Come utilizzare gli e-form per migliorare i processi aziendali

Durante la vita di un’azienda potrebbe presentarsi la necessità di dover raccogliere dati o informazioni per colleghi o clienti. 

Quante volte ti è capitato di commettere un errore e di dover ricominciare tutto da capo? 

Quanto tempo hai perso per un’operazione che dovrebbe essere semplice e veloce da realizzare? 

Per questo motivo è fondamentale avere la possibilità di sfruttare degli strumenti che consentono di svolgere questo lavoro rapidamente e senza errori, così da potersi dedicare ad altre attività. Stiamo parlando degli e-form, ovvero i form elettronici. 

Grazie a questo strumento, oggi è possibile rendere più agile questa raccolta dati, contemporaneamente proteggendo le informazioni sensibili. Gli e-form consentono infatti di svolgere questa operazione in modo semplice e intuitivo, risparmiando tempo e risorse. 

Ma come utilizzare gli e-form per migliorare i processi aziendali? 

Vediamolo insieme. 

Migliorare i processi aziendali: cos’è e perché è importante

Quando parliamo di ottimizzazione dei processi aziendali si vuole indicare una precisa strategia che tende a supportare le aziende nel migliorare la propria efficienza produttiva e la capacità di generare profitti.

L’attività di miglioramento dei processi aziendali può essere compresa nel più ampio contesto inerente la gestione dei processi aziendali, che comprende anche la pianificazione della produzione e il controllo di gestione. 

Si può intuire come questa operazione rappresenti una vera e propria attività strategica per le imprese, in quanto i processi aziendali ottimizzati permettono di raggiungere più facilmente i vari obiettivi legati al business dell’azienda. In termini pratici, l’ottimizzazione dei processi aziendali porta a:

• Organizzare i flussi di lavoro inter e intra dipartimentali;
• Far diventare più agili e ricettiva al cambiamento l’intera struttura aziendale;
• Ridurre le attività ordinarie ridondanti;
• Agevolare il flusso e la comunicazione di dati e informazioni.

Come migliorare i tuoi processi aziendali

Sono diversi i modi che consentono di ottimizzare i tuoi processi aziendali. La scelta dipende dalla tipologia stessa del processo preso in considerazione, per cui  non esiste una soluzione adatta a tutti i singoli scenari.

Tuttavia, nella maggior parte dei casi l’ottimizzazione è realizzata attraverso uno di questi metodi:

• Miglioramento del processo o ristrutturazione: identificare i passaggi che rappresentano una inefficienza o uno spreco all’interno del processo generale. Il suo miglioramento comporta un concreto aumento di efficienza;
• Automazione: utilizzando i giusti software è possibile ridurre al minimo il lavoro manuale, ovvero le attività non necessarie che contribuiscono ad accrescere il carico di lavoro del tuo team; 
• Nuova tecnologia: qui non si parla di ottimizzazione, ma di un radicale cambio del processo. Anche in questo caso è presente l’adozione di un software – come ad esempio DocuWare – che rivoluziona la prassi delle attività aziendali.

Ecco che è proprio in questo contesto che si inseriscono gli strumenti degli e-form. 

Vediamo nel dettaglio cosa sono.

E-form: cosa sono 

In ambito informatico, con il termine form si indica la parte di interfaccia utente di un’applicazione web. Questa interfaccia consente all’utente – client – di inserire e inviare al web server uno o più dati da lui liberamente inseriti, tramite l’uso di componenti grafici – widget – presenti sull’interfaccia. In breve, un e-form è una semplice scheda da compilare attraverso l’inserimento di dati e informazioni.  

Il termine e-form può essere utilizzato per indicare vari contenuti presenti all’interno di una pagina web. Si parla di e-form ad esempio per indicare le caselle di testo e i menù a tendina di una pagina di login o di registrazione. 

Insomma, sono esattamente l’equivalente informatico dei moduli su carta, che ti permettono di avere spazi su cui l’utente può scrivere, dei bottoni da selezionare per scelte singole o multiple e finestre per i menù. 

Per velocizzare il processo di inserimento, alcuni moduli sono già precompilati. In questo caso il client deve semplicemente scegliere il valore preferito per ciascuna cella o riquadro. 

DocuWare: migliorare i processi aziendali con gli e-form 

DocuWare consente di rivoluzionare radicalmente il modo con cui vengono raccolte le informazioni da parte di clienti e colleghi. 

Ecco quali sono i vantaggi che offre:

Archiviare le informazioni da parte di clienti e colleghi direttamente nel proprio sistema 

Gli e-form di DocuWare consentono di generare documenti in formato PDF con all’interno tutti i dati e tutte le informazioni che sono state inserite dalla persona che ha risposto alle domande. In questo modo è possibile condividere, archiviare e proteggere le informazioni direttamente nel sistema aziendale. Il tutto senza che vi sia il rischio di perderle o di dover impiegare un grande quantitativo di risorse per collegarle tra loro.

Utilizzare DocuWare vuol dire rendere questa operazione particolarmente semplice e intuitiva. Grazie ad un’interfaccia facile da utilizzare e alle potenzialità di questo software, puoi risparmiare tempo e risorse. Questo perché DocuWare provvede automaticamente a convertire gli e-form in un modello personalizzato. Così facendo puoi raccogliere tutte le informazioni necessarie in modo semplice, ordinato e sicuro.

Proteggere le informazioni sensibili e rispettare la normativa GDPR

Sappiamo come uno dei maggiori rischi legati all’uso di e-form riguardi il furto dei propri dati mentre lo si compila. Questo perché la maggior parte delle informazioni raccolte da clienti e fornitori sono dati sensibili. 

Ecco che archiviarli in un sistema documentale permette di rispettare la normativa GDPR. DocuWare consente di proteggere tutte le informazioni raccolte dagli utenti all’interno di un server sicuro e protetto da eventuali attacchi esterni. Un aspetto fondamentale per ogni azienda, poiché le garantisce di non ricevere penali per la cattiva gestione dei dati sensibili raccolti.

Integrare il form elettronico nel tuo sito aziendale o nella tua intranet

DocuWare dà la possibilità di personalizzare il design dei tuoi e-form in pochi secondi. In questo modo puoi diffondere l’immagine del tuo brand in modo più efficace.  

 

Contattaci e richiedi la demo gratuita di DocuWare! 

Utilizza gli e-form per migliorare i processi aziendali ed ottimizza fin da subito l’efficienza della tua azienda!