Compliance automation con Docuware: come funziona

Un sistema di gestione documentale può correttamente gestire e, soprattutto, evitare molti dei problemi associati alla compliance. Un software di gestione documentale e il suo flusso di lavoro automatizzato, ad esempio, consentono di confermare in modo rapido e diretto che i componenti del team stiano rispettando le politiche aziendali, riducendo al contempo il tempo dedicato a compiti di routine ripetitivi. 

La gestione documentale digitale offre funzionalità di reporting che consentono di individuare i problemi prima che diventino tali. È un modo sicuro per aumentare significativamente le probabilità che la vostra organizzazione superi le verifiche di compliance interne ed esterne.

Le funzionalità di supporto alla compliance sono ancora più importanti ora che molti dipendenti lavorano da remoto. In assenza di strumenti adeguati, i membri del team possono anche inviare documenti via e-mail, il che può compromettere la sicurezza e rendere più probabile la perdita di traccia di quale sia la versione finale. 

Docuware fornisce una piattaforma unica e autorizzata per la collaborazione e applica le politiche aziendali in modo coerente e automatizzato. Vediamo insieme come!

Come ridurre al minimo il rischio di non compliance con queste best practice di gestione dei documenti

1. Abbandonare i processi manuali

Grazie a Docuware, è possibile trasformare i processi aziendali, ponendo fine all’utilizzo di documenti cartacei, file elettronici non strutturati o fogli di calcolo per tenere traccia e archiviare i documenti relativi alla compliance. I processi aziendali che si basano su questo tipo di pratiche, soprattutto se effettuati da più membri del team insieme, possono risultare rischiosi.

Anche se tutti i membri di un team fanno del loro meglio per essere precisi ed accurati, è impossibile ridurre del tutto l’errore umano. Inoltre, se non si colgono in tempo gli errori, si rischia di non rispettare la compliance aziendale. Strumenti come DocuWare Intelligent Indexing automatizzano questi processi manuali grazie alla tecnologia basata sull’intelligenza artificiale. L’Intelligent Indexing identifica le informazioni più preziose di un documento e le converte automaticamente in dati di indice altamente strutturati e utilizzabili. 

Facciamo un esempio pratico. Un’azienda produttrice di dispositivi medici utilizza un processo manuale che prevede la stampa di un foglio Excel per un membro del personale che spunta ogni documento dopo averlo esaminato. Ora l’organizzazione utilizza un flusso di lavoro automatizzato per la compliance normativa che timbra il documento con la data, l’ora e il nome del revisore per verificarne l’avvenuta revisione e approvazione. Processi elettronici come questo riducono notevolmente gli errori e forniscono la prova che la revisione richiesta è stata completata.

 

2. Sfruttare l’automazione del cloud

La sicurezza avanzata e la pianificazione del disaster recovery sono pilastri fondamentali di una strategia di compliance. Le piattaforme cloud stabiliscono chiari requisiti di sicurezza e privacy e li rispettano costantemente. 

Queste piattaforme forniscono documenti all’avanguardia e una crittografia delle comunicazioni Internet che proteggono i servizi cloud da attacchi di downgrade del protocollo, dirottamento dei cookie, malware e altre minacce informatiche. Forniscono inoltre un backup sicuro grazie al mirroring dei dati in centri dati esterni. Il passaggio del DMS al cloud garantisce alla vostra organizzazione il rispetto degli standard di compliance, riducendo al contempo lo stress sulle risorse IT interne.

Leggi questo articolo per saperne di più: www.realdocumentsolution.it/blog/come-docuware-cloud-supporta-la-compliance-delle-aziende/

3. Controllo di accessi, ruoli e permessi

Se chiunque può accedere e modificare documenti e aggiungere/modificare informazioni, la situazione rischia di sfuggire di mano. Con un software documentale come Docuware, l’accesso ai documenti e alle informazioni del flusso di lavoro si basa su una struttura di gestione dei ruoli completa. 

Il controllo basato sui diritti limita i documenti e i dati di indice che gli utenti possono archiviare, recuperare, modificare e rimuovere da un archivio digitale. I dati sensibili sono protetti per garantirne l’autenticità e per bloccare le modifiche non autorizzate e i workaround.

Scopri come funziona la gestione dei ruoli in Docuware

4. Gestire l’intero ciclo di vita dei documenti

Poiché ogni categoria di documenti ha un calendario di archiviazione e conservazione diverso, gli approcci manuali richiedono molto lavoro e sono soggetti a errori. 

Se da un lato le organizzazioni possono essere multate per non aver conservato le informazioni per un periodo di tempo prestabilito, dall’altro la conservazione dei documenti oltre il periodo richiesto espone le aziende al rischio di violazioni della sicurezza e di non compliance alle normative sulla privacy.

Un sistema di gestione documentale gestisce i piani di conservazione con l’eliminazione automatica o con una notifica via e-mail inviata a un membro del personale prima dell’eliminazione. L’automazione, basata sulle vostre regole aziendali, rende molto più facile mantenere la vostra azienda conforme alle norme HIPAA, GDPR e altre normative di compliance.

 

5. Implementare il version control 

Nell’ambiente aziendale odierno, la capacità di identificare cosa è cambiato tra le versioni dei documenti e garantire che gli utenti lavorino sempre con la versione più recente è essenziale. 

I concetti alla base di questo approccio sono semplici. Una volta attivato il controllo della versione, quando un utente autorizzato apre un documento per modificarlo, il suo stato viene visualizzato come estratto. Quindi il documento è di sola lettura per gli altri utenti. Ogni volta che un documento viene archiviato nuovamente, riceve automaticamente un nuovo numero di versione. 

Con il versioning, le versioni corrette e approvate delle informazioni sono sempre quelle in uso. Inoltre, svolge un ruolo importante ai fini della compliance, garantendo che tutte le modifiche richieste a un documento vengano apportate, riviste e accettate. 

Facciamo un esempio pratico. In un gruppo alberghiero che opera in più stati, i contratti sono sottoposti a un rigoroso processo di revisione. Con un sistema manuale, è difficile tenere traccia delle modifiche apportate durante l’iter di approvazione del contratto. Grazie all’implementazione di un flusso di lavoro elettronico, il responsabile del contratto può essere sicuro che tutti i mark-up siano conservati e il personale autorizzato può tornare indietro e vedere la progressione, se necessario.