Conservazione documenti: che cos’è, come funziona e normativa di riferimento

La conservazione documenti in formato digitale è un processo cruciale nella gestione delle informazioni nel mondo moderno. 

Questo articolo esplorerà in dettaglio cos’è la conservazione documenti digitali, come funziona questo complesso processo, e l’importante normativa di riferimento che ne regola l’attuazione.

La conservazione digitale va oltre la semplice archiviazione e richiede una serie di procedure ben definite per garantire l’autenticità, l’integrità e la reperibilità dei documenti nel corso del tempo. Scopriremo come questa pratica si è evoluta per affrontare le sfide della digitalizzazione e quali sono le normative che stabiliscono gli standard da seguire per la sua corretta implementazione.

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Conservazione documenti: cos’è

Nella nostra società, documenti di vario genere vengono prodotti da aziende, cittadini e pubbliche amministrazioni fin dai tempi più antichi. La conservazione di tali documenti è una pratica essenziale, poiché questi rappresentano testimonianze importanti della storia e delle attività svolte nel corso del tempo.

Nel corso dei secoli, è diventato sempre più evidente l’importanza di stabilire regole per la conservazione dei documenti. Tuttavia, fino all’avvento del computer, la normativa si basava principalmente sul supporto fisico, ovvero la carta.

Ma cosa è cambiato quando è stato deciso di attribuire validità legale anche ai documenti dematerializzati o ai documenti nativi digitali?

Questo rappresenta un punto chiave di discussione.

Iniziamo col chiarire che, sebbene siano spesso usati come sinonimi (per comodità), “conservazione digitale” e “conservazione sostitutiva” non sono esattamente la stessa cosa. Anche il termine “archiviazione sostitutiva” è scorretto, poiché entrambe queste pratiche si limitano alla conservazione dei documenti senza estenderne la validità legale.

Da un lato, abbiamo documenti informatici che possono nascere direttamente in formato digitale, mentre, dall’altro, possiamo avere documenti cartacei che vengono dematerializzati e trasformati in formato digitale. In quest’ultimo caso, è più appropriato parlare di “conservazione sostitutiva”.

Con “conservazione digitale”, intendiamo invece tutti i processi finalizzati all’archiviazione e alla conservazione di documenti informatici, indipendentemente dalla loro origine, che sia essa digitale sin dall’inizio o frutto di una conversione da formato cartaceo.

Nel contesto attuale, quindi, sarebbe più accurato utilizzare il termine “conservazione digitale” piuttosto che “conservazione documentale sostitutiva”, dato che sempre più documenti vengono creati direttamente in formato elettronico e la normativa conferisce loro la stessa validità legale dei documenti cartacei. 

La conservazione digitale è diventata una pratica essenziale nell’era digitale per garantire l’integrità e l’accessibilità a lungo termine dei documenti.

 

Obbligo conservazione documenti: quali documenti sono da conservare per 10 anni e 20 anni

Quali documenti devono essere conservati per 10 anni? 

L’articolo 2220 del Codice Civile, che riguarda la conservazione delle scritture contabili, stabilisce chiaramente le disposizioni che devono essere seguite da chiunque sia responsabile della gestione dei documenti finanziari di un’azienda. 

In sintesi, l’articolo afferma che:

Le scritture contabili devono essere conservate per un periodo di dieci anni a partire dalla data dell’ultima registrazione.

Lo stesso periodo di dieci anni si applica alla conservazione di fatture, lettere e telegrammi ricevuti, nonché alle copie di fatture, lettere e telegrammi inviati.

È possibile conservare queste scritture e documenti in forma di registrazioni su supporti di immagini, a condizione che tali registrazioni corrispondano ai documenti originali e siano sempre leggibili mediante i mezzi forniti dal soggetto che utilizza questi supporti.

In pratica, ciò significa che tutti i documenti contabili e correlati devono essere mantenuti in archivio per un decennio, il che rappresenta una pratica fondamentale per garantire la conformità legale e la tracciabilità delle transazioni finanziarie dell’azienda. La conservazione accurata di questi documenti è di vitale importanza per rispettare la legge e gestire in modo responsabile gli aspetti finanziari dell’attività aziendale.

Ecco invece quali sono i documenti da conservare per 20 anni: 

• certificato di prestazione energetica; 
• documenti per usucapione.

 

Conservazione documenti fiscali 5 o 10 anni

Nel rispetto delle disposizioni del Codice Civile, è importante tenere presente che esistono alcune eccezioni a riguardo. Una di queste riguarda la conservazione dei documenti fiscali, in particolare la dichiarazione dei redditi e l’IVA, come stabilito dagli articoli 43 del D.P.R. 600/73 e 57 del D.P.R. 633/72. In questo caso, tali documenti devono essere conservati fino al 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui sono stati presentati.

Questo solleva spesso un comune dubbio:

i documenti contabili devono essere conservati per cinque o dieci anni?

La risposta è che, in generale, la conservazione dei documenti contabili deve avvenire per un periodo di dieci anni, come specificato dal Codice Civile. Tuttavia, esistono eccezioni come quelle menzionate per la dichiarazione dei redditi e l’IVA, che richiedono una conservazione di cinque anni.

