Condivisione di documenti in videoconferenza: come incrementare produttività e sicurezza

All’interno del digital workspace, l’operatività molto spesso si basa sulla condivisione di documenti in videoconferenza. Questo si traduce nel fatto che poter collaborare online in piena sicurezza è un requisito imprescindibile per la riuscita di comitati direttivi, Consigli di Amministrazione e riunioni operative che prevedono il trattamento di informazioni riservate o particolarmente critiche. 

Ecco quindi che il sistema di videoconferenza utilizzato deve assolutamente soddisfare i più stringenti criteri di protezione dei dati, in conformità con la normativa aggiornata in materia di tutela della privacy.

Per avere riunioni virtuali pienamente efficaci, oltre agli imprescindibili requisiti di sicurezza occorre anche rendere l’esperienza utente fluida e semplice, a prescindere dal dispositivo e dal luogo di connessione. 

A fronte di questi requisiti, i comuni sistemi di videoconferenza risultano essere inadeguati. 

La soluzione? 

Dotarsi di un evoluto sistema di gestione documentale arricchito dalla funzionalità di videoconferenza. Ecco che in questo modo è possibile attivare il collegamento video senza mai uscire dall’ambiente di gestione documentale, un ambiente protetto e sicuro.

Continua a leggere per saperne di più!

Condivisione di documenti in videoconferenza: le criticità da superare

In un contesto come quello di oggi, è necessario soffermarsi sui sistemi di videoconferenza. Questi strumenti rappresentano uno degli elementi più strategici per sostenere l’interazione, la collaborazione e la produttività nel digital workspace grazie alla possibilità di ridurre al minimo la percezione dell’effettiva distanza tra le persone. 

Se però, da un lato, ricorrere alle videoconferenze da remoto è ormai una pratica fondamentale per agevolare e sostenere la continuità operativa dell’azienda, dall’altro lato ci sono ancora alcune criticità che devono essere assolutamente affrontate e risolte. 

Sono due i punti chiave su cui costruire videoconferenze pienamente efficaci: 

• sicurezza delle informazioni condivise: deve essere garantita dai più elevati standard di protezione e garantire la conformità alle normative in vigore; 
• esperienza utente: deve essere semplice e fluida, a prescindere dal luogo di connessione e dal dispositivo. 

A fronte di questi requisiti, i comuni sistemi di videoconferenza risultano essere inadeguati. L’efficacia della riunione online è infatti legata alla stabilità e alla velocità della connessione internet di tutti coloro che partecipano. In un contesto di smart working – in cui ci si connette anche alla propria rete domestica – spesso capita che qualcuno abbia problemi di linea. 

Il risultato? 

Immagini che si bloccano, disturbi audio, connessioni che saltano. Insomma, una perdita di tempo per tutti. 

Non solo, ma quando si parla di sicurezza dei dati, è fondamentale pensare a quante pratiche non ancora autorizzate, contratti in via di definizione e documenti confidenziali circolino durante le riunioni. Ecco perché il sistema di videoconferenza deve assolutamente soddisfare i più alti standard di protezione dei dati, in conformità con la normativa aggiornata in materia di tutela della privacy. 

Condivisione di documenti in videoconferenza: i vantaggi di una piattaforma integrata

Come abbiamo detto, i punti chiave su cui costruire riunioni virtuali pienamente efficaci sono la sicurezza e l’esperienza utente. È proprio su questi due punti che una piattaforma integrata – come quella offerta da DocuWare – offre grandi vantaggi. 

Per quanto riguarda l’esperienza utente, integrare la gestione documentale con un sistema di videoconferenza fruibile da qualsiasi luogo e dispositivo consente di poter collaborare con la massima efficacia. Tutto questo si traduce in:

• flussi di lavoro più veloci;
• processi di approvazione – abilitati alla firma digitale – molto più rapidi e dinamici; 
• considerevole aumento della produttività. 

Spostandoci sul lato della sicurezza dei dati e della conformità normativa, la soluzione di videoconferenza integrata consente di evitare i classici problemi legati alle piattaforme tradizionali di videocall. Di seguito troviamo alcune delle criticità più comuni: 

• l’accesso alla riunione spesso non è protetto da password; 
• il sistema di accesso alla riunione – il più delle volte un iperlink – è distribuito su canali non sicuri o su reti sociali. Questo può essere quindi facilmente ricondiviso e sfuggire al controllo;
• generalmente non si conosce il livello di protezione dati adottato dal gestore del servizio – ricorda che questo punto è fondamentale in quanto allo stesso sono affidati contenuti altamente riservati; 
• nel momento in cui si accede ad una riunione tramite un link distribuito ai partecipanti, vi è il rischio che i sistemi utilizzati non monitorino i tentativi di intrusione con controlli avanzati; 
• spesso non si conosce dove transitano i dati e dove siano collocati i server della videoconferenza; 
• non si sa se i contenuti audio possono essere estratti e registrati; 
• non si conoscono le garanzie offerte dal fornitore dal punto di vista operativo e contrattuale, e questo sia in merito alla gestione dei metadati necessariamente utilizzati per usare il servizio sia in merito alla riservatezza delle informazioni trattate. 

Piattaforma integrata: la soluzione migliore per le tue riunioni online in sicurezza

Sicurezza e riservatezza dei dati sono spesso gestite dalle organizzazioni attraverso controlli diffusi e stringenti regole tecniche. Questi vengono inspiegabilmente meno nel momento in cui si adotta la modalità di accesso e di condivisione in videoconferenza. 

Una soluzione come la piattaforma integrata garantisce il rispetto degli standard più elevati ad oggi disponibili. Tutti i documenti presenti al suo interno sono nativamente crittografati attraverso le più avanzate tecnologie di cifratura end-to-end. Inoltre, un sistema di protezione degli accessi con password gestite dal sistema di autenticazione a due fattori assicura la completa conformità alle normative in materia di privacy e protezione dei dati. 

Nessun dato viene fatto uscire e trasferito a server di terze parti. Così facendo, tutte le informazioni discusse nella riunione online rimangono riservate. 

 

Vuoi saperne di più? 

Non esitare a contattarci!