che tutti i documenti informatici creati devono altresì essere conservati attraverso l’adozione di tecnologie, procedure e regole che sono mirate a garantire la reperibilità, l’autenticità, l’accessibilità e l’utilizzabilità dei documenti e dei fascicoli informatici.

La validazione del contratto: la firma elettronica

Quando si parla di contratti digitali una delle domande più frequenti che viene fatta è quale sia il valore legale di un documento digitale. Bisogna fin da subito precisare che un documento digitale ha esattamente lo stesso valore del classico contratto cartaceo.

Affinché però il documento informatico sia a tutti gli effetti valido, sul documento digitale deve essere apposta una firma elettronica qualificata. Questa tipologia di firma elettronica consente di: 

• Identificare in modo univoco il firmatario;
• Assicurare l’integrità del testo inviato e anche dei suoi eventuali allegati;
• Collegare i dati sottoscritti, oltre che riconoscere la possibilità di verificare qualsiasi successiva ed eventuale modifica apportata al corpo del messaggio o agli allegati. 

La firma elettronica qualificata viene inoltre creata usando un dispositivo qualificato, è basata su un certificato e viene costruita sulla base di un sistema di chiavi asimmetriche.

Per approfondire questo importante tema, ti consigliamo di leggere questo articolo su 4 cose sulla firma digitale che forse non sapevi. 

Come inviare i contratti in sicurezza: la PEC

Arrivati a questo punto resta soltanto un’altra questione da affrontare. Una volta che è stato creato e firmato il documento digitale, come fare per inviarlo alla persone interessate in tutta sicurezza? Ecco che entra in gioco la PEC, uno strumento diventato ormai di uso comune e presente in qualsiasi ambito professionale e  che assolve proprio questo importante compito.

La PEC può essere equiparata a una vera e propria raccomandata con ricevuta di ritorno, ed è proprio questa la definizione stabilita dal Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’art. 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 (decreto del presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n.68).  

La PEC è ottima per inviare o ricevere contratti e documenti digitali in quanto assicura:

• L’identità del destinatario/mittente;
• L’effettività dell’invio e/o della ricezione del messaggio;
• Il valore legale riconosciuto ad una raccomandata con ricevuta di ritorno;
• La certezza del contenuto del testo;
• L’attestazione dell’orario;
• L’integrità di eventuali allegati. 

Per dotarsi di una casella di posta elettronica certificata basta rivolgersi ai gestori di PEC autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale – AgID. Per farlo è possibile seguire questo link: https://agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/elenco-gestori-pec 

 

Contattaci se hai qualche dubbio in tema di contratti digitali. Saremo felici di rispondere ad ogni tua domanda!