Come scegliere il software gestionale documentale per PEC

Per ogni azienda, avere a disposizione un software gestionale documentale per PEC rappresenta non soltanto uno strumento fondamentale per ottimizzare il proprio business, ma soprattutto imprescindibile nella società odierna. 

Oggi i documenti di qualsiasi natura vengono scambiati principalmente via mail, soprattutto utilizzando mail con valore legale: la PEC – Posta Elettronica Certificata. Ecco il motivo per cui un software gestionale documentale per PEC è indispensabile per lavorare in modo metodico e strutturato. 

Perché?

Perché un software di questo tipo consente la centralizzazione dell’archiviazione, la consultazione e la conservazione delle PEC, anche se da parte di diversi fornitori. 

Continua a leggere per saperne di più e capire come scegliere il software che più soddisfa le tue esigenze! 

Posta Elettronica Certificata: cos’è  

La Posta Elettronica Certificata costituisce uno strumento di comunicazione che dal punto di vista concettuale si avvicina molto alla raccomandata con ricevuta di ritorno. In sostanza, infatti, tramite la PEC è certificato che un certo messaggio di posta elettronica sia stato inviato e consegnato, assicurandone la possibilità d’uso anche in caso di contenzioso. Spostandosi sul piano tecnico, questo messaggio diventa una specie di pacchetto di dati che viene sottoscritto tramite firma elettronica a garanzia dell’integrità, della provenienza e dell’autenticità richieste affinché il messaggio sia valido.

In questo contesto, cosa significa quindi per un’azienda avere a disposizione un software gestionale documentale per PEC?

Organizzare in modo efficace le PEC grazie alla presenza di un gestionale per PEC manager vuol dire: 

• archiviare a norma di legge le PEC ricevute e inviate, oltre che i messaggi di accettazione e consegna; 
• gestire in modo più efficiente tutti i documenti trasmessi.

Per conoscere come automatizzare e ottimizzare i flussi di corrispondenza, ti consigliamo di leggere l’articolo Gestione PEC in azienda: come automatizzare e ottimizzare flussi di corrispondenza.

Software gestionale documentale per PEC: perché dovresti averne uno 

Per prima cosa, un software gestionale documentale per PEC è una piattaforma utile per centralizzare e semplificare l’amministrazione di un numero molto elevato di account e di caselle di posta elettronica certificata. Quindi, si occupa di organizzare i vari contenuti e di tenere correttamente collegati messaggi e ricevute. Questo perché un gestionale per PEC manager è in grado di suddividere ricevute e messaggi ad esempio classificandoli in relazione ai diversi processi aziendali.  

Non solo, attraverso un software di gestione PEC è possibile andare a definire i permessi ai vari documenti e la policy di accesso, in modo adattabile e flessibile a ciascuna azienda. In questo modo per gli operatori e per gli amministratori di sistema sarà molto più facile risalire a tutte le informazioni di cui hanno bisogno. 

Software gestionale documentale per PEC: perché rivolgersi a un fornitore indipendente  

In generale, i gestori di PEC hanno l’obbligo di conservare la prova di consegna soltanto per un periodo di 30 mesi. Tuttavia, le norme vigenti sulla conservazione dei documenti fissano tale periodo a 10 anni. Un intervallo di tempo particolarmente lungo, all’interno del quale occorrerà cambiare assolutamente provider. Ecco perché è preferibile rivolgersi a un fornitore indipendente per implementare un software gestione PEC. 

Un gestionale per PEC manager che è stato progettato, sviluppato e rilasciato da un fornitore esterno, consente di svincolarsi dai singoli provider di posta elettronica, strutturando in modo efficiente e centralizzato le molteplici caselle postali che si trovano nell’ambiente PEC aziendale. L’operazione è resa molto più semplice grazie ad un approccio multi-account e multi-piattaforma, razionalizzando le procedure di conservazione a norma di legge.  

Come scegliere il software gestione PEC aziendale perfetto per le tue esigenze   

Per un software di gestione PEC, il compito principale è quello di classificare tutte le poste certificate e organizzare il tutto in modo strutturato, offrendo diversi criteri di ricerca. Inoltre, deve garantire la conservazione a norma delle stesse PEC al fine di mantenere la loro validità legale per il tempo stabilito dalla legge. Molto importante è anche centralizzare la conservazione delle PEC di fornitori diversi, in quanto semplifica le attività di ricerca ed esibizione, individuando un unico punto di accesso alle informazioni.   

Per una gestione efficace dei messaggi di posta elettronica, il software gestione PEC: 

• si connette automaticamente alle caselle postali definite;
• classifica e archivia tutte le mail – potrai recuperarle utilizzando filtri, strumenti di ricerca a testo libero e categorie. 

Per amministrare le politiche di archiviazione, nei software gestionale documentale per PEC la dashboard deve anche far emergere eventuali problemi contribuendo a un workflow agile – e se possibile automatizzarlo – e offrire una vista puntuale dello stato di catalogazione. Una funzionalità particolarmente utile di questi software è quella che consente di creare una classificazione predisposta per determinate aree tematiche.

Insomma, un evoluto software gestionale documentale per PEC si integra perfettamente con i sistemi di conservazione digitale a norma in modo rapido ed efficace. Inoltre, è integrabile con altre applicazioni e concentra le informazioni in un unico sistema aggregato. Ecco perché costituisce un tassello fondamentale di un più ampio processo di digital transformation.