Come usare la ricerca full-text con DocuWare

La ricerca full-text è una potente funzionalità dei sistemi digitali di gestione dei documenti. Consente agli utenti di trovare i documenti in pochi secondi, indipendentemente da come un documento è stato nominato e successivamente salvato. 

In questo articolo vediamo come usare la ricerca full-text con DocuWare, il miglior software di gestione documentale sul mercato. 

Continua a leggere per saperne di più!

 

Ricerca full-text: cos’è

La ricerca full-text funziona con dati archiviati elettronicamente e si riferisce alla ricerca di un testo specifico all’interno di quel set di dati. La ricerca full-text diventa davvero efficiente quando un utente conosce solo una parte dei dati che sta cercando, archiviati insieme a molte altre informazioni.

Facciamo un esempio. 

Anche se su scala più ampia, Google funziona esattamente allo stesso modo. Un utente digita ciò che sta cercando nel motore di ricerca, Google analizza tutti i dati su Internet e restituisce risultati pertinenti. Gli utenti non devono trascorrere ore facendo clic su numerosi siti Web e leggendo articoli per trovare le informazioni che stanno cercando.

 

Quando utilizzare la ricerca full-text

La ricerca full-text è molto utile per garantire l’ottimizzazione del processo aumentando l’efficienza. Ecco quando puoi utilizzarla all’interno della tua azienda. 

 

GDPR

In un audit potrebbe essere necessario dimostrare che la tua organizzazione è conforme al GDPR e che disponi di solidi processi per la gestione e l’archiviazione delle informazioni personali. 

La ricerca full-text consente alle aziende di trovare istantaneamente tutti i documenti relativi a un dipendente specifico e, successivamente, quando sono stati archiviati e chi ne ha i diritti di accesso. 

 

Dipartimenti di pianificazione

Hai bisogno di trovare un indirizzo per controllare le applicazioni precedenti? Questo può essere fatto facilmente con una ricerca full-text, assicurando che nessuna domanda precedente venga persa e quindi non vengano commessi errori.

Controllo delle quotazioni

Ripetere l’attività di un cliente significa prezzi uniformi. Le funzionalità di ricerca di DocuWare consentono di controllare rapidamente i preventivi passati per vedere quanto è stato addebitato per un prodotto o servizio.

 

Documenti relativi alla politica aziendale

In caso di aggiornamento di una politica aziendale non è necessario riscrivere l’intera cosa, ma modificare una singola clausola in una varietà di documenti. 

Una ricerca di questo tipo riporta risultati rapidi in modo che le modifiche possano essere facilmente applicate ovunque.  Questi documenti possono anche essere inviati ai dipendenti tramite una notifica DocuWare, per informare tutto il personale che c’è un aggiornamento che richiede la lettura o l’approvazione. 

 

Perché iniziare da subito a usare DocuWare

Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di un software di gestione dei documenti dedicato come DocuWare è rappresentato dalle straordinarie capacità di ricerca offerte. 

DocuWare è un sistema di gestione dei documenti in cui documenti, e-mail, disegni, foto, fogli di calcolo e molto altro sono archiviati in schedari digitali, sostituendo gli schedari fisici o le cartelle di rete.  

Ad esempio, le fatture possono essere archiviate e successivamente ricercate per nome del fornitore, data, progetto, numero di fattura. Le aziende possono scegliere di archiviare i documenti in base a uno di questi, tutti o un altro criterio.

I sistemi DocuWare sono progettati con dialoghi di ricerca e archiviazione personalizzati in modo che gli utenti possano utilizzare le informazioni chiave per archiviare e cercare all’interno del repository di documenti.

Facciamo un esempio. 

Con una fattura archiviata in DocuWare 12 mesi fa, i metadati assegnati al documento verrebbero utilizzati per cercarlo. Potrebbe trattarsi di qualsiasi criterio: da un numero di fattura a un fornitore.

 

Ricerca full-text: vantaggi

Ci sono occasioni in cui gli utenti desiderano trovare un documento ma non conoscono le informazioni chiave – come la data o le informazioni richieste. In questo caso l’utente ha la possibilità di eseguire una “ricerca a testo completo” per riportare i risultati di cui ha bisogno.

Facciamo un esempio. 

Un membro del team di vendita chiede al reparto contabilità l’importo pagato per un particolare prodotto per la pulizia. I dati delle voci sulla fattura non sono stati utilizzati per i meta tag durante l’archiviazione dei documenti, il che significa che una ricerca standard non sarà di aiuto.  

Tuttavia, poiché DocuWare esegue il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) completo di ogni documento memorizzato, le informazioni richieste sono facilmente reperibili. La ricerca full-text utilizza la tecnologia OCR per eseguire ricerche su qualsiasi parola, numero o frase.

Poter cercare documenti così facilmente non solo avvantaggia i dipendenti, ma anche i clienti. Rispondere a una domanda del cliente in modo rapido ed efficiente migliora le relazioni e la fiducia.

 

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