Come SAP e DocuWare lavorano insieme per aumentare la produttività

Nell’era digitale, le aziende hanno sempre più opportunità per migliorare l’efficienza operativa e ottimizzare i processi aziendali. In questo contesto, l’integrazione tra SAP, leader nel settore dei software ERP, e DocuWare, una soluzione avanzata di gestione documentale, emerge come una strategia chiave per raggiungere questi obiettivi.

Vediamo come la collaborazione tra SAP e DocuWare non solo aumenti la produttività, ma anche migliori significativamente la gestione delle informazioni aziendali, riducendo i costi operativi e migliorando la conformità normativa.

Che cos’è SAP

SAP, acronimo di Systems, Applications, and Products in Data Processing, è una delle principali aziende al mondo nel settore dei software gestionali per le imprese.

Fondata nel 1972 in Germania, SAP è conosciuta per il suo software ERP (Enterprise Resource Planning), che aiuta le aziende a gestire le loro operazioni aziendali attraverso un sistema integrato.

Caratteristiche principali di SAP:

1. Enterprise Resource Planning (ERP): SAP è principalmente conosciuta per il suo software ERP, che integra vari processi aziendali in un’unica piattaforma. Questo include gestione finanziaria, contabilità, vendite, produzione, risorse umane e molto altro. L’obiettivo è migliorare l’efficienza operativa e facilitare la gestione delle informazioni aziendali.
2. SAP S/4HANA: È la suite ERP di ultima generazione di SAP, basata sulla piattaforma in-memory SAP HANA. S/4HANA offre performance più veloci e analisi in tempo reale, rendendo i processi aziendali più agili e reattivi. Supporta anche funzionalità avanzate di analisi e previsioni.
3. Modularità: SAP offre una vasta gamma di moduli che possono essere implementati in base alle esigenze specifiche di un’azienda. Questi includono SAP Financial Accounting (FI), SAP Controlling (CO), SAP Sales and Distribution (SD), SAP Material Management (MM), SAP Human Capital Management (HCM), e molti altri.
4. Integrazione: Una delle principali forze di SAP è la capacità di integrare i vari moduli e sistemi all’interno di un’azienda. Questo significa che le informazioni possono fluire liberamente tra i dipartimenti, migliorando la collaborazione e la coerenza dei dati.
5. Cloud Solutions: SAP ha investito significativamente nelle soluzioni cloud, offrendo opzioni come SAP Cloud Platform e SAP SuccessFactors per la gestione delle risorse umane. Questo permette alle aziende di sfruttare la flessibilità e la scalabilità del cloud computing.
6. Supporto alle Decisioni: SAP offre strumenti avanzati di business intelligence e analisi che aiutano le aziende a prendere decisioni informate basate sui dati. Questi strumenti includono SAP BusinessObjects e SAP Analytics Cloud.

Integrare SAP con DocuWare

L’integrazione tra DocuWare e SAP consente alle aziende di migliorare la gestione documentale e i processi aziendali, combinando le potenti capacità ERP di SAP con le avanzate funzionalità di gestione dei documenti e automazione dei flussi di lavoro di DocuWare. 

Ecco come possono essere integrati:

1. Archiviazione e recupero dei documenti

Archiviazione automatica:

• I documenti generati all’interno di SAP, come fatture, ordini di acquisto e report finanziari, possono essere automaticamente archiviati in DocuWare. Questo elimina la necessità di archiviazione manuale, riducendo il rischio di errori e perdite di documenti.

Accesso diretto:

• Gli utenti di SAP possono accedere direttamente ai documenti archiviati in DocuWare senza lasciare l’interfaccia di SAP. Questa integrazione permette di visualizzare i documenti correlati a un record SAP specifico (come un ordine o una fattura) con un semplice clic.

2. Automazione dei flussi di lavoro

Automazione dei processi:

• I documenti archiviati in DocuWare possono innescare flussi di lavoro automatizzati che interagiscono con i processi di SAP. Ad esempio, una fattura ricevuta può attivare un flusso di approvazione in DocuWare che, una volta completato, aggiorna automaticamente lo stato della fattura in SAP.

Integrazione dei dati:

• I dati estratti dai documenti scansionati o importati in DocuWare possono essere trasferiti automaticamente a SAP. Questo è utile, ad esempio, per l’inserimento automatico di dati di fatture nei moduli SAP, riducendo il lavoro manuale e aumentando la precisione.

3. Conformità e sicurezza

Gestione sicura dei documenti:

• DocuWare offre funzionalità avanzate di sicurezza e conformità che possono essere utilizzate per garantire che i documenti gestiti attraverso SAP siano protetti e conformi alle normative. I documenti sono archiviati in modo sicuro e accessibili solo agli utenti autorizzati.

Audit trail:

• L’integrazione consente di mantenere un audit trail completo sia in SAP che in DocuWare. Ogni interazione con i documenti può essere tracciata e registrata, fornendo una visibilità completa delle attività e facilitando le verifiche di conformità.

4. Ottimizzazione dei processi aziendali

Efficienza operativa:

• L’integrazione tra SAP e DocuWare permette di eliminare i processi cartacei e manuali, migliorando l’efficienza operativa complessiva. Le informazioni sono centralizzate e facilmente accessibili, riducendo i tempi di ricerca e gestione dei documenti.

Riduzione dei costi:

• Automatizzando la gestione dei documenti e integrando i processi aziendali, le aziende possono ridurre significativamente i costi operativi. Questo include risparmi su materiali cartacei, spazio di archiviazione fisico e ore di lavoro necessarie per la gestione manuale dei documenti.

L’integrazione tra DocuWare e SAP rappresenta una soluzione potente per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione documentale e i processi aziendali. Combinando le capacità di ERP di SAP con le funzionalità avanzate di DocuWare, le aziende possono ottenere una maggiore efficienza operativa, una migliore conformità e una riduzione significativa dei costi operativi. Questa sinergia consente alle aziende di gestire le informazioni in modo più efficace e di prendere decisioni più informate e tempestive.