Ma qual è il motivo di questa conservazione?

Il concetto è abbastanza semplice: i documenti contabili devono essere mantenuti in modo che possano essere facilmente e rapidamente resi disponibili in caso di controlli da parte delle autorità competenti. Questi organi, che operano in stretta collaborazione con il Ministero dell’Economia e delle Finanze, includono l’Agenzia delle Entrate, l’Agenzia del Demanio e l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.

Questi enti sono responsabili, nei limiti e nei termini previsti dalla legge, di condurre controlli sulla contabilità aziendale per garantire la correttezza delle dichiarazioni fiscali e il rispetto delle normative vigenti. Pertanto, la conservazione accurata dei documenti è essenziale per essere pronti a rispondere a tali controlli e dimostrare la conformità alle norme tributarie.

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Tabella di conservazione documenti

La conservazione dei documenti contabili costituisce un aspetto fondamentale della gestione aziendale. Qui di seguito, un elenco delle principali scritture contabili che richiedono attenzione e conservazione accurata:

• Libro giornale: registra con precisione tutti i movimenti finanziari di un’azienda nel corso del tempo, fornendo una traccia dettagliata delle transazioni contabili;
• Libro degli inventari: fornisce una panoramica dettagliata delle attività e passività dell’azienda, contribuendo a valutare la sua situazione finanziaria in un determinato momento;
• Corrispondenza commerciale: comprende una vasta gamma di documenti, tra cui lettere, telegrammi, email e copie di fatture, che registrano le comunicazioni e le transazioni commerciali dell’azienda;
• Altre scritture richieste: possono includere il libro mastro, che raccoglie tutti i conti aziendali; il libro cassa, che registra le entrate e le uscite finanziarie; il libro di magazzino, che dettaglia la gestione del magazzino; il libro dei fidi, che tiene traccia delle concessioni di fido concesse dall’azienda;
• Libro dei soci: contiene informazioni sulle azioni emesse, i dati identificativi dei titolari, i trasferimenti di azioni e i vincoli associati, nonché i versamenti effettuati;
• Libro delle obbligazioni: riporta l’ammontare delle obbligazioni emesse ed estinte, insieme a informazioni sui trasferimenti e sui titolari delle obbligazioni;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni: vengono annotate le decisioni prese durante assemblee, consigli di amministrazione, consigli di gestione, consigli sindacali, comitati esecutivi e assemblee degli azionisti;
• Libro degli strumenti finanziari di partecipazione all’affare: include strumenti finanziari utilizzati per raccogliere capitale aziendale tramite il mercato;
• Libro sull’attività di revisione contabile: è specifico per l’attività di revisione contabile, obbligatoria per le società quotate in borsa. Il revisore contabile verifica la correttezza dei bilanci aziendali;
• Libro delle decisioni: ogni singola voce di decisione da parte di soci, amministratori, collegio sindacale e/o revisione viene registrata in appositi libri delle decisioni, seguendo le disposizioni legali.

La conservazione accurata di queste scritture contabili è fondamentale per garantire la conformità legale, facilitare i controlli da parte delle autorità competenti e fornire una panoramica chiara delle attività finanziarie e aziendali nel corso del tempo.

 

Come conservare i documenti contabili 

La conservazione dei documenti è un processo fondamentale nella gestione delle informazioni aziendali, ma varia significativamente a seconda del tipo di supporto documentale utilizzato. Qualunque sia il supporto, la conservazione dei documenti richiede il rispetto del vincolo archivistico, ossia il collegamento tra i documenti relativi a un determinato affare o pratica, nonché tra tutti i documenti presenti in un archivio.

 

Conservazione Documenti Cartacei

La gestione di un archivio cartaceo implica la registrazione, la classificazione e l’archiviazione dei documenti originali su supporto cartaceo. È essenziale conservarli in ambienti appositamente predisposti, garantendo non solo la loro facile reperibilità, ma anche la protezione completa per preservarli da danni e mantenerli integri per il periodo di conservazione stabilito dalla legge.

 

Conservazione Documenti Digitali

L’archiviazione dei documenti digitali va oltre la semplice creazione di cartelle di archiviazione. È un processo complesso che richiede procedure e tecnologie specifiche per garantire la reperibilità, l’autenticità e l’integrità dei documenti conservati. La conservazione digitale implica l’utilizzo di strumenti e sistemi che proteggono i documenti da alterazioni e danni.

Leggi anche Archiviazione documenti: una guida completa.

 

Conservazione “Ibrida”

In un’epoca di transizione dal documento cartaceo a quello digitale, spesso sorgono esigenze di conservazione sia cartacea sia digitale. 

Questa situazione ha portato alla creazione di archivi ibridi che richiedono un approccio di gestione specifico. In questo contesto, la conservazione richiede la sincronizzazione e la gestione efficace di documenti sia fisici sia digitali, affrontando sfide uniche.

In conclusione, la conservazione dei documenti è un elemento chiave nella gestione delle informazioni aziendali, e la scelta tra documenti cartacei, digitali o un approccio ibrido richiede una pianificazione e una gestione attente per garantire la reperibilità, l’autenticità e l’integrità delle informazioni nel corso del tempo